Verlängerungsprognose: die nächsten 12 Monate planen

Eine Verlängerungsprognose ist eine Monat-für-Monat-Liste aller Verträge und Lizenzen, die in den nächsten 12 Monaten enden oder sich automatisch verlängern, mit Kündigungsfrist, Jahreskosten und tatsächlich genutzten Lizenzen je Zeile. Zum Aufbau listen Sie jeden bezahlten Anbieter auf, übernehmen Laufzeitende und Kündigungsfrist aus dem Vertrag, berechnen die Frist (Laufzeitende minus Kündigungsfrist), sortieren danach und summieren die Kosten pro Monat. Der Monat der Frist, nicht der der Verlängerung, ist der Entscheidungsmonat, und genau den gilt es zu planen.

Was ist eine Verlängerungsprognose und welche Fragen beantwortet sie?

Eine Verlängerungsprognose ist eine Monatsansicht aller Verträge und Lizenzen, die in den nächsten 12 Monaten enden oder sich automatisch verlängern. Pro Zeile zeigt sie Laufzeitende, Kündigungsfrist, Jahreskosten und genutzte Lizenzen. Sie beantwortet drei Fragen: Was kommt, bis wann muss jemand entscheiden, und wie viel Geld fließt, wenn niemand entscheidet.

Eine Kalendererinnerung nennt immer nur ein Datum. Eine Prognose zeigt, dass der Oktober vier Entscheidungen enthält und der Januar keine, sodass Sie Arbeit und Liquidität verteilen können, bevor der Monat da ist. Sie ist die Gesamtsicht zur Vertragsverlängerungs-Erinnerung: Die Erinnerung gilt für einen Vertrag, die Prognose zeigt alle zusammen.

Welche Felder braucht jede Zeile der Prognose?

Sieben Felder genügen. Die meisten werden aus dem Vertrag übernommen, eines wird berechnet, und eines legt fest, wer die Zeile verantwortet.

Das Fristdatum fehlt in den meisten Listen, weil man es berechnen muss, statt es abzulesen. Ein Vertrag, der am 30. November endet und 60 Tage Kündigungsfrist hat, muss bis zum 1. Oktober entschieden sein, zwei Monate vor dem Kalenderdatum. Unsere 90/60/30-Regel zählt aus demselben Grund von dieser Frist rückwärts.

Wie baut man die 12-Monats-Ansicht an einem Nachmittag?

1. Listen Sie jeden Anbieter auf, den Sie bezahlen: Beginnen Sie mit Kartenabrechnungen, dem Buchhaltungsexport und der Single-Sign-on-App-Liste und ergänzen Sie, was das Team bestätigt.
2. Öffnen Sie jeden Vertrag oder jede Bestellung und übernehmen Sie Laufzeitende, Kündigungsfrist und die Angabe, ob er sich selbst verlängert.
3. Berechnen Sie für jede Zeile das Fristdatum.
4. Sortieren Sie nach Fristdatum, nicht nach Laufzeitende, und gruppieren Sie die Zeilen nach Monat.
5. Addieren Sie die Jahreskosten der Zeilen jedes Monats.
6. Markieren Sie jede Zeile vorläufig als behalten, nachverhandeln oder kündigen und überarbeiten Sie sie beim 90-Tage-Check.

Rechnen Sie mit Lücken: Manche Verträge nennen keine Kündigungsfrist, und manche Anbieter rechnen nur per Karte ab. Setzen Sie diese oben auf eine eigene Liste und klären Sie sie zuerst, denn eine unbekannte Frist ist die, die unbemerkt verstreicht. Enden mehrere Verträge im selben Monat, lesen Sie vor einer längeren Laufzeit nur zur Vereinfachung des Kalenders die Mehrjahresrabatte.

Wie sieht eine Prognose mit echten Zahlen aus?

Das Beispielpanel für Lizenzen auf der InventorIA-Startseite enthält vier Zeilen. Als Prognose gelesen, ergibt sich dies:

Die Rechnung ist einfach. Zoom kostet 15 $ pro Lizenz, und 20 Lizenzen liegen brach: Rund 300 $ im Monat, also 3.600 $ im Jahr, gehen an Lizenzen, die niemand nutzt. Figma kostet 18 $ pro Lizenz bei 18 ungenutzten, etwa 324 $ im Monat. Die vier Zeilen summieren sich auf 1.745 $ im Monat oder 20.940 $ im Jahr, und alle vier verlängern sich innerhalb von 89 Tagen.

Das ist der Mehrwert der Prognose. Sie macht aus vier Zahlen einen Kalender: Zoom und Figma sind Entscheidungen dieses Monats, Slack folgt in etwa sechs Wochen, Notion nach drei Monaten. Verhandelbar ist nur das Geld, dessen Kündigungsfrist noch nicht verstrichen ist.

Wie bleibt die Prognose nach dem ersten Tag aktuell?

Eine Prognose, die einmal gebaut und nie wieder angefasst wird, ist eine Momentaufnahme und nach einem Quartal veraltet. Drei Gewohnheiten halten sie aktuell:

• Nehmen Sie sich einmal im Monat 15 Minuten, um neue Anbieter aufzunehmen und gekündigte zu entfernen.
• Ersetzen Sie nach jeder Verlängerung das Laufzeitende durch das neue, damit die Zeile ins nächste Jahr rückt, und fügen Sie den Monat hinzu, der gerade ins 12-Monats-Fenster gekommen ist.
• Aktualisieren Sie beim 90-Tage-Check die genutzten Lizenzen aus der Anbieter-Konsole, bevor Sie entscheiden.

Die Forecasting-Fähigkeit der FinOps Foundation (englisch) nennt die Länge der Prognose und ihre Abweichungsschwellen unter den Parametern, die man vorab festlegt. Bei Verlängerungen beträgt die Länge 12 Monate, und die Schwelle ist einfach: Jede Zeile, deren Kosten oder Lizenzzahl sich stärker verschoben hat als erwartet, wird noch einmal geprüft.

Wann reicht eine Tabelle und wann braucht man ein Register?

Eine Tabelle mit den sieben Spalten funktioniert bei etwa fünfzehn Verträgen und einer Person, die sie pflegt. Darüber hinaus werden die Lizenzzahlen nicht mehr aktualisiert, und die Fristen hängen davon ab, dass jemand ans Neuberechnen denkt. Ein Vertragsregister speichert Laufzeitende und Kündigungsfrist, berechnet das Fristdatum und sendet Warnungen 90, 60 und 30 Tage davor, so macht es InventorIA. Sie können die Live-Demo öffnen, um Vertragsdatensätze und Warnungen zu sehen, oder mit Ihren eigenen Verträgen starten.

Häufige Fragen

Was ist eine Verlängerungsprognose?

Eine Monat-für-Monat-Liste aller Verträge und Lizenzen, die in den nächsten 12 Monaten enden oder sich automatisch verlängern, mit Kündigungsfrist, Jahreskosten und genutzten Lizenzen. Sie zeigt, was wann zu entscheiden ist.

Wie weit voraus sollte eine Verlängerungsprognose reichen?

Zwölf Monate sind das übliche Fenster, weil die meisten SaaS-Laufzeiten ein Jahr betragen. Fügen Sie bei jeder Durchsicht den nächsten Monat hinzu, damit das Fenster 12 Monate lang bleibt.

Soll ich nach Verlängerungsdatum oder nach Kündigungsfrist sortieren?

Nach Kündigungsfrist. Das Verlängerungsdatum ist der Tag, an dem das Geld abfließt, die Frist ist der letzte Tag, es zu ändern, und jede Entscheidung muss davor fallen.

Wie oft sollte ich die Prognose aktualisieren?

Monatlich, etwa 15 Minuten, und nach jeder Verlängerung erneut. Aktualisieren Sie die genutzten Lizenzen beim 90-Tage-Check jedes Vertrags.

Was, wenn ein Vertrag keine Kündigungsfrist nennt?

Behandeln Sie sie als unbekannt und fragen Sie den Anbieter schriftlich. Bis zur Antwort nehmen Sie eine Frist 30 Tage vor Laufzeitende an und halten diese Zeile ganz oben.