远程员工设备管理:发放、追踪与归还

远程员工设备管理是指把笔记本电脑及其他硬件寄到新员工的家庭地址,在设备离开仓库的那一刻就把序列号、寄出日期和快递单号记录在她的档案上,并在这名员工离职当天确认同一台设备被清空数据、功能正常地寄回。寄出这一段很少出问题,一个快递单号和一个签收记录通常就够了。真正容易失败的是归还这一段,因为如果没有提前准备好的退货标签,也没有和最后工作日挂钩的截止日期,一台十八个月前就离开公司的笔记本电脑,很可能就一直留在它现在所在的地方。

什么是远程员工设备管理?

远程员工设备管理是一整套步骤,把一台实体设备和一名远程员工在整个任职期间绑定在一起:寄出了什么、寄到哪个地址、哪一天寄出、以谁的名义、以及什么时候应该寄回。它建立在远程或混合团队的IT资产管理所用的同一份资产登记册之上,只多了一项办公室团队不需要的内容:寄送与归还这一段,因为任期结束时,设备不是放在走廊尽头的抽屉里,而是在几百甚至几千公里外某个人的家中。

真正重要的记录和保修跟踪以及更换周期用的是同一份:每台设备一行记录,当前持有人、寄出日期和预计归还日期都紧挨着序列号,而不是放在一份从创建那天起就开始过时的独立入职表格里。

如何把设备寄给新入职的远程员工?

顺序比清单本身更重要。设备应该在寄出之前而不是到货之后完成配置、加入移动设备管理、记录好序列号,因为到货后再配置,意味着新员工第一天要有足够好的网络和足够的耐心才能完成一次原本可能悄悄失败的设置。寄送时,只要价值超过一台基础笔记本电脑,就要求签收,核对收货地址要以登记在案的地址为准,而不是聊天信息里随手打出的地址,并且在寄出当天就把寄出日期和快递单号记录到该资产的记录上,而不是等到周末集中处理入职工单的时候。

一条寄送记录到底需要哪些信息?

六个字段就能支撑起整个流程,而且这六个字段都应该和设备的序列号在同一行记录里:

员工离职时如何收回设备?

归还流程应该从设备寄出的那一天就开始,而不是从有人提出离职的那一天才开始。一份已经写好地址、预付好邮资的退货标签,应该已经存在于该资产的记录中,这样一旦离职日期确定,几分钟内就能通过邮件发出,而不是让人在时间压力下临时去找纸箱和快递账号。人力资源部门应该把这张寄送标签当作离职清单本身的一部分,和IT离职流程里关闭账号和许可证是同一份清单,并设定一个明确的截止日期,通常是最后工作日后的五到十个工作日,超过这个日期,该记录就要转入主动跟进,而不是被搁置不管。

如果设备一直没有归还会怎样?

一台超过归还截止日期的设备,需要和任何下落不明的硬件一样的升级处理:发出书面提醒并重申截止日期,检查该设备能否通过移动设备管理远程锁定或清除数据,例如苹果的查找与远程锁定功能,在当地法律允许的情况下,从最后一笔工资中扣除相应费用,或使用入职时专门为这种情况收取的押金。该资产记录应标记为待处理,而不是删除,遵循和设备丢失或被盗相同的逻辑:即使设备本身没有回来,历史记录也必须保持可查询。如果该设备存有敏感数据,而且从未确认已被清除,这起事件就应该按照数据泄露的同一标准来记录,参见美国联邦贸易委员会(FTC)的数据泄露响应指南。

承包商和短期远程人员是否需要同样的流程?

需要,但有一点不同:归还期限应该更短,并且直接写进合同本身,而不是套用员工的默认期限。一份为期三十天或六十天的合作,并不需要九十天的宽限期来归还一台笔记本电脑;合同应该在设备寄出之前就写明从合作结束之日起算的归还截止日期、由谁承担退货运费、以及超过截止日期会怎样。把承包商的设备当作主流程的一条脚注,正是它在合同结束几个月后依然下落不明的原因,因为合同一旦结束,就没有人再负责跟进了。

如何在一周内把这套流程搭起来?

如果资产登记册已经存在,搭建这套流程不需要任何新软件,只需要以下五项改动:

• 在现有资产记录中新增寄出日期、快递单号、预计归还日期字段,放在序列号旁边
• 批量订购预付邮资的退货标签,并常备一批纸箱,随每一台寄出的设备一起附上
• 设定一个统一的归还期限,通常是最后工作日后五到十个工作日,并写入离职清单
• 为承包商和短期人员单独设定更短的、按合同约定的归还期限,写在合作协议本身里
• 每周而不是只在离职时检查未归还的设备,让超过截止日期的设备能在变成坏账之前先收到提醒

常见问题

什么是远程员工设备管理?

这是把设备寄到远程员工地址、在其记录上登记序列号和寄出日期、并在任期结束时确认同一台设备被归还的整套流程。

怎样才能让远程员工归还笔记本电脑?

在原始寄送时或离职确认后立即寄出预付邮资的退货标签,设定从最后工作日起五到十个工作日的明确截止日期,超期后以书面形式跟进。

退货运费应该由公司承担吗?

应该。预付邮资的标签消除了延迟归还最常见的借口,因为员工既不用自己垫付运费,也不用自己去找快递账号。

如果远程员工不归还设备会怎样?

先发出书面提醒并升级处理,检查该设备是否可以远程锁定,在当地法律允许的情况下按入职时约定扣款;资产记录应标记为待处理,而不是直接删除。

承包商需要书面的设备协议吗?

需要,归还截止日期应与合作结束日期挂钩,而不是套用员工更长的默认期限,并且要在设备寄出之前写入合同。