SaaS-Preiserhöhung: In 5 Schritten richtig antworten

Ein SaaS-Preiserhöhungsschreiben ist ein Angebot, und die Antwort, die sich lohnt, ist ein schriftlicher Konter, der Ihren Vertrag, Ihre Nutzung und einen Benchmark nennt, gesendet vor dem Kündigungsstichtag. Die fünf Schritte unten machen aus dem Schreiben statt eines Betrags, den Sie schlucken, eine Verhandlung, die Sie führen: die Obergrenze im eigenen Vertrag lesen, die tatsächlich genutzten Lizenzen ziehen, den neuen Preis benchmarken, schriftlich mit einem vertretbaren Zugeständnis kontern und den Verlängerungstermin in den Kalender setzen, damit der nächste nicht überrascht. Anbieter erwarten den Konter; wer ihn nie bekommt, erhöht nächstes Jahr wieder.

Warum kommt das Erhöhungsschreiben genau dann?

Es landet einige Wochen vor Ihrer Verlängerung, direkt am Rand des Kündigungsfensters, weil dieser Zeitpunkt dem Anbieter passt. Wenn Sie nichts tun, trägt die Klausel zur automatischen Verlängerung den neuen Preis in die nächste Laufzeit. Das Schreiben ist so formuliert, dass die Erhöhung beschlossen wirkt, mit einer Wendung wie „Ihr neuer Tarif wird sein“ statt „wir schlagen vor“. Es ist trotzdem ein Angebot, und ein Angebot lässt sich kontern. Die einzige Version, die man nicht kontern kann, ist die, die man über den Stichtag hinaus ignoriert.

Lesen Sie das Schreiben vor der Antwort auf drei Fakten: den neuen Stückpreis, das Datum des Inkrafttretens und ob es auf eine Klausel Ihres Vertrags verweist. Nennt es eine Klausel, beginnt dort Ihre Antwort.

Schritt 1: begrenzt Ihr Vertrag die Erhöhung?

Viele jährliche oder Enterprise-SaaS-Verträge begrenzen die jährliche Erhöhung, oft auf 3 bis 7 Prozent, oder binden sie an einen Inflationsindex. Suchen Sie die Verlängerungs- oder Gebührenklausel und lesen Sie sie. Eine Erhöhung über der Obergrenze ist nicht durchsetzbar, und eine einzeilige Antwort mit Zitat der Klausel erledigt die Sache meist. Gibt es keine Obergrenze, ist das das Erste, was in dieser Verlängerung zu verhandeln ist, damit dasselbe Schreiben nächstes Jahr begrenzt ist.

Schritt 2: was sagt Ihre Nutzung?

Ziehen Sie gekaufte gegen tatsächlich zugewiesene Lizenzen und wie viele im letzten Quartal aktiv waren. Ungenutzte Kapazität ist das Argument, das die Summe hält, auch wenn der Stückpreis steigt: weniger Lizenzen zum neuen Preis können die alte Rechnung ergeben. Im Demo-Arbeitsbereich von InventorIA zeigt der Zoom-Vertrag 80 gekaufte und 49 zugewiesene Lizenzen; eine Erhöhung auf 80 Lizenzen wird mit einer Verlängerung auf 50 beantwortet, was den Großteil der Erhöhung aufhebt. Bringen Sie die Zahl, nicht den Eindruck.

Schritt 3: liegt der neue Preis im Markt?

Prüfen Sie die öffentliche Preisseite des Anbieters, jedes erhaltene Verlängerungsangebot und was ein Wettbewerber für dieselbe Stufe verlangt. Eine Erhöhung, die Sie über den Listenpreis oder mit großem Abstand über einen Rivalen bringt, ist ein konkreter Punkt. Öffentliche Benchmarks helfen: die Lizenzdokumente des Anbieters oder ein Analysten-Preisindex für die Kategorie geben eine Referenz, die der Account Manager nicht wegwischen kann.

Schritt 4: wie schreibt man den Konter?

Antworten Sie schriftlich, kurz, mit einer Zahl und einem vertretbaren Zugeständnis. Eine funktionierende Vorlage:

Danke für die Mitteilung. Unser Vertrag begrenzt jährliche Erhöhungen auf 5 Prozent (Klausel 7.2), wir können also eine Erhöhung auf X akzeptieren. Wir nutzen zudem 49 von 80 Lizenzen, würden also mit 50 Lizenzen zu diesem Tarif verlängern. Bitte bestätigen, wir unterschreiben vor dem Kündigungsstichtag am 11. September.

Die Struktur zählt mehr als die Worte: bestätigen, die Obergrenze zitieren, Ihre Zahl nennen, die Lizenzreduktion anbieten, den Stichtag benennen. Sie gibt dem Account Manager etwas zum Zustimmen und hält die Verlängerung zu Ihren Bedingungen fest.

Schritt 5: was passiert nach der Antwort?

Halten Sie das Ergebnis und den nächsten Verlängerungstermin fest, sobald sie vereinbart sind, mit dem vom Termin zurückgerechneten Kündigungsstichtag, damit das Schreiben nächstes Jahr nicht unbeantwortet ankommt. Ein Vertragsregister mit Preis, Obergrenze, Lizenzzahl und Verlängerungstermin macht aus jedem dieser Schreiben eine Fünf-Minuten-Antwort statt einer Hektik. Öffnen Sie die Live-Demo, um die Vertragsdatensätze mit ihren Verlängerungsterminen und Lizenzzahlen zu sehen, oder beginnen Sie mit Ihren eigenen Verträgen. Für die breitere Verlängerungstaktik lesen Sie den Leitfaden zur SaaS-Verlängerungsverhandlung; für die Laufzeitentscheidung dahinter den Leitfaden zum Mehrjahresvertrag.

Häufige Fragen

Muss ich eine SaaS-Preiserhöhung akzeptieren?

Nein. Das Schreiben ist ein Angebot. Begrenzt Ihr Vertrag die Erhöhung, ist ein Betrag darüber nicht durchsetzbar; sonst können Sie mit Nutzung, Benchmark und Lizenzreduktion kontern. Antworten Sie vor dem Kündigungsstichtag, denn Schweigen gilt als Zustimmung.

Was, wenn mein Vertrag keine Erhöhungsobergrenze hat?

Verhandeln Sie eine in diese Verlängerung, während Sie die aktuelle Erhöhung kontern. Nutzen Sie Ihre reale Nutzung, um die Summe zu halten, und fordern Sie eine gedeckelte Erhöhungsklausel, damit das Schreiben nächstes Jahr begrenzt ist.

Um wie viel darf ein SaaS-Anbieter den Preis erhöhen?

So viel, wie der Vertrag erlaubt. Mit Obergrenze nur bis zu diesem Prozentsatz; ohne jede Höhe, weshalb Antwort und Benchmark zählen. Erhöhungen von 5 bis 15 Prozent zur Verlängerung sind üblich.

Wann sollte ich auf ein Preiserhöhungsschreiben antworten?

Vor dem Kündigungsstichtag der Verlängerung, meist 30 bis 90 Tage vor Laufzeitende. Nach diesem Datum fixiert die Klausel zur automatischen Verlängerung den neuen Preis.