Software True-up und True-down: Was der Vertrag erlaubt

Ein Software-True-up ist die Klausel, die dem Anbieter erlaubt, meist einmal im Jahr, jede Lizenz oder jedes Gerät abzurechnen, das über den Vertragsumfang hinaus genutzt wurde. Ein True-down würde erlauben, Zahl und Rechnung auf dieselbe Weise zu senken. Fast kein Standardvertrag bietet das Zweite: Die Zahl darf während der Laufzeit steigen und sinkt erst zur Verlängerung, wenn die Kündigungsfrist eingehalten wurde. Zu wissen, welche der beiden Klauseln im Vertrag steht, entscheidet, ob das Aufräumen ungenutzter Lizenzen dieses Jahr oder erst nächstes Jahr Geld spart.

Was ist ein Software-True-up?

Enterprise-Verträge und viele SaaS-Verträge erlauben es, im Jahresverlauf Nutzer ohne Bestellung hinzuzufügen. Das True-up ist der Moment, in dem der Anbieter zählt, was Sie tatsächlich genutzt haben, und die Differenz zum Vertragspreis abrechnet. Microsofts Enterprise Agreements tun das jährlich; die meisten SaaS-Anbieter monatlich oder zur Verlängerung, manche laufend über eine Mehrverbrauchsabrechnung.

Zwei Details der Klausel zählen mehr als der Mechanismus. Erstens die Zählung: benannte Nutzer, aktive Nutzer, Geräte oder installierte Kopien, jede ergibt für dasselbe Team eine andere Zahl. Zweitens der Preis: Manche Verträge wenden den verhandelten Stückpreis auf die zusätzlichen Lizenzen an, andere den Listenpreis, der doppelt so hoch sein kann.

Was ist ein True-down, und warum ist es so selten?

Ein True-down ist die Spiegelklausel: Zu einem festgelegten Zeitpunkt melden Sie eine niedrigere Zahl, und die Rechnung folgt. Anbieter wehren sich dagegen, weil ihr Umsatzmodell davon ausgeht, dass Lizenzen während einer Laufzeit nur wachsen. Wo es existiert, kommt es mit Grenzen: einmal im Jahr, zum Jahrestag, nicht unter eine Untergrenze (oft 80 oder 90 Prozent der ursprünglichen Zusage) und manchmal nur für Lizenzen, die ein volles Quartal ungenutzt waren.

Ohne True-down-Klausel führt der einzige Weg nach unten über die Verlängerung. Deshalb sind Kündigungsfrist und Verlängerungsdatum die zwei Daten, die bei jedem Vertrag zu verfolgen sind, nicht das True-up-Datum.

Wie vergleichen sich die beiden Klauseln in der Praxis?

Wie prüft man eine True-up-Rechnung?

Die Zahl des Anbieters ist eine Behauptung, keine Tatsache. Vergleichen Sie sie vor der Zahlung mit Ihren eigenen Daten: wer dem Produkt zugewiesen ist, seit wann, und ob die Zuweisung noch zu einer aktiven Person gehört. Im Demo-Arbeitsbereich von InventorIA zeigt der Zoom-Vertrag 80 gekaufte und 49 in der Personenliste zugewiesene Lizenzen; eine True-up-Rechnung über 80 wäre auf den ersten Blick falsch, und 31 Lizenzen sind ein True-down-Argument für die nächste Verlängerung.

• Grundlage abgleichen: benannte gegenüber aktiven Nutzern. Anbieter zählen benannte Konten, auch von ausgeschiedenen Mitarbeitenden, deren Konto nie deaktiviert wurde.
• Zeitraum prüfen: Ein True-up deckt die Laufzeit ab, nicht einen Spitzentag. Ein temporäres Projektteam, das im März ging, sollte im Dezember nicht abgerechnet werden.
• Preis prüfen: Vertragsstückpreis, nicht Liste.
• Nachweis aufbewahren: Die Zuweisungshistorie mit Daten gewinnt einen Streit und ist das, wonach ein Auditor fragt.

Was sollte man vor Unterschrift oder Verlängerung verhandeln?

1. Ein True-down-Fenster zu jedem Jahrestag, mit einer tragbaren Untergrenze (80 Prozent sind üblich, wenn man danach fragt).
2. True-up zum Vertragspreis, nie zur Liste, und eine Obergrenze für die jährliche Steigerung.
3. Ein Abgleichsrecht: 30 Tage, um den Nutzungsbericht des Anbieters mit den eigenen Daten anzufechten, bevor die Rechnung fällig wird.
4. Die Zählregel schriftlich: aktive Nutzer der letzten 90 Tage, keine benannten Konten.
5. Verlängerung zur abgeglichenen Zahl, nicht zur Spitze.

Jeder Punkt ist zur Verlängerung leichter zu bekommen als mitten in der Laufzeit, ein Grund mehr, warum der Verlängerungskalender 90 Tage vor dem Kündigungsstichtag beginnt.

Wo liegen die Daten dafür?

Die ganze Übung ruht auf einer Sache: einem Zuweisungsdatensatz pro Lizenz, mit Startdatum, Enddatum und der zugehörigen Person. Eine Tabelle hält das eine Weile; sie wird unzuverlässig, sobald das Offboarding in der Personalabteilung passiert und niemand die Tabelle nachführt. Ein Register, das Personen, Lizenzen und Verträge verknüpft, hält die Zahl aktuell und liefert die Zahl, die Sie der des Anbieters gegenüberstellen. Öffnen Sie die Live-Demo, um die Lizenzzahl neben jedem Vertrag zu sehen, oder beginnen Sie mit Ihren eigenen Lizenzen. Anbieterregeln, die man neben dem Vertrag lesen sollte: Microsofts Lizenzdokumente beschreiben das jährliche True-up des Enterprise Agreement.

Häufige Fragen

Was ist ein True-up bei Softwarelizenzen?

Eine Rechnung für Lizenzen, Geräte oder Installationen über der vertraglichen Zahl, zum im Vertrag festgelegten Preis, meist einmal im Jahr oder zur Verlängerung.

Kann ich meine Lizenzzahl während der Laufzeit senken?

Nur wenn der Vertrag eine True-down-Klausel hat. Sonst sinkt die Zahl zur Verlängerung, und nur wenn die Kündigung rechtzeitig eingeht.

Wird ein True-up zum Listenpreis abgerechnet?

Das hängt von der Klausel ab. Viele Verträge wenden den verhandelten Stückpreis an, manche den Listenpreis. Klausel lesen und den Vertragspreis vor der Unterschrift verhandeln.

Wie fechte ich eine True-up-Rechnung an?

Mit den eigenen Zuweisungsdaten: wer eine Lizenz von wann bis wann hatte. Zählgrundlage (benannt gegenüber aktiv) und Zeitraum vergleichen, dann das Abgleichsrecht nutzen, falls der Vertrag eines hat.