True-up y true-down de software: qué permite tu contrato

Un true-up de software es la cláusula que permite al proveedor facturarte, normalmente una vez al año, cada licencia o dispositivo usado por encima de lo que cubre el contrato. Un true-down permitiría reducir el número y la factura del mismo modo. Casi ningún contrato estándar ofrece el segundo: el número puede subir durante el periodo y solo baja en la renovación, si se respetó el preaviso. Saber cuál de las dos cláusulas contiene tu contrato decide si limpiar licencias sin uso ahorra dinero este año o el que viene.

¿Qué es un true-up de software?

Los contratos empresariales y muchos contratos SaaS permiten añadir usuarios durante el año sin orden de compra. El true-up es el momento en que el proveedor cuenta lo que realmente usaste y factura la diferencia al precio del contrato. Los Enterprise Agreements de Microsoft lo hacen anualmente; la mayoría de los proveedores SaaS, mensualmente o en la renovación, y algunos de forma continua mediante facturación por exceso.

Dos detalles de la cláusula importan más que el mecanismo. Primero, el recuento: usuarios nombrados, usuarios activos, dispositivos o copias instaladas, cada uno produce un número distinto para el mismo equipo. Segundo, el precio: algunos contratos aplican el precio unitario negociado a las licencias extra, otros el precio de lista, que puede ser el doble.

¿Qué es un true-down y por qué es tan raro?

Un true-down es la cláusula espejo: en un momento definido, declaras un número menor y la factura lo sigue. Los proveedores se resisten porque su modelo de ingresos asume que las licencias solo crecen durante el periodo. Donde existe, viene con límites: una vez al año, en el aniversario, no por debajo de un suelo (a menudo el 80 o 90 por ciento del compromiso inicial) y a veces solo para licencias sin uso durante un trimestre completo.

Sin cláusula de true-down, la única vía hacia abajo es la renovación. Por eso el plazo de preaviso y la fecha de renovación son las dos fechas a seguir en cada contrato, no la fecha del true-up.

¿Cómo se comparan las dos cláusulas en la práctica?

¿Cómo se comprueba una factura de true-up?

El número del proveedor es una afirmación, no un hecho. Antes de pagar, compáralo con tus propios registros: quién está asignado al producto, desde cuándo, y si la asignación sigue correspondiendo a un empleado activo. En el espacio de demostración de InventorIA, el contrato de Zoom muestra 80 licencias compradas y 49 asignadas en la lista de personas; una factura de true-up por encima de 80 sería errónea de entrada, y 31 licencias son un argumento de true-down para la próxima renovación.

• Concilia la base: usuarios nombrados frente a activos. Los proveedores cuentan cuentas nombradas, incluidas las de personal que salió y cuya cuenta nunca se desactivó.
• Comprueba el periodo: un true-up cubre el periodo, no un pico de un día. Un equipo de proyecto temporal que se fue en marzo no debería facturarse en diciembre.
• Comprueba el precio: precio unitario del contrato, no de lista.
• Guarda la evidencia: el historial de asignaciones con fechas es lo que gana una disputa y lo que pide un auditor.

¿Qué negociar antes de firmar o renovar?

1. Una ventana de true-down en cada aniversario, con un suelo asumible (el 80 por ciento es habitual cuando se pide).
2. El true-up al precio del contrato, nunca de lista, y un tope a la subida anual.
3. Un derecho de conciliación: 30 días para impugnar el informe de uso del proveedor con tus registros antes del vencimiento de la factura.
4. La regla de recuento por escrito: usuarios activos en los últimos 90 días, no cuentas nombradas.
5. Renovación al número conciliado, no al pico.

Cada punto es más fácil de obtener en la renovación que a mitad de periodo, una razón más para que el calendario de renovación empiece 90 días antes de la fecha límite de preaviso.

¿Dónde viven los registros necesarios?

Todo el ejercicio descansa en una cosa: un registro de asignación por licencia, con fecha de inicio, fecha de fin y la persona a la que pertenece. Una hoja de cálculo sirve un tiempo; deja de ser fiable cuando la baja ocurre en RR. HH. y nadie actualiza la hoja. Un registro que vincula personas, licencias y contratos mantiene el recuento al día y te da el número que oponer al del proveedor. Abre la demo en vivo para ver el recuento de licencias junto a cada contrato, o empieza con tus propias licencias. Políticas del proveedor para leer junto al contrato: los documentos de licencia de Microsoft describen el true-up anual del Enterprise Agreement.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un true-up en licencias de software?

Una factura por las licencias, dispositivos o instalaciones usados por encima del número contratado, al precio fijado en el contrato, normalmente una vez al año o en la renovación.

¿Puedo reducir mi número de licencias a mitad de periodo?

Solo si el contrato tiene una cláusula de true-down. Si no, el número baja en la renovación, y solo si envías el preaviso a tiempo.

¿Un true-up se factura a precio de lista?

Depende de la cláusula. Muchos contratos aplican el precio unitario negociado, algunos el de lista. Lee la cláusula y negocia el precio del contrato antes de firmar.

¿Cómo se impugna una factura de true-up?

Con tus propios registros de asignación: quién tuvo una licencia y desde cuándo hasta cuándo. Compara la base de recuento (nombrados frente a activos) y el periodo, y usa el derecho de conciliación si el contrato lo tiene.