True-up e true-down de software: o que o contrato permite

Um true-up de software é a cláusula que permite ao fornecedor cobrar, geralmente uma vez por ano, cada licença ou dispositivo usado além do que o contrato cobre. Um true-down permitiria reduzir o número e a fatura do mesmo modo. Quase nenhum contrato padrão oferece o segundo: o número pode subir durante o período e só desce na renovação, se o aviso prévio foi respeitado. Saber qual das duas cláusulas está no seu contrato decide se limpar licenças sem uso economiza dinheiro este ano ou no próximo.

O que é um true-up de software?

Contratos corporativos e muitos contratos SaaS permitem adicionar usuários durante o ano sem ordem de compra. O true-up é o momento em que o fornecedor conta o que você realmente usou e fatura a diferença ao preço do contrato. Os Enterprise Agreements da Microsoft fazem isso anualmente; a maioria dos fornecedores SaaS, mensalmente ou na renovação, e alguns continuamente por cobrança de excedente.

Dois detalhes da cláusula importam mais do que o mecanismo. Primeiro, a contagem: usuários nomeados, usuários ativos, dispositivos ou cópias instaladas, cada um produz um número diferente para a mesma equipe. Segundo, o preço: alguns contratos aplicam o preço unitário negociado às licenças extras, outros o preço de tabela, que pode ser o dobro.

O que é um true-down e por que é tão raro?

Um true-down é a cláusula espelho: em um momento definido, você declara um número menor e a fatura acompanha. Os fornecedores resistem porque o modelo de receita deles assume que as licenças só crescem durante um período. Onde existe, vem com limites: uma vez por ano, no aniversário, não abaixo de um piso (muitas vezes 80 ou 90 por cento do compromisso inicial) e às vezes só para licenças sem uso durante um trimestre inteiro.

Sem cláusula de true-down, o único caminho para baixo é a renovação. Por isso o prazo de aviso e a data de renovação são as duas datas a acompanhar em cada contrato, não a data do true-up.

Como as duas cláusulas se comparam na prática?

Como conferir uma fatura de true-up?

O número do fornecedor é uma afirmação, não um fato. Antes de pagar, compare com os seus próprios registros: quem está atribuído ao produto, desde quando, e se a atribuição ainda corresponde a um funcionário ativo. No espaço de demonstração do InventorIA, o contrato do Zoom mostra 80 licenças compradas e 49 atribuídas na lista de pessoas; uma fatura de true-up acima de 80 seria errada de cara, e 31 licenças são um argumento de true-down para a próxima renovação.

• Concilie a base: usuários nomeados versus ativos. Fornecedores contam contas nomeadas, incluindo as de pessoas desligadas cuja conta nunca foi desativada.
• Confira o período: um true-up cobre o período, não um pico de um dia. Uma equipe de projeto temporária que saiu em março não deveria ser cobrada em dezembro.
• Confira o preço: preço unitário do contrato, não de tabela.
• Guarde a evidência: o histórico de atribuições com datas é o que vence uma disputa e o que um auditor pede.

O que negociar antes de assinar ou renovar?

1. Uma janela de true-down a cada aniversário, com um piso aceitável (80 por cento é comum quando se pede).
2. True-up ao preço do contrato, nunca de tabela, e um teto para o aumento anual.
3. Um direito de conciliação: 30 dias para contestar o relatório de uso do fornecedor com os seus registros antes do vencimento da fatura.
4. A regra de contagem por escrito: usuários ativos nos últimos 90 dias, não contas nomeadas.
5. Renovação no número conciliado, não no pico.

Cada ponto é mais fácil de obter na renovação do que no meio do período, mais um motivo para o calendário de renovação começar 90 dias antes da data-limite do aviso.

Onde ficam os registros necessários?

Todo o exercício depende de uma coisa: um registro de atribuição por licença, com data de início, data de fim e a pessoa a quem pertence. Uma planilha segura por um tempo; deixa de ser confiável quando o desligamento acontece no RH e ninguém atualiza a planilha. Um registro que liga pessoas, licenças e contratos mantém a contagem atual e dá o número a opor ao do fornecedor. Abra a demo ao vivo para ver a contagem de licenças ao lado de cada contrato, ou comece com as suas próprias licenças. Políticas do fornecedor para ler junto com o contrato: os documentos de licenciamento da Microsoft descrevem o true-up anual do Enterprise Agreement.

Perguntas frequentes

O que é um true-up em licenciamento de software?

Uma fatura pelas licenças, dispositivos ou instalações usados acima do número contratado, ao preço fixado no contrato, geralmente uma vez por ano ou na renovação.

Posso reduzir o número de licenças no meio do período?

Só se o contrato tiver uma cláusula de true-down. Caso contrário, o número cai na renovação, e só se você enviar o aviso a tempo.

O true-up é cobrado a preço de tabela?

Depende da cláusula. Muitos contratos aplicam o preço unitário negociado, alguns o de tabela. Leia a cláusula e negocie o preço do contrato antes de assinar.

Como contestar uma fatura de true-up?

Com os seus próprios registros de atribuição: quem teve uma licença e de quando até quando. Compare a base de contagem (nomeados versus ativos) e o período, depois use o direito de conciliação se o contrato tiver um.