Seriennummern erfassen ohne Abtippen

Der zuverlässige Weg, Seriennummern von Geräten zu erfassen, ist, sie nie abzutippen: den Barcode des Herstellers mit dem Smartphone scannen, den Wert mit einem Betriebssystembefehl vom Gerät auslesen oder aus der Lieferdatei des Händlers importieren und ihn im selben Schritt mit dem eigenen Asset-Tag verknüpfen. Jede abgetippte Nummer kann ein O mit einer Null verwechseln, und ein einziges falsches Zeichen zerstört die Garantieabfrage, den Audit-Abgleich und die Verlustmeldung, die davon abhängen.

Warum gehen abgetippte Seriennummern schief?

Eine Seriennummer ist eine lange Folge aus Buchstaben und Ziffern, die jemand von einem kleinen Etikett abschreibt, oft bei schlechtem Licht und oft mit einem Laptop in der Hand. Die Fehler sind vorhersehbar: der Buchstabe O für die Ziffer 0, der Buchstabe I für die Ziffer 1, B für 8, S für 5. Das Ergebnis ist ein Datensatz, der gut aussieht und zu nichts passt.

Man merkt es später, im ungünstigsten Moment. Die Garantieseite des Herstellers sagt, die Nummer existiere nicht, der Prüfer kann das Register nicht mit den Geräten vor Ort abgleichen, oder eine Verlustmeldung nennt ein Gerät, das der Hersteller nicht kennt. Das Abtippen ist die Fehlerquelle, also entfernen Sie das Abtippen, statt genauer Korrektur zu lesen.

Welche Wege gibt es, eine Seriennummer ohne Abtippen zu erfassen?

Wählen Sie die Methode danach, wo im Lebenszyklus sich das Gerät befindet.

Beide Hersteller dokumentieren das Auslesen am Gerät: Microsoft beschreibt die Eigenschaft SerialNumber der Klasse Win32_BIOS, und Apple erklärt, wie Sie die Seriennummer Ihres Mac finden. Manche Hardware und virtuelle Maschinen melden statt einer echten Nummer einen Platzhalter, behandeln Sie diesen Wert daher als fehlend.

Wie erfassen Sie Seriennummern beim Wareneingang, bevor der Karton geöffnet wird?

Der Wareneingang ist der günstigste Moment, es richtig zu machen, denn Karton, Gerät und Papiere sind an einem Ort.

1. Importieren Sie die Lieferdatei des Händlers als erwartete Lieferung mit den darin gelisteten Seriennummern.
2. Scannen Sie den Barcode jedes Geräts beim Auspacken.
3. Scannen Sie das QR-Asset-Tag, das Sie aufkleben, und verknüpfen Sie so Tag und Seriennummer in einem Schritt.
4. Markieren Sie jeden Scan, der nicht zur erwarteten Liste passt, und klären Sie ihn, bevor das Gerät ausgegeben wird.
5. Erfassen Sie Kaufdatum, Preis und Garantieende im selben Datensatz.

InventorIA importiert eine Hardware-CSV, in der Seriennummer, Asset-Tag, Modell, Nutzer und Garantieende in einem Schritt zugeordnet werden, und verknüpft ein Tag mit einer Seriennummer per einzelnem mobilen Scan, wie in Erste Schritte mit InventorIA beschrieben. Den Ablauf können Sie in der Live-Demo ausprobieren.

Soll das QR-Asset-Tag die Seriennummer ersetzen?

Nein, und hier entsteht oft Verwirrung. Die Seriennummer gehört dem Hersteller, und sie erkennen Händler, Versicherer und Prüfer. Das QR-Asset-Tag gehört Ihnen: Es ist kurz, undurchsichtig und stabil, und man scannt es, um den Datensatz zu öffnen.

Speichern Sie beides und verknüpfen Sie es einmal. Unser Leitfaden zu QR-Code-Asset-Tags erklärt, wie Sie Tag und Nummerierung wählen, und die daraus folgende Regel ist einfach: scannen, nie tippen. Löst sich das Tag einmal ab, identifiziert die Seriennummer das Gerät weiterhin.

Wie korrigieren Sie die Seriennummern, die schon in Ihrem Register stehen?

Die meisten Register enthalten bereits abgetippte Nummern. Prüfen Sie sie, bevor Sie etwas darauf aufbauen.

• Duplikate: Zwei Geräte mit derselben Nummer bedeuten, dass mindestens eine falsch ist.
• Leerfelder: Listen Sie jedes Gerät ohne Seriennummer auf und planen Sie einen Scan.
• Platzhalter: Werte wie 0, N/A oder eine generische Systemzeichenfolge sind fehlende Daten, keine Daten.
• Unmögliche Längen oder Zeichen: Vergleichen Sie mit dem Format, das der Hersteller verwendet.
• Gegenprüfung: Vergleichen Sie das Register mit einem Export Ihres Geräteverwaltungstools und mit den Händlerrechnungen und gehen Sie jeder Abweichung nach.

Korrigieren Sie zuerst die wertvollsten Geräte, also Laptops und alles, was noch unter Garantie steht.

Was ermöglicht ein sauberes Seriennummernfeld?

Sind die Seriennummern verlässlich, werden mehrere Aufgaben zu einer einfachen Abfrage statt zu einem Projekt. Der Garantiestatus lässt sich per Seriennummer beim Hersteller prüfen. Ein verlorenes oder gestohlenes Gerät lässt sich mit der exakten Nummer melden. Und der Prüfer erhält ein Register, das zu den Geräten passt, was den Kern von IT-Asset-Audits überstehen ausmacht.

Es speist auch Ihre Austauschplanung, da Alter und Garantie an der Seriennummer hängen. Wenn Sie ein Register möchten, in dem das schon strukturiert ist, legen Sie einen Workspace an und importieren Sie, was Sie haben.

Häufige Fragen

Wie finde ich die Seriennummer eines Laptops, ohne sie abzutippen?

Scannen Sie den Barcode am Karton oder am Etikett auf der Unterseite mit dem Smartphone oder lesen Sie sie am Gerät aus: unter Windows mit einer PowerShell-Abfrage auf Win32_BIOS, auf einem Mac über Über diesen Mac oder den Befehl system_profiler. Den Wert dann einfügen oder importieren.

Warum ist meine gescannte Seriennummer falsch?

Barcodes auf Kartons kodieren manchmal eine Artikelnummer oder einen Versandcode statt der Seriennummer des Geräts. Vergleichen Sie den ersten Scan mit dem Etikett am Gerät und mit dem, was die Herstellerseite akzeptiert.

Ist das Asset-Tag dasselbe wie die Seriennummer?

Nein. Die Seriennummer vergibt der Hersteller, das Asset-Tag ist Ihres. Speichern Sie beides und verknüpfen Sie sie beim Wareneingang, damit beide den Datensatz finden.

Was tun, wenn ein Gerät eine Platzhalter-Seriennummer meldet?

Manche Hardware und virtuelle Maschinen melden statt einer echten Nummer eine generische Zeichenfolge. Behandeln Sie sie als fehlend, lesen Sie das physische Etikett und nutzen Sie das Asset-Tag als Kennung, bis Sie den echten Wert haben.