Números de série de ativos sem os digitar
A forma fiável de controlar os números de série dos ativos é nunca os digitar: ler o código de barras do fabricante com um telemóvel, obter o valor no próprio equipamento com um comando do sistema operativo, ou importá-lo do ficheiro de envio do revendedor, e ligá-lo à sua própria etiqueta de ativo no mesmo passo. Cada número digitado pode trocar um O por um zero, e um único carácter errado estraga a consulta de garantia, a conciliação da auditoria e o aviso de portátil perdido que dependem dele.
- Os números de série são mal digitados porque são longos, distinguem maiúsculas e estão cheios de carateres parecidos (O e 0, I e 1, B e 8).
- Cinco formas de evitar digitar: ler o código de barras da caixa ou do equipamento, executar um comando do sistema na máquina, exportar da ferramenta de gestão de dispositivos, importar o ficheiro do revendedor ou ler a etiqueta com um telemóvel.
- Faça-o na receção, antes de abrir a caixa e antes de o portátil sair da equipa de TI.
- Guarde os dois números: o número de série do fabricante e a sua própria etiqueta QR de ativo, ligados uma só vez.
- Limpe o registo que já tem: procure duplicados, vazios e valores de substituição antes de confiar nele.
Porque falham os números de série digitados à mão?
Um número de série é uma sequência longa de letras e dígitos que uma pessoa copia de uma etiqueta pequena, muitas vezes com pouca luz e com um portátil na mão. Os erros são previsíveis: a letra O pelo dígito 0, a letra I pelo dígito 1, B por 8, S por 5. O resultado é um registo que parece correto e não corresponde a nada.
Descobre-se mais tarde, no pior momento. A página de garantia do fabricante diz que o número não existe, o auditor não consegue cruzar o registo com as máquinas no escritório, ou o aviso de um portátil perdido indica um equipamento que o fabricante desconhece. A origem do erro é digitar, por isso a solução é eliminar a digitação, e não rever com mais cuidado.
Que formas existem de captar um número de série sem o digitar?
Escolha o método conforme a fase de vida do equipamento.
| Método | Como funciona | Ideal para | Atenção a |
|---|---|---|---|
| Ler o código de barras | A câmara do telemóvel lê o código da caixa ou da etiqueta inferior | Receção de hardware novo | O código da caixa por vezes contém uma referência de produto, não o número de série |
| Obtê-lo no equipamento | Windows: Get-CimInstance Win32_BIOS | Select-Object SerialNumber. macOS: system_profiler SPHardwareDataType, ou o ecrã Acerca deste Mac | Equipamentos já instalados | Exige alguém junto da máquina ou uma ferramenta remota |
| Exportar da gestão de dispositivos | A sua ferramenta MDM ou de endpoints lista cada equipamento inscrito com o número de série | Frotas geridas | Só cobre os equipamentos inscritos |
| Importar o ficheiro do revendedor | A exportação de envio ou de fatura lista os números de série por linha de encomenda | Entregas em volume | Confirmar por leitura que o que chegou corresponde ao que foi listado |
| Fotografia da etiqueta | O telemóvel lê o texto da etiqueta | Equipamentos sem código de barras | O reconhecimento de carateres pode confundir os mesmos carateres parecidos, por isso é preciso verificar |
Os dois fabricantes documentam a leitura no equipamento: a Microsoft descreve a propriedade SerialNumber da classe Win32_BIOS, e a Apple explica como encontrar o número de série do seu Mac. Alguns equipamentos e máquinas virtuais devolvem uma cadeia de substituição em vez de um número real, por isso trate esse valor como em falta.
Como captar os números de série na receção, antes de abrir a caixa?
A receção é o momento mais barato para fazer bem, porque a caixa, o equipamento e os documentos estão no mesmo sítio.
- Importe o ficheiro de envio do revendedor como uma entrega esperada, com os números de série que lista.
- Leia o código de barras de cada equipamento ao tirá-lo da caixa.
- Leia a etiqueta QR de ativo que vai colar, o que liga etiqueta e número de série num só passo.
- Assinale qualquer leitura que não corresponda à lista esperada e resolva-a antes de entregar o equipamento.
- Registe no mesmo registo a data de compra, o preço e o fim da garantia.
O InventorIA importa um CSV de hardware com número de série, etiqueta de ativo, modelo, utilizador e fim de garantia mapeados num só passo, e liga uma etiqueta a um número de série com uma única leitura móvel, como descrito em primeiros passos com o InventorIA. Pode experimentar o fluxo na demo ao vivo.
A etiqueta QR de ativo deve substituir o número de série?
Não, e é aqui que muita gente se confunde. O número de série pertence ao fabricante e é o que o fornecedor, a seguradora e o auditor reconhecem. A etiqueta QR de ativo é sua: é curta, opaca e estável, e é o que uma pessoa lê para abrir o registo.
Guarde os dois e ligue-os uma só vez. O nosso guia sobre as etiquetas QR de ativos explica como escolher a etiqueta e a numeração, e a regra que daí resulta é simples: ler, nunca digitar. Se a etiqueta se descolar um dia, o número de série continua a identificar a máquina.
Como corrigir os números de série que já estão no seu registo?
A maioria dos registos já contém números digitados. Audite-os antes de construir seja o que for por cima.
- Duplicados: dois equipamentos com o mesmo número significam que pelo menos um está errado.
- Vazios: liste cada equipamento sem número de série e agende uma leitura.
- Valores de substituição: 0, N/A ou uma cadeia genérica do sistema são dados em falta, não dados.
- Comprimentos ou carateres impossíveis: compare com o formato usado pelo fabricante.
- Verificação cruzada: compare o registo com uma exportação da sua ferramenta de gestão de dispositivos e com as faturas do revendedor, e investigue cada diferença.
Corrija primeiro os equipamentos de maior valor, ou seja, os portáteis e tudo o que ainda tenha garantia.
O que desbloqueia um campo de número de série fiável?
Quando os números de série são fiáveis, várias tarefas passam de projeto a simples consulta. O estado da garantia pode ser verificado junto do fabricante pelo número de série. Um equipamento perdido ou roubado pode ser comunicado com o número exato. E o auditor recebe um registo que corresponde às máquinas, o que é boa parte de sobreviver a uma auditoria de ativos de TI.
Também alimenta o seu planeamento de renovação, porque a idade e a garantia estão ligadas ao número de série. Se quer um registo onde isto já esteja estruturado, crie um espaço e importe o que tem.
Perguntas frequentes
Como encontro o número de série de um portátil sem o digitar?
Leia com um telemóvel o código de barras da caixa ou da etiqueta inferior, ou obtenha-o na máquina: no Windows execute uma consulta PowerShell à classe Win32_BIOS, e num Mac use Acerca deste Mac ou o comando system_profiler. Depois cole ou importe o valor.
Porque está errado o número de série que li?
Os códigos de barras das caixas por vezes codificam uma referência de produto ou um código de envio em vez do número de série do equipamento. Compare a primeira leitura com a etiqueta do equipamento e com o que o site do fabricante aceita.
A etiqueta de ativo é o mesmo que o número de série?
Não. O número de série é atribuído pelo fabricante, a etiqueta de ativo é sua. Guarde os dois e ligue-os na receção para que qualquer um encontre o registo.
E se um equipamento devolver um número de série de substituição?
Alguns equipamentos e máquinas virtuais devolvem uma cadeia genérica em vez de um número real. Trate-a como em falta, leia a etiqueta física e use a etiqueta de ativo como identificador até ter o valor real.
Ligue cada número de série a uma etiqueta com uma leitura
Importe o seu registo e depois leia as etiquetas para as associar aos números de série certos.
Experimentar a demo ao vivo →