Einstieg in InventorIA: vom leeren Konto zur vollständigen Transparenz in 1 Stunde
Ein fokussierter Setup-Pfad für IT- oder Finance-Verantwortliche. Am Ende dieser Stunde haben Sie jeden Mitarbeiter, jeden Laptop, jede Lizenz und jeden Vertrag in einem Dashboard — und Ihre ersten Kostenoptimierungsempfehlungen auf dem Bildschirm.
Die meisten ITAM-Tools stocken beim Onboarding, weil sie alles auf einmal verlangen. Der Trick liegt in der Reihenfolge: zuerst Identität, dann Hardware, dann Lizenzen, zuletzt Verträge. Jeder Schritt liefert für sich allein etwas Nutzbares, und jeder macht den nächsten einfacher.
Bevor Sie beginnen
- Adminzugriff auf Ihren Identity Provider (Google Workspace, Microsoft 365 oder Okta).
- Eine Liste Ihrer 10 grössten SaaS-Abonnements nach Ausgaben (die haben Sie von Finance mit Sicherheit bereits).
- Einen Ordner mit Ihren aktiven Lieferantenverträgen (PDFs).
- Ihr bestehendes Asset-Register, wie rudimentär auch immer, als CSV oder Tabelle.
Wenn Sie alles oben Genannte haben, sind Sie 60 Minuten von einem funktionierenden Dashboard entfernt.
Die Stunde, Schritt für Schritt
Registrieren 2 Min.
Konto erstellen unter inventoria-app.com/signup. Der kostenlose Tarif deckt 10 Nutzer und enthält Hardware-, Software-, Lizenz- und Vertragsmodule. Keine Kreditkarte erforderlich.
Identity Provider verbinden 5 Min.
Einstellungen → Integrationen → Identität. Google, Microsoft oder Okta wählen und authentifizieren. InventorIA importiert jeden aktiven Mitarbeiter mit Name, E-Mail, Rolle, Abteilung und Vorgesetztem. Das ist das Rückgrat — jeder Asset und jede Lizenz wird an einen Nutzer aus dieser Liste gebunden.
Hardware-Register importieren 10 Min.
Inventar → Hardware → CSV importieren. Vorhandene Spalten den InventorIA-Feldern zuordnen (Asset-Tag, Modell, Seriennummer, Zugewiesener, Standort, Garantieende). Der Matcher ordnet Zugewiesene automatisch per E-Mail zu. Wenn Ihr Register unordentlich ist, sehen Sie genau wo (nicht zugewiesene Geräte, falsch geschriebene Namen) — das ist ein Feature, kein Bug.
Top-SaaS-Integrationen verbinden 15 Min.
Einstellungen → Integrationen → SaaS. Zuerst Microsoft 365 / Google Workspace verbinden (sie decken den Grossteil der Belegschaft ab). Dann Slack, Zoom, GitHub, Adobe, Notion, Asana — je nach Bedarf. Jede Integration dauert 60–90 Sekunden und ruft innerhalb von Minuten Seat-Anzahl, zugewiesene Nutzer und Last-Login-Daten ab.
Verträge hochladen 10 Min.
Verträge → Hochladen. PDF-Ordner hineinziehen. Der Vertragsparser extrahiert Daten, automatische Verlängerungen, Kündigungsfristen und Preise. Überprüfen und bestätigen — Sie korrigieren vielleicht 10% der analysierten Felder. Jedem Vertrag einen Eigentümer zuweisen (eine echte Person, kein Sammelpostfach).
Dashboard öffnen 3 Min.
Sie sehen Ihre ersten vier KPIs: Gesamtausgaben, Auslastungsrate, Verlängerungspipeline, Asset-Abdeckung. Das System hat bereits erste Kostenoptimierungsempfehlungen auf der rechten Seite — ruhende Seats, Verträge im nächsten 90-Tage-Fenster, Tier-Mismatch-Markierungen.
InventorIA KI eine echte Frage stellen 5 Min.
Probieren Sie: „Welche Adobe-Seats haben sich seit 60 Tagen nicht eingeloggt?" Oder: „Was verlängert sich in den nächsten 90 Tagen, sortiert nach Ausgaben?" Die KI führt die Abfrage gegen Ihre echten Daten durch und gibt eine Liste mit Ein-Klick-Aktionsschaltflächen zurück.
Team einladen 5 Min.
Einstellungen → Nutzer. Finance hinzufügen (nur Lesezugriff auf Kosten), IT-Operations (Vollzugriff) und Vertragseigentümer (auf ihre Verträge beschränkt). Berechtigungen sind rollenbasiert und werden protokolliert — jede Änderung hat ein Wer/Was/Wann-Protokoll.
Verlängerungsbenachrichtigungen einrichten 5 Min.
Benachrichtigungen → Verlängerungsbenachrichtigungen. Standard auf 90/60/30-Tage-Rhythmus einstellen. Benachrichtigungen werden an den Vertragseigentümer und Finance weitergeleitet, nicht an ein Sammelpostfach. Fertig.
Wie „fertig" aussieht
Nach Minute 60 haben Sie: jeden Mitarbeiter im System, jeden Laptop erfasst, jedes bezahlte SaaS mit Nutzungsdaten verbunden, jeden Vertrag mit analysierten Konditionen hochgeladen und das Team eingeladen. Ihre ersten Kostenoptimierungsempfehlungen sind bereits auf dem Bildschirm.
Woche eins — die natürlichen Folgeschritte
- Nicht zugewiesene abgleichen: Laptops ohne Eigentümer, Konten ohne Person. Normalerweise 5–10% Ihrer Flotte — Zeile für Zeile beheben.
- Ersten Lizenz-Scan durchführen: die Liste ruhender Seats prüfen, entscheiden wen Sie anschreiben, wen Sie zurückfordern.
- Einen Vertrag zur Nachverhandlung öffnen: den höchstwertigen Vertrag wählen, der in den nächsten 90 Tagen fällig ist. Die Nutzungsdaten für das Gespräch nutzen.
Woche zwei — institutionalisieren
- Beschaffungsrichtlinie einführen: alles Neue über $500/Monat geht vor dem Kreditkarteneinsatz in InventorIA ein.
- Offboarding mit InventorIA verknüpfen, damit Abgänge automatisch eine Lizenzrückforderungsprüfung auslösen.
- Monatlichen Verlängerungsprüfungs-Meeting planen — erster Dienstag, 30 Minuten, nur Vertragseigentümer.
Von hier an übernimmt das Dashboard die Disziplin. Ihre Aufgabe ist es, auf Benachrichtigungen zu reagieren, nicht sich an etwas zu erinnern.
Häufige Fragen am ersten Tag
Was, wenn meine Daten unordentlich sind?
Die Daten der meisten Teams sind unordentlich. InventorIA markiert die Lücken explizit (nicht zugewiesen, kein Garantieende, fehlende Kostenstelle) — Sie beheben sie direkt statt eine CSV-Datei zu bekämpfen.
Kann ich den Zugriff nach Team einschränken?
Ja. Rollen sind konfigurierbar. Finance kann nur Lesezugriff auf Kosten haben, IT-Operations kann Vollzugriff haben, Vertragseigentümer können auf ihre eigenen Verträge beschränkt werden.
Was, wenn ich den kostenlosen Tarif überwachse?
Plus kostet $79/Monat und fügt den KI-Assistenten, mehr Nutzer und mehr Integrationen hinzu. Pro kostet $259/Monat und fügt den autonomen Agenten und vollständigen API-Zugriff hinzu. Der Kaufleitfaden vergleicht die Tarife im Detail.
Die Stunde laufen lassen. Ihr echtes IT-Bild sehen.
Kostenloser Tarif, keine Kreditkarte. Die oben beschriebene Stunde ist dieselbe, die unsere Kunden tatsächlich durchlaufen.
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