Primeros pasos con InventorIA: de cuenta vacía a visibilidad total en 1 hora
Un camino de configuración enfocado para responsables de TI o finanzas. Al final de esta hora, tendrás a todos los empleados, todos los portátiles, todas las licencias y todos los contratos en un panel — y tus primeras recomendaciones de ahorro de costes en pantalla.
La mayoría de las herramientas ITAM se atascan en el onboarding porque piden hacer todo a la vez. El truco es la secuencia: identidad primero, hardware segundo, licencias tercero, contratos al final. Cada paso te da algo utilizable por sí solo, y cada uno facilita el siguiente.
Antes de empezar
- Acceso de administrador a tu proveedor de identidad (Google Workspace, Microsoft 365 u Okta).
- Una lista de tus 10 principales suscripciones SaaS por gasto (casi con toda seguridad ya la tienes en finanzas).
- Una carpeta con tus contratos de proveedores activos (PDFs).
- Tu registro de activos existente, por muy rudimentario que sea, en formato CSV o hoja de cálculo.
Si tienes todo lo anterior, estás a 60 minutos de un panel funcional.
La hora, paso a paso
Regístrate 2 min
Crea tu cuenta en inventoria-app.com/signup. El nivel gratuito cubre 10 usuarios e incluye los módulos de hardware, software, licencias y contratos. Sin tarjeta de crédito.
Conecta tu proveedor de identidad 5 min
Configuración → Integraciones → Identidad. Elige Google, Microsoft u Okta y autentícate. InventorIA importa cada empleado activo con nombre, correo, rol, departamento y responsable. Esta es la columna vertebral — cada activo y licencia se vincula a un usuario de esta lista.
Importa tu registro de hardware 10 min
Inventario → Hardware → Importar CSV. Mapea tus columnas existentes a los campos de InventorIA (etiqueta de activo, modelo, número de serie, asignado, ubicación, fin de garantía). El matcher resuelve los asignados por correo electrónico automáticamente. Si tu registro está desordenado, verás exactamente dónde (dispositivos sin asignar, nombres que no coinciden) — eso es una funcionalidad, no un error.
Conecta tus principales integraciones SaaS 15 min
Configuración → Integraciones → SaaS. Conecta primero Microsoft 365 / Google Workspace (cubren la mayor parte de la plantilla). Luego Slack, Zoom, GitHub, Adobe, Notion, Asana — los que correspondan. Cada integración tarda 60–90 segundos y extrae el número de puestos, los usuarios asignados y los datos de último acceso en minutos.
Carga los contratos 10 min
Contratos → Cargar. Arrastra tu carpeta de PDFs. El analizador de contratos extrae fechas, indicadores de renovación automática, períodos de preaviso y precios. Revisa y confirma — corregirás aproximadamente el 10% de los campos analizados. Asigna a cada contrato un responsable (una persona real, no una bandeja compartida).
Abre el panel 3 min
Verás tus primeros cuatro KPIs: gasto total, tasa de utilización, pipeline de renovaciones, cobertura de activos. El sistema ya tiene sus primeras recomendaciones de ahorro en la parte derecha — puestos inactivos, contratos en la ventana de 90 días, indicadores de desajuste de nivel.
Hazle una pregunta real a la IA de InventorIA 5 min
Prueba: "¿Qué puestos de Adobe no han iniciado sesión en 60 días?" O: "¿Qué renueva en los próximos 90 días, ordenado por gasto?" La IA ejecuta la consulta sobre tus datos reales y devuelve una lista con botones de acción con un clic.
Invita a tu equipo 5 min
Configuración → Usuarios. Añade finanzas (solo lectura en costes), operaciones de TI (acceso completo) y responsables de contratos (alcance limitado a sus contratos). Los permisos son por rol y están auditados — cada cambio tiene un registro de quién/qué/cuándo.
Configura alertas de renovación 5 min
Notificaciones → Alertas de renovación. Predetermina la cadencia de 90/60/30 días. Las alertas se dirigen al responsable del contrato y a finanzas, no a una bandeja compartida. Listo.
Cómo queda al terminar
Al minuto 60 tendrás: todos los empleados en el sistema, todos los portátiles contabilizados, todos los SaaS de pago conectados con datos de utilización, todos los contratos cargados con términos analizados y el equipo invitado. Tus primeras recomendaciones de ahorro ya están en pantalla.
Semana uno — los seguimientos naturales
- Reconcilia lo no asignado: portátiles sin propietario, cuentas sin persona. Suele ser el 5–10% de tu parque — corrígelo fila a fila.
- Ejecuta tu primer barrido de licencias: revisa la lista de puestos inactivos, decide a quién escribir, qué recuperar.
- Abre un contrato para renegociación: elige el contrato de mayor valor con vencimiento en los próximos 90 días. Usa los datos de utilización para iniciar la conversación.
Semana dos — institucionalizar
- Añade la política de compras: cualquier novedad por encima de $500/mes entra en InventorIA antes de que llegue el cargo a la tarjeta.
- Vincula el offboarding a InventorIA para que las bajas activen automáticamente un barrido de recuperación de licencias.
- Programa la reunión mensual de revisión de renovaciones — primer martes, 30 minutos, solo los responsables de contratos.
A partir de aquí, el panel gestiona la disciplina. Tu trabajo es reaccionar a las alertas, no recordar nada.
Preguntas frecuentes del primer día
¿Y si mis datos están desordenados?
Los datos de la mayoría de los equipos están desordenados. InventorIA señala los huecos explícitamente (sin asignar, sin fecha de fin de garantía, sin centro de coste) — los corriges en su lugar en lugar de luchar contra un CSV.
¿Puedo limitar el acceso por equipo?
Sí. Los roles son configurables. Finanzas puede tener solo lectura en costes, operaciones de TI acceso completo, los responsables de contratos pueden tener alcance limitado a sus propios contratos.
¿Qué pasa si supero el nivel gratuito?
Plus cuesta $79/mes e incluye el asistente de IA, más usuarios y más integraciones. Pro cuesta $259/mes e incluye el Agente autónomo y la API completa. La guía de compra compara los niveles en detalle.
Ejecuta la hora. Ve tu panorama real de TI.
Nivel gratuito, sin tarjeta de crédito. La hora descrita arriba es la misma que realmente ejecutan nuestros clientes.
Empezar gratis →