SaaS Sprawl: Das 50-Tool-Problem und die Lösung

SaaS Sprawl bedeutet, dass ein mittelgroßes Unternehmen am Ende für mehr Software-Tools bezahlt, als jemand in IT oder Finanzabteilung aus dem Gedächtnis nennen kann, meist jenseits von 40 bis 50 Tools, mit mehreren Tools für dieselbe Aufgabe, Plätzen, an deren Zuweisung sich niemand erinnert, und ohne eine einzige Person, die die vollständige Liste verantwortet. Die Lösung ist keine Bereinigungswelle, sondern eine Zählung aus drei abgeglichenen Quellen, ein Verantwortlicher pro Tool und eine vierteljährliche Routine, die die Liste aktuell hält, statt sie einmal im Jahr bei einem Audit neu zu rekonstruieren.

Was ist SaaS Sprawl genau?

SaaS Sprawl ist nicht nur eine hohe Anzahl an Tools. Es ist der Punkt, an dem niemand im Unternehmen, weder IT noch Finanzabteilung noch ein Teamleiter, alle bezahlten Abonnements ohne vorherige Prüfung aufzählen kann. Zwei Unternehmen können beide 40 SaaS-Tools nutzen; jenes, in dem eine Tabelle bereits alle 40 mit einem Verantwortlichen erfasst, hat keinen Sprawl. Jenes, in dem die Liste erst aus Kartenabrechnungen und Vermutungen rekonstruiert werden muss, schon.

Die genaue Zahl zählt weniger als die fehlende Zuständigkeit. Sprawl bedeutet, keine einzige aktuelle, verlässliche Antwort auf die Frage zu haben, wofür bezahlt wird und warum, und diese Lücke entsteht bei einem mittelgroßen Unternehmen meist irgendwo jenseits von 40 bis 50 Tools, weil dort das Gedächtnis einer einzelnen Person nicht mehr ausreicht.

Wie kommt ein mittelgroßes Team auf 50 oder mehr Tools?

Sprawl entsteht selten durch eine einzelne schlechte Entscheidung. Er baut sich aus mehreren, jeweils für sich genommen nachvollziehbaren Schritten auf.

• Self-Service-Anmeldung mit Firmenkarte. Jeder Mitarbeiter mit Karte kann in Minuten einen kostenpflichtigen Plan starten, ohne einen Beschaffungsschritt, der das irgendwo festhält.
• Kostenlose Testphasen, die in Abos übergehen. Ein Test für eine Funktion wird zu einem bezahlten Plan, an dessen Genehmigung sich niemand erinnert, weil die Karte automatisch verlängert wurde, bevor jemand nachgesehen hat.
• Freelancer und übernommene Teams. Ein Freelancer bringt sein eigenes Projekttool mit, oder eine Übernahme bringt den ganzen Software-Stack mit, und beide bleiben weit über den Punkt hinaus im Einsatz, an dem jemand hätte prüfen sollen, ob sie noch gebraucht werden.
• Punktuelle Lösungen auf Abteilungsebene. Marketing kauft ein Tool, das die Finanzabteilung nie sieht, Vertrieb kauft ein anderes, das IT nie über SSO einbindet, und jedes wird für sich gerechtfertigt.
• Kein fester Verantwortlicher beim Kauf. Ohne die Regel, dass ein Tool vor der Abbuchung einen namentlichen Verantwortlichen braucht, ist niemand für die spätere Prüfung zuständig.

Was kostet SaaS Sprawl wirklich, über die Abo-Zeile hinaus?

Die Summe der Abonnements ist die sichtbare Kostenposition und meist nicht die größte.

Doppelte Ausgaben sind die erste versteckte Kostenstelle: zwei Design-Tools, drei Projektverfolgungstools, oder ein Chat-Tool, das neben dem eigentlich genutzten läuft, jeweils separat abgerechnet, weil niemand sie nach Funktion statt nach Anbietername gruppiert hat.

Unüberwachter Zugriff ist die zweite und ernstere Kostenstelle. Jedes Tool bedeutet einen weiteren Login, und ein Login, den niemand überprüft, überlebt die Person, die ihn angefordert hat. Das Compliance-Risiko eines geteilten oder vergessenen Logins wächst mit der Anzahl der Tools, nicht mit dem Abo-Preis, und ist meist das Erste, was ein Auditor findet.

Die dritte Kostenstelle ist der Verhandlungsspielraum bei der Verlängerung. Ein Anbieter, der mit einem Unternehmen verhandelt, das nicht sagen kann, wie viele Plätze tatsächlich genutzt werden, hat keinen Grund, einen besseren Preis anzubieten, weil das Unternehmen selbst keine niedrigere Zahl belegen kann.

Wie findet man alle Tools, für die das Unternehmen tatsächlich zahlt?

Keine einzelne Quelle liefert die vollständige Liste. Drei Quellen, gegeneinander abgeglichen, kommen nahe heran.

Im Demo-Workspace von InventorIA umfasst das Register 24 Lizenzen über 6 Anbieter, eine Größe, bei der eine einzelne Person die ganze Liste noch im Kopf behalten kann. Sprawl beginnt meist, sobald ein Unternehmen das Zwei- bis Dreifache dieser Zahl überschreitet, und bei 50 Tools deckt kein einzelnes Gedächtnis das mehr ab, weshalb der Dreifach-Abgleich das Gedächtnis ersetzen muss, statt es nur zu ergänzen. Live-Demo öffnen, um zu sehen, wie ein Register dieser Größe aussieht, sobald jede Lizenz einen Verantwortlichen und eine Platzanzahl daneben hat.

Wie entfernt man doppelte Tools ohne Aufstand?

Ein Tool falsch zu entfernen erzeugt mehr Widerstand als der Sprawl selbst. Eine fünfstufige Reihenfolge vermeidet das meiste davon.

• Nach Funktion gruppieren, nicht nach Anbietername. Auflisten, was jedes Tool wirklich tut, nicht wie es heißt, und jede Funktion markieren, die drei oder mehr Tools abzudecken behaupten.
• Zuerst den intensivsten Nutzer fragen. Bevor die IT entscheidet, welches Duplikat bleibt, den Hauptnutzer fragen, welches Tool er behalten würde und warum; der Grund ist meist eine echte Workflow-Abhängigkeit, keine bloße Vorliebe.
• 90 Tage und eine Migrationsanleitung geben. Eine Abschaltung über Nacht löst den Aufstand aus. Eine terminierte Ankündigung mit Anleitung für das Ersatztool selten.
• Das unterlegene Tool für einen Abrechnungszyklus als Rückfalloption behalten, nicht ein ganzes Jahr, damit jemand, der eine übersehene Abhängigkeit entdeckt, Zeit hat, sie anzusprechen, ohne dass die Entscheidung automatisch rückgängig gemacht wird.
• Die Lizenz kündigen, nicht nur die Plätze entfernen, sobald die Nutzung einen vollen Zyklus lang bei null liegt; nur Plätze zu entfernen lässt Abo und Verlängerungsdatum aktiv.

Wie verhindert man, dass die Tool-Zahl wieder wächst?

Eine Aufräumaktion ohne anschließende Routine ist nur vorübergehend. Drei Gewohnheiten verhindern das Wiederauftreten.

Erstens, keine Kartenbelastung ohne namentlichen Verantwortlichen. Eine Einkaufsregel, die für jede neue SaaS-Belastung einen Personennamen verlangt und diesen noch am selben Tag prüft, schließt die Lücke, die den Sprawl überhaupt erst ermöglicht hat; siehe den Leitfaden zur Shadow-IT-Erkennung für die Version dieser Prüfung, die nachträglich statt beim Kauf ansetzt.

Zweitens, ein vierteljährlicher Durchgang, kein jährlicher. Der Leitfaden zur Lizenzauslastung behandelt das Verhältnis gekaufter zu genutzten Plätzen, das jedes Quartal geprüft werden sollte; ein Tool mit einer Auslastung nahe null über zwei Quartale in Folge ist ein ernsthafter Kündigungskandidat.

Drittens, ein einziges Register, das jeder vor dem Kauf prüft, damit die erste Frage vor jedem Neukauf lautet, ob ein bestehendes Tool die Aufgabe bereits erfüllt. Eigenes Register anlegen, bevor die Verlängerungen des nächsten Quartals anstehen, damit die Zahl beim nächsten Audit eine bekannte Größe ist statt einer Schätzung.

Branchenberichte wie Oktas jährliche Studie Businesses at Work verfolgen, wie viele Cloud-Apps Organisationen jedes Jahr über SSO verbinden, eines der klareren externen Signale dafür, dass die App-Zahlen unabhängig von der Unternehmensgröße weiter steigen. Die Cloud Security Alliance veröffentlicht Governance-Leitfäden für die Sicherheitsseite desselben Wachstums, einen Blick wert, sobald die Liste selbst unter Kontrolle ist.

Häufige Fragen

Ab wie vielen SaaS-Tools spricht man von Sprawl?

Es gibt keine feste Zahl, aber jenseits von etwa 40 bis 50 aktiven Abonnements verlieren die meisten mittelgroßen Unternehmen die Fähigkeit, jedes Tool aus dem Gedächtnis zu nennen, was die praktische Definition von Sprawl ist, keine feste Zahl.

Ist SaaS Sprawl nur ein IT-Problem?

Nein. Die Finanzabteilung trägt die doppelten Ausgaben, die Sicherheit trägt die Login-Angriffsfläche, die jedes Tool hinzufügt, und Compliance trägt die Prüfspur; eine Lösung, die nur die IT einbezieht, lässt die anderen beiden ungelöst.

Wie findet man versteckte SaaS-Tools am schnellsten?

Die SSO-Login-Liste mit Karten- und Spesenabrechnungen abgleichen. Ein Tool auf der Kartenabrechnung, das im SSO fehlt, ist entweder unverwaltet oder wird mit einem persönlichen Login genutzt, beides einen genaueren Blick wert.

Braucht man spezielle Software, um SaaS Sprawl zu beheben?

Nein, eine Tabelle, die die drei oben genannten Quellen abgleicht, reicht für einen ersten Durchgang. Ein dediziertes Register lohnt sich, sobald die Liste lang genug ist, dass die manuelle Pflege ins Wanken gerät, meist genau der Punkt, an dem Sprawl zum echten Problem wurde.