Ungenutzte SaaS-Lizenzen in einer Woche finden

Ungenutzte SaaS-Lizenzen, oft Geisterlizenzen genannt, sind Plätze, die Sie bezahlen und die niemand nutzt. Sie stammen aus drei Quellen: Personen, die gegangen sind und ihr Konto behalten haben, Plätze, die jemandem zugewiesen wurden, der das Tool nie geöffnet hat, und zwei Tools für dieselbe Aufgabe. Sie zu finden dauert eine Woche und braucht keine neue Software: auflisten, wofür Sie zahlen, die Zuweisungsliste je Tool ziehen, sie gegen aktive Mitarbeitende und die letzte Anmeldung halten, und zählen, was übrig bleibt. Die Zahl, die dabei entsteht, hält Ihre Rechnung bei der nächsten Verlängerung, und dort spart sie wirklich.

Woher kommen ungenutzte Lizenzen?

Drei Muster decken fast alles ab, und jedes braucht eine eigene Prüfung.

Die erste hat neben den Kosten eine Sicherheitsfolge: eine ehemalige Person mit aktivem Konto in einem Tool, das nie auf der Offboarding-Liste stand.

Was macht man an Tag 1 und 2?

Die Liste dessen aufbauen, wofür Sie zahlen, aus Rechnungen und nicht aus dem Gedächtnis. Je Tool: Anbieter, Zweck, Jahreskosten, gekaufte Lizenzen, Verlängerungstermin und wer entscheidet. Buchhaltungsexporte und der Kartenauszug sind die ehrliche Quelle, denn auf einer Abteilungskarte gekaufte Tools tauchen nie im IT-Inventar auf.

Rechnen Sie mit einer längeren Liste als erwartet. Diese erste Zählung ist bereits nützlich: sie ist der Nenner für alles Weitere.

Was macht man an Tag 3 und 4?

Die Nutzerliste jedes Tools exportieren, Konsole für Konsole, und gegen die Liste aktiver Mitarbeitender halten. Jedes Konto, dessen Person dort fehlt, ist eine Geisterlizenz und lässt sich meist heute entfernen, was zugleich Ersparnis zur Verlängerung und sofortige Sicherheitskorrektur ist.

Beginnen Sie mit den Tools mit den meisten Lizenzen, nicht den teuersten: Verschwendung skaliert mit Plätzen. Im Demo-Arbeitsbereich von InventorIA zeigt genau das die Lizenzansicht: 22 Lizenzen mit gekauften gegen namentlich zugewiesene Plätze, die Lücke je Zeile sichtbar.

Was macht man an Tag 5?

Für die Konten aktueller Mitarbeitender das Datum der letzten Anmeldung ziehen. Die meisten Konsolen zeigen es. Die Faustregel, die Diskussionen übersteht: ein seit 90 Tagen ungeöffneter Platz ist eine Geisterlizenz, bis die verantwortliche Person widerspricht. Schicken Sie die Liste an jede Teamleitung mit einer Frage, ob die Person es noch braucht, und einem Datum.

• Nicht stillschweigend entfernen. Eine Überraschungslöschung kostet die Kooperation, die Sie nächstes Quartal brauchen.
• Belege aufheben. Export, Datum, Antwort. Das zeigt man in der Verlängerungsverhandlung.
• Lizenztyp notieren. Manche Anbieter zählen benannte statt aktive Konten, was ändert, was das Entfernen wirklich spart.

Wann kommt das Geld tatsächlich?

Hier irren die meisten Audits. Einen Platz mitten in der Laufzeit zu entfernen spart meist nichts, weil der Vertrag die Zahl bis zum Ende fixiert hat. Die Ersparnis kommt zur Verlängerung, wenn Sie zur abgeglichenen Zahl statt zur Spitze verlängern, es sei denn, der Vertrag erlaubt per True-down eine Senkung während der Laufzeit.

Das Ergebnis der Woche ist also keine Kündigung. Es ist eine Zahl je Vertrag, bereit für den Verlängerungstermin: gekaufte Lizenzen, wirklich genutzte, und die Lücke. Lesen Sie den True-up- und True-down-Leitfaden dazu, was Ihr Vertrag erlaubt, und den Leitfaden zur Preiserhöhung dazu, wie die Zahl eingesetzt wird, wenn der Anbieter schreibt.

Wie verhindert man die Rückkehr?

Ein einmaliges Audit verfällt in einem Quartal. Drei Gewohnheiten verhindern die Wiederholung: jedes Tool hat eine namentlich verantwortliche Person, das Offboarding umfasst die Tool-Liste und nicht nur E-Mail und Ausweis, und die Lizenzzahl wird zu jedem Jahrestag geprüft statt im Moment der Panik. Ein Register, das Personen, Lizenzen und Verträge zusammenhält, macht daraus eine Fünf-Minuten-Prüfung statt einer Woche. Öffnen Sie die Live-Demo, um gekaufte gegen zugewiesene Plätze je Lizenz zu sehen, oder beginnen Sie mit Ihren eigenen Tools.

Häufige Fragen

Was ist eine Geisterlizenz?

Eine SaaS-Lizenz, die Sie bezahlen und die niemand nutzt: ein nach dem Austritt aktives Konto, ein zugewiesener nie geöffneter Platz, oder das Duplikat eines vorhandenen Tools.

Wie finde ich ungenutzte SaaS-Lizenzen?

Nutzerliste aus jeder Admin-Konsole exportieren, gegen die Liste aktiver Mitarbeitender halten, dann für den Rest die letzte Anmeldung prüfen. Was 90 Tage ungeöffnet ist, gilt als Geisterlizenz, bis widersprochen wird.

Spart das Entfernen eines Platzes sofort Geld?

Meist nicht. Die meisten Verträge fixieren die Zahl bis zum Laufzeitende, die Ersparnis kommt zur Verlängerung. Ein True-down erlaubt die Senkung während der Laufzeit.

Wie lange dauert ein SaaS-Lizenzaudit?

Etwa eine Woche für ein Unternehmen unter einigen hundert Personen: zwei Tage Verträge aus Rechnungen listen, zwei Tage Nutzerlisten exportieren und abgleichen, ein Tag letzte Anmeldung und Rückfragen.