Como achar licenças SaaS sem uso em uma semana
Licenças SaaS sem uso, muitas vezes chamadas de licenças fantasma, são assentos que você paga e ninguém usa. Vêm de três lugares: pessoas que saíram e mantiveram a conta, assentos atribuídos a alguém que nunca abriu a ferramenta, e duas ferramentas compradas para a mesma função. Encontrá-las leva uma semana sem nenhum software novo: listar o que você paga, puxar a lista de atribuições por ferramenta, cruzá-la com funcionários ativos e o último acesso, e contar o que sobra. O número que você produz é o que segura sua fatura na próxima renovação, e é ali que ele economiza de verdade.
- Três fontes: quem saiu com acesso, atribuídas nunca usadas, ferramentas duplicadas.
- Dias 1 e 2: liste cada contrato com assentos e custo, a partir das faturas.
- Dias 3 e 4: exporte a lista de usuários por ferramenta e cruze com funcionários ativos.
- Dia 5: confira o último acesso; sem abrir há 90 dias é licença fantasma.
- A economia chega na renovação, não hoje, salvo cláusula de true-down no contrato.
De onde vêm as licenças sem uso?
Três padrões cobrem quase tudo, e cada um pede uma verificação diferente.
| Fonte | Como acontece | Como encontrar |
|---|---|---|
| Quem saiu e manteve acesso | O desligamento tira e-mail e crachá, mas não as doze ferramentas compradas pelas equipes | Cruzar a lista de usuários da ferramenta com a de funcionários ativos |
| Atribuída, nunca aberta | Um assento dado por padrão na entrada, ou para um projeto que não começou | Data do último acesso, por usuário e por ferramenta |
| Ferramentas duplicadas | Duas equipes compram dois produtos para a mesma função e ambos renovam | Agrupar contratos por função, não por fornecedor |
A primeira tem consequência de segurança além do custo: um ex-funcionário com conta ativa numa ferramenta que nunca esteve na lista de desligamento.
O que fazer nos dias 1 e 2?
Montar a lista do que você paga, a partir das faturas e não da memória. Por ferramenta: fornecedor, para que serve, custo anual, assentos comprados, data de renovação e quem decide. Exportações contábeis e o extrato do cartão são a fonte honesta, porque ferramentas compradas no cartão de um departamento nunca aparecem no inventário de TI.
Espere uma lista maior do que se previa. Essa primeira contagem já é útil: é o denominador de todo o resto.
O que fazer nos dias 3 e 4?
Exportar a lista de usuários de cada ferramenta, console por console, e cruzar com a lista de funcionários ativos. Toda conta cuja pessoa não está lá é licença fantasma e normalmente pode ser removida hoje, o que é economia na renovação e correção de segurança agora.
Comece pelas ferramentas com mais assentos, não pelas mais caras: o desperdício acompanha os assentos. No espaço de demonstração do InventorIA é exatamente o que a visão de licenças mostra: 22 licenças com assentos comprados contra atribuídos a uma pessoa, a diferença visível por linha.
O que fazer no dia 5?
Para as contas que pertencem a funcionários atuais, puxe a data do último acesso. A maioria dos consoles expõe. A regra que resiste a discussão: um assento não aberto há 90 dias é fantasma até que o responsável diga o contrário. Envie a lista a cada líder com uma única pergunta, se a pessoa ainda precisa, e uma data.
- Não remova em silêncio. Uma remoção surpresa custa a cooperação de que você precisará no próximo trimestre.
- Guarde a evidência. O export, a data, a resposta. É o que se mostra na negociação de renovação.
- Anote o tipo de licença. Alguns fornecedores contam contas nomeadas, não ativas, o que muda o que a remoção economiza.
Quando o dinheiro realmente chega?
É aqui que a maioria das auditorias erra. Remover um assento no meio do período normalmente não economiza nada, porque o contrato travou o número até o fim. A economia chega na renovação, quando você renova pelo número conciliado em vez do pico, a menos que o contrato tenha uma cláusula de true-down permitindo baixar durante o período.
O resultado da semana, portanto, não é um cancelamento. É um número, por contrato, pronto para a data de renovação: assentos comprados, realmente usados, e a diferença. Leia o guia de true-up e true-down para saber qual o seu contrato permite, e o guia de aumento de preço para usar o número quando o fornecedor escrever.
Como evitar que voltem?
Uma auditoria pontual vence em um trimestre. Três hábitos evitam a repetição: cada ferramenta tem um responsável nomeado, o desligamento inclui a lista de ferramentas e não só e-mail e crachá, e o número de assentos é revisto a cada aniversário em vez de no momento do pânico. Um registro que mantém pessoas, licenças e contratos juntos transforma essa revisão em cinco minutos em vez de uma semana. Abra a demo ao vivo para ver comprados contra atribuídos por licença, ou comece com as suas ferramentas.
Perguntas frequentes
O que é uma licença fantasma?
Uma licença SaaS que você paga e ninguém usa: uma conta ativa após um desligamento, um assento atribuído nunca aberto, ou a duplicata de uma ferramenta que você já tem.
Como encontro licenças SaaS sem uso?
Exporte a lista de usuários de cada console, cruze com a de funcionários ativos e verifique o último acesso do restante. O que estiver 90 dias sem abrir é fantasma até o responsável dizer o contrário.
Remover um assento economiza na hora?
Geralmente não. A maioria dos contratos trava o número até o fim do período, então a economia chega na renovação. Uma cláusula de true-down é o que permite baixar no meio do período.
Quanto tempo leva uma auditoria de licenças SaaS?
Cerca de uma semana para uma empresa com menos de algumas centenas de pessoas: dois dias listando contratos pelas faturas, dois exportando e cruzando usuários, um para o último acesso e as respostas.
Veja assentos comprados contra realmente usados.
O espaço de demonstração tem 22 licenças com seus assentos e as pessoas atribuídas a cada uma.
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