一周内找出闲置的 SaaS 许可证
闲置的 SaaS 许可证，常被称为幽灵席位，就是你在付费但无人使用的席位。它们来自三个地方：离职后仍保留账号的人、分配给了从未打开该工具的人、以及为同一件事买了两个工具。找出它们只需一周，且不需要任何新软件：列出你在付什么钱，按工具导出分配名单，与在职员工和最后登录时间交叉核对，再数出剩下的。你得到的这个数字，正是下次续约时能压住账单的那个数字，而那才是真正省钱的时刻。
- 三个来源：离职仍有访问权、已分配从未使用、同一用途的重复工具。
- 第 1 至 2 天：从发票列出每份合同的席位数与费用。
- 第 3 至 4 天：按工具导出用户名单，与在职员工核对。
- 第 5 天：查看最后登录；90 天未打开即视为幽灵席位。
- 省下的钱在续约时到账，而非今天，除非合同带 true-down 条款。
闲置许可证从哪里来？
三种模式几乎覆盖全部，每一种需要不同的核查方式。
| 来源 | 如何产生 | 如何找到 |
|---|---|---|
| 离职者仍有访问权 | 离职流程收回了邮箱和门禁，却没收回各团队自行采购的十几个工具 | 把工具的用户名单与在职员工名单做比对 |
| 已分配，从未打开 | 入职时默认发放，或为一个从未启动的项目预留 | 按用户、按工具查看最后登录日期 |
| 重复的工具 | 两个团队为同一件事买了两个产品，两份都在悄悄续约 | 按用途而非按供应商归类合同 |
第一种除了成本还有安全后果：一位前员工在从未列入离职清单的工具里，仍持有一个可用账号。
第 1 至 2 天做什么？
从发票而不是记忆出发，建立你在付费的清单。每个工具记录：供应商、用途、年度费用、已购席位、续约日期、以及谁负责决策。财务导出和信用卡账单才是诚实的来源，因为用部门卡购买的工具从不会出现在 IT 资产清单里。
这份清单通常比任何人预估的都长。第一次清点本身就有价值：它是后面一切计算的分母。
第 3 至 4 天做什么？
逐个管理后台导出每个工具的用户名单，与在职员工名单比对。凡是对应人员不在名单上的账号，都是幽灵席位，通常今天就能删除，这既是续约时的节省，也是当下的安全修复。
先处理席位最多的工具，而不是最贵的：浪费随席位数放大。在 InventorIA 的演示工作区中，许可证视图展示的正是这一步：22 个许可证，已购席位对比已分配到具体人员的席位，每一行的差额一目了然。
第 5 天做什么？
对确实属于在职员工的账号，拉取最后登录日期。大多数管理后台都提供。经得起争论的经验法则是：90 天未打开的席位就是幽灵席位，除非其负责人另有说明。把这份名单发给每位团队负责人，只问一个问题：这个人是否还需要它，并给出截止日期。
- 不要静默删除。一次意外的删除，会让你在下个季度失去所需要的配合。
- 保留证据。导出文件、日期、回复。这些正是续约谈判时要出示的东西。
- 记下许可类型。有些供应商按命名账号而非活跃账号计费，这会改变删除到底能省多少。
钱究竟什么时候到账？
这是大多数盘点搞错的地方。期中删除席位通常一分钱也省不下，因为合同已把数量锁定到期末。省下的钱在续约时到账，前提是你按核对后的数量而非峰值续约，除非合同带有允许期内下调的 true-down 条款。
因此这一周的产出不是一次退订，而是一个数字，按合同分列，为续约日准备好：已购席位、真实使用席位、以及两者的差额。合同允许哪一种，请看 true-up 与 true-down 指南；供应商来函时如何使用这个数字，请看涨价应对指南。
怎样防止它们卷土重来？
一次性盘点，一个季度就会失效。三个习惯能防止重演：每个工具都有指定负责人；离职流程包含工具清单，而不只是邮箱和门禁；席位数在每个续约周年复核，而不是等到慌乱的那一刻。把人员、许可证和合同放在一起的登记册，能把这项复核从一周变成五分钟。打开在线演示查看每个许可证的已购与已分配席位，或从你自己的工具开始。
常见问题
什么是幽灵席位？
你在付费却无人使用的 SaaS 许可证：离职后仍活跃的账号、已分配却从未打开的席位，或你已有工具的重复品。
如何找出闲置的 SaaS 许可证？
从每个工具的管理后台导出用户名单，与在职员工名单比对，再对其余账号查看最后登录时间。90 天未打开的，在负责人另有说明前都算幽灵席位。
删除席位能立刻省钱吗？
通常不能。多数合同把席位数锁定到期末，省下的钱在续约时才到账。允许期内下调的是 true-down 条款。
SaaS 许可证盘点需要多久？
几百人以下的公司约一周：两天从发票列出合同，两天导出并比对用户名单，一天查最后登录并跟进回复。