Cómo encontrar licencias SaaS sin usar en una semana
Las licencias SaaS sin usar, a menudo llamadas licencias fantasma, son puestos que pagas y que nadie usa. Vienen de tres sitios: personas que se fueron y conservaron su cuenta, licencias asignadas a alguien que nunca abrió la herramienta, y dos herramientas compradas para lo mismo. Encontrarlas lleva una semana sin ningún software nuevo: listar lo que pagas, sacar la lista de asignaciones por herramienta, cruzarla con los empleados activos y el último inicio de sesión, y contar lo que queda. El número que obtienes es el que mantiene tu factura en la próxima renovación, que es donde de verdad ahorra.
- Tres fuentes: quienes se fueron con acceso, asignadas nunca usadas, herramientas duplicadas.
- Días 1 y 2: lista cada contrato con sus licencias y su coste, desde las facturas.
- Días 3 y 4: exporta la lista de usuarios por herramienta y cruza con empleados activos.
- Día 5: revisa el último inicio de sesión; sin abrir en 90 días es una licencia fantasma.
- El ahorro llega en la renovación, no hoy, salvo cláusula de true-down en el contrato.
¿De dónde salen las licencias sin usar?
Tres patrones cubren casi todo, y cada uno pide una comprobación distinta.
| Fuente | Cómo ocurre | Cómo encontrarla |
|---|---|---|
| Bajas que conservan acceso | La salida quita el correo y la tarjeta, pero no las doce herramientas compradas por equipos | Cruzar la lista de usuarios de la herramienta con la de empleados activos |
| Asignada, nunca abierta | Una licencia dada por defecto al entrar, o para un proyecto que no arrancó | Fecha del último inicio de sesión, por usuario y herramienta |
| Herramientas duplicadas | Dos equipos compran dos productos para lo mismo y ambos se renuevan | Agrupar los contratos por función, no por proveedor |
La primera tiene además una consecuencia de seguridad: un exempleado con una cuenta activa en una herramienta que nunca estuvo en la lista de salida.
¿Qué se hace los días 1 y 2?
Construir la lista de lo que pagas, desde las facturas y no de memoria. Por herramienta: proveedor, para qué sirve, coste anual, licencias compradas, fecha de renovación y quién decide. Los exportes contables y el extracto de la tarjeta son la fuente honesta, porque las herramientas compradas con tarjeta de departamento nunca aparecen en el inventario de TI.
Espera una lista más larga de lo previsto. Ese primer recuento ya sirve: es el denominador de todo lo que sigue.
¿Qué se hace los días 3 y 4?
Exportar la lista de usuarios de cada herramienta, consola por consola, y cruzarla con la lista de empleados activos. Toda cuenta cuya persona no esté ahí es una licencia fantasma y suele poder eliminarse hoy, lo que es a la vez ahorro en la renovación y arreglo de seguridad ahora.
Empieza por las herramientas con más licencias, no por las más caras: el desperdicio escala con los puestos. En el espacio de demostración de InventorIA esto es justo lo que muestra la vista de licencias: 22 licencias con compradas frente a asignadas a una persona concreta, y la diferencia visible por fila.
¿Qué se hace el día 5?
Para las cuentas que sí son de empleados actuales, saca la fecha del último inicio de sesión. La mayoría de consolas la exponen. La regla que aguanta discusión: una licencia sin abrir en 90 días es fantasma hasta que su responsable diga lo contrario. Envía esa lista a cada responsable de equipo con una sola pregunta, si la persona la sigue necesitando, y una fecha.
- No elimines en silencio. Una baja sorpresa te cuesta la cooperación que necesitarás el trimestre siguiente.
- Guarda la evidencia. El export, la fecha, la respuesta. Es lo que se enseña en la negociación de renovación.
- Anota el tipo de licencia. Algunos proveedores cuentan cuentas nombradas, no activas, lo que cambia lo que ahorra eliminarla.
¿Cuándo llega de verdad el dinero?
Aquí es donde fallan casi todas las auditorías. Quitar una licencia a mitad de periodo no suele ahorrar nada, porque el contrato fijó el número hasta el final. El ahorro llega en la renovación, cuando renuevas por el número conciliado y no por el pico, salvo que el contrato tenga una cláusula de true-down que permita bajar durante el periodo.
El resultado de la semana no es una cancelación. Es un número, por contrato, listo para la fecha de renovación: licencias compradas, realmente usadas, y la diferencia. Lee la guía de true-up y true-down para saber cuál permite tu contrato, y la guía de subida de precio para usar el número cuando el proveedor te escriba.
¿Cómo evitar que vuelvan?
Una auditoría puntual caduca en un trimestre. Tres hábitos lo evitan: cada herramienta tiene un responsable con nombre, la salida de un empleado incluye la lista de herramientas y no solo el correo y la tarjeta, y el número de licencias se revisa en cada aniversario en vez de en el momento del pánico. Un registro que mantiene juntos personas, licencias y contratos convierte esa revisión en cinco minutos en lugar de una semana. Abre la demo en vivo para ver compradas frente a asignadas por licencia, o empieza con tus propias herramientas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una licencia fantasma?
Una licencia SaaS que pagas y que nadie usa: una cuenta activa tras una baja, una licencia asignada nunca abierta, o el duplicado de una herramienta que ya tienes.
¿Cómo encuentro licencias SaaS sin usar?
Exporta la lista de usuarios de cada consola, crúzala con la de empleados activos y revisa el último inicio de sesión del resto. Lo que lleve 90 días sin abrirse es fantasma hasta que su responsable diga otra cosa.
¿Eliminar una licencia ahorra de inmediato?
Normalmente no. La mayoría de contratos fijan el número hasta el fin del periodo, así que el ahorro llega en la renovación. Una cláusula de true-down es lo que permite bajar a mitad de periodo.
¿Cuánto dura una auditoría de licencias SaaS?
Una semana para una empresa de menos de unos cientos de personas: dos días para listar contratos desde las facturas, dos para exportar y cruzar usuarios, uno para el último inicio de sesión y las respuestas.
Mira licencias compradas frente a usadas.
El espacio de demostración tiene 22 licencias con sus puestos y las personas asignadas a cada una.
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