Trouver les licences SaaS inutilisées en une semaine

Les licences SaaS inutilisées, souvent appelées sièges fantômes, sont des sièges que vous payez et que personne n'utilise. Elles viennent de trois endroits : les personnes parties qui ont gardé leur compte, les sièges attribués à quelqu'un qui n'a jamais ouvert l'outil, et deux outils achetés pour le même usage. Les trouver prend une semaine sans aucun nouveau logiciel : lister ce que vous payez, sortir la liste des attributions par outil, la croiser avec les salariés actifs et la dernière connexion, puis compter ce qui reste. Le chiffre obtenu est celui qui tient votre facture au prochain renouvellement, et c'est là qu'il fait économiser.

D'où viennent les licences inutilisées ?

Trois schémas couvrent presque tout, et chacun demande une vérification différente.

Le premier a une conséquence de sécurité en plus du coût : un ancien salarié avec un compte actif dans un outil qui n'a jamais figuré sur la liste de départ.

Que faire les jours 1 et 2 ?

Construire la liste de ce que vous payez, depuis les factures et non de mémoire. Pour chaque outil : éditeur, usage, coût annuel, sièges achetés, date de renouvellement, et qui décide. Les exports comptables et le relevé de carte sont la source honnête, car les outils achetés sur une carte de service n'apparaissent jamais dans l'inventaire IT.

Attendez-vous à une liste plus longue que prévu. Ce premier décompte est déjà utile : c'est le dénominateur de tout ce qui suit.

Que faire les jours 3 et 4 ?

Exporter la liste des utilisateurs de chaque outil, console d'administration après console, et la croiser avec la liste des salariés actifs. Tout compte dont la personne n'y figure pas est un siège fantôme, généralement supprimable aujourd'hui, ce qui est à la fois une économie au renouvellement et un correctif de sécurité immédiat.

Commencez par les outils au plus grand nombre de sièges, pas les plus chers : le gaspillage suit les sièges. Dans l'espace de démonstration d'InventorIA, cette étape est exactement ce qu'affiche la vue licences : 22 licences avec sièges achetés contre sièges attribués à une personne nommée, l'écart visible par ligne.

Que faire le jour 5 ?

Pour les comptes qui appartiennent bien à des salariés actuels, sortez la date de dernière connexion. La plupart des consoles l'exposent. La règle qui résiste à la discussion : un siège non ouvert depuis 90 jours est un siège fantôme jusqu'à preuve du contraire. Envoyez cette liste à chaque responsable d'équipe avec une seule question, la personne en a-t-elle encore besoin, et une date.

• Ne supprimez pas en silence. Une suppression surprise coûte la coopération dont vous aurez besoin au trimestre suivant.
• Gardez la preuve. L'export, la date, la réponse. C'est ce qu'on montre à la négociation de renouvellement.
• Notez le type de licence. Certains éditeurs comptent les comptes nommés, pas les actifs, ce qui change ce que la suppression économise réellement.

Quand l'argent arrive-t-il vraiment ?

C'est le point que la plupart des audits ratent. Retirer un siège en cours de période n'économise généralement rien, parce que le contrat a figé le nombre jusqu'à la fin. L'économie tombe au renouvellement, quand vous renouvelez au nombre réconcilié plutôt qu'au pic, sauf si votre contrat prévoit un true-down permettant de baisser en cours de période.

Le résultat de la semaine n'est donc pas une résiliation. C'est un chiffre, par contrat, prêt pour la date de renouvellement : sièges achetés, sièges réellement utilisés, et l'écart. Lisez le guide true-up et true-down pour savoir lequel des deux votre contrat autorise, et le guide de la hausse de prix pour l'usage du chiffre quand l'éditeur vous écrit.

Comment éviter qu'elles reviennent ?

Un audit ponctuel se périme en un trimestre. Trois habitudes l'empêchent de recommencer : chaque outil a un responsable nommé, le départ d'un salarié inclut la liste des outils et pas seulement la messagerie et le badge, et le nombre de sièges est revu à chaque date anniversaire plutôt qu'au moment de la panique. Un registre qui garde personnes, licences et contrats ensemble transforme cette revue en une vérification de cinq minutes au lieu d'une semaine. Ouvrez la démo en direct pour voir les sièges achetés contre les sièges attribués par licence, ou commencez avec vos propres outils.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un siège fantôme ?

Une licence SaaS que vous payez et que personne n'utilise : un compte resté actif après un départ, un siège attribué jamais ouvert, ou le doublon d'un outil que vous avez déjà.

Comment trouver les licences SaaS inutilisées ?

Exporter la liste des utilisateurs de chaque console d'administration, la croiser avec la liste des salariés actifs, puis vérifier la dernière connexion pour le reste. Tout ce qui n'a pas été ouvert depuis 90 jours est un siège fantôme jusqu'à preuve du contraire.

Supprimer un siège fait-il économiser tout de suite ?

En général non. La plupart des contrats figent le nombre de sièges jusqu'à la fin de la période : l'économie tombe au renouvellement, au nombre réconcilié. Une clause de true-down est ce qui permet de baisser en cours de période.

Combien de temps prend un audit de licences SaaS ?

Environ une semaine pour une entreprise de moins de quelques centaines de personnes : deux jours pour lister les contrats depuis les factures, deux pour exporter et croiser les utilisateurs, un pour la dernière connexion et les relances.