Lizenzauslastung: so messen Sie sie richtig

Die Lizenzauslastung ist der Anteil der bezahlten Plaetze, den jemand tatsaechlich nutzt: aktive Nutzer geteilt durch bezahlte Plaetze, ueber ein festes Zeitfenster. Ein Werkzeug mit 100 bezahlten Plaetzen und 62 Personen, die sich in den letzten 30 Tagen angemeldet haben, laeuft mit 62 Prozent, und die restlichen 38 Plaetze sind Geld, das jeden Monat ohne Gegenleistung abfliesst. Die Kennzahl bedeutet erst dann etwas, wenn drei Dinge festgelegt sind: das Zeitfenster, was als aktiv gilt, und woher die Platzzahl stammt.

Wie lautet die Formel fuer die Lizenzauslastung?

Die Formel ist bewusst schlicht.

Auslastung = (aktive Nutzer im Fenster / bezahlte Plaetze) x 100

Alles Schwierige steckt in den drei Eingangsgroessen, nicht in der Rechnung.

Was zaehlt als aktiver Nutzer?

Hier kommen zwei Teams, die dasselbe Werkzeug messen, zu verschiedenen Ergebnissen. Waehlen Sie eine Definition und schreiben Sie sie auf.

• Angelegt: das Konto existiert. Das ist keine Aktivitaet, und mitgezaehlt ergibt es jedes Mal 100 Prozent.
• Angemeldet: die Person hat sich im Fenster mindestens einmal authentifiziert. Die uebliche Arbeitsdefinition und die am leichtesten verfuegbare.
• Hat etwas getan: erstellt, bearbeitet, gesendet, kommentiert. Die ehrliche Definition fuer Werkzeuge, die geoeffnet und liegengelassen werden.

Die Anmeldung ist der praktische Standard, weil jeder Anbieter sie meldet. Nehmen Sie die strengere Definition fuer teure Werkzeuge, wo der Abstand zwischen Oeffnen und Nutzen echtes Geld kostet.

Welche Lizenzauslastung ist normal?

Kein veroeffentlichter Richtwert ueberlebt den Kontakt mit einem konkreten Bestand. Behandeln Sie diese Baender als Entscheidungsschwellen, nicht als Branchenzahlen. Wichtig ist die Handlung, die jedes Band nahelegt.

Ein Werkzeug, das fuer ein beendetes Projekt gekauft wurde, bleibt weit unter 70 Prozent. Das ist kein Auslastungsproblem, sondern ein Vertrag, den niemand gekuendigt hat.

Wie messen Sie ohne eine Tabelle je Werkzeug?

Die Arbeit ist nicht die Division, sondern drei bewegliche Zahlen je Werkzeug monatlich in Einklang zu halten. Ein gemessenes Beispiel aus dem Demo-Arbeitsbereich: 24 Lizenzen bei 6 Anbietern, 191 Assets, und zwei Werkzeuge, deren Platzzahl vom Vertrag abgewichen war, weil jemand unterjaehrig Plaetze hinzugefuegt hatte.

1. Halten Sie die bezahlte Platzzahl aus dem Vertrag fest, mit Verlaengerungsdatum und Kuendigungsfrist daneben.
2. Holen Sie die aktiven Nutzer bei jedem Anbieter fuer dasselbe Fenster, am selben Tag jedes Monats.
3. Dividieren, Ergebnis speichern, Historie behalten. Ein Monat ist eine Zahl; sechs Monate sind ein Trend fuer die Neuverhandlung.
4. Markieren Sie alles unter Ihrem Schwellenwert frueh genug vor der Kuendigungsfrist, um handeln zu koennen.

Die Historie ist der Teil, den man ueberspringt, und der Teil, der die Verhandlung gewinnt. Ein Anbieter streitet ueber einen schlechten Monat. Sechs Monate mit 58 Prozent sind kein Argument, sondern eine Tatsache.

Auslastung oder Adoption: was messen Sie?

Beide Begriffe werden vertauscht und beantworten verschiedene Fragen. So kuerzt ein Team am Ende Plaetze bei einem Werkzeug, das funktioniert.

Auslastung ist eine Geldfrage. Adoption ist eine Produktfrage. Messen Sie zuerst die Auslastung: sie rechnet sich selbst und braucht niemandes Mitwirkung.

Welche Fehler verfaelschen die Zahl?

Fuenf, und jeder schiebt die Zahl in eine vorhersehbare Richtung.

• Angelegte Konten zaehlen. Treibt die Zahl auf nutzlose 100 Prozent.
• Fenster mischen. 90 Tage bei einem Werkzeug und 30 bei einem anderen laesst das erste gesuender aussehen.
• Plaetze aus der Konsole nehmen. Die Konsole zeigt das Konfigurierte, der Vertrag das Bezahlte. Nehmen Sie den Vertrag.
• Alle Werkzeuge zu einer Zahl verschmelzen. Ein Schnitt von 88 Prozent kann ein Werkzeug bei 40 Prozent enthalten, genau das lohnt Ihren Nachmittag.
• Nach der Kuendigungsfrist messen. Dann stimmt die Zahl und nuetzt ein Jahr lang nichts.

Was tun bei niedriger Auslastung?

In dieser Reihenfolge, weil jeder Schritt die naechste Zahl veraendert.

• Zurueckholen. Plaetze von Ausgeschiedenen und nie Angemeldeten entfernen. Kostet nichts und bringt meist mehrere Punkte.
• Neu zuweisen. Zurueckgeholte Plaetze an Wartende geben, statt neue zu kaufen.
• Herabstufen. Manche brauchen eine guenstigere Stufe, keinen vollen Platz.
• Neu verhandeln. Den Trend in die Verlaengerung tragen und die zugesagte Platzzahl senken. Das geht nur vor der Kuendigungsfrist, weshalb die Frist neben der Zahl steht.

Schritt 1 und 2 sind heute verfuegbar. Schritt 4 einmal im Jahr, und nur wenn Sie das Fenster nicht verpasst haben. Siehe was fuer eine Verlaengerungserinnerung zu erfassen ist und was Ihr Vertrag beim True-down erlaubt.

Wie oft sollten Sie messen?

Monatlich fuer Werkzeuge oberhalb einer von Ihnen gesetzten Kostenschwelle, quartalsweise fuer den Rest, und immer noch einmal im Monat vor einer Kuendigungsfrist. Oefter messen, als Sie handeln koennen, ist Beschaeftigung; einmal im Jahr messen heisst, es zu erfahren, nachdem sich der Vertrag verlaengert hat.

Häufige Fragen

Welche Lizenzauslastung ist gut?

Die meisten Teams halten 85 bis 95 Prozent fuer gesund. Ueber 95 Prozent pruefen Sie, ob Zugaenge geteilt werden oder Leute auf Plaetze warten. Unter 70 Prozent bei einem sich verlaengernden Vertrag holen Sie Plaetze zurueck und senken die zugesagte Zahl bei der Verlaengerung.

Zaehlen angelegte Konten als aktive Nutzer?

Nein. Ein angelegtes Konto beweist nur, dass jemand es erstellt hat. Mitgezaehlt ergibt es nahezu 100 Prozent fuer jedes Werkzeug und verdeckt genau die Verschwendung, die Sie suchen. Nehmen Sie die Anmeldung als Mindestdefinition.

Welches Zeitfenster soll ich waehlen?

Dreissig Tage sind ueblich, weil fast jeder Anbieter sie meldet und die meisten Arbeitszyklen hineinpassen. Das Fenster zaehlt weniger als die Regel, dasselbe auf jedes Werkzeug in jedem Monat anzuwenden.

Heisst eine niedrige Auslastung immer, Plaetze zu streichen?

Nein. Pruefen Sie auf eine laufende Einfuehrung, ein saisonales Team oder ein Werkzeug fuer ein beendetes Projekt. Die ersten beiden brauchen Zeit, das dritte eine Kuendigung statt einer Verkleinerung.

Kann ich ohne Administratorzugang beim Anbieter messen?

Teilweise. Ohne Nutzungsdaten koennen Sie bezahlte Plaetze mit den zugewiesenen Personen in Ihren eigenen Aufzeichnungen vergleichen, was Ausgeschiedene und nicht zugewiesene Plaetze findet. Wer einen Platz hat und das Werkzeug nie oeffnet, faellt so nicht auf.