Taux d'utilisation des licences : le mesurer

Le taux d'utilisation des licences, c'est la part des sieges que vous payez et que quelqu'un utilise vraiment : utilisateurs actifs divises par sieges payes, sur une fenetre fixe. Un outil avec 100 sieges payes et 62 personnes connectees sur les 30 derniers jours tourne a 62 %, et les 38 sieges restants sont de l'argent qui part chaque mois pour rien. La mesure ne veut dire quelque chose qu'une fois trois choses fixees : la fenetre, ce qui compte comme actif, et d'ou vient le nombre de sieges.

Quelle est la formule du taux d'utilisation des licences ?

La formule est volontairement simple.

Taux d'utilisation = (utilisateurs actifs sur la fenetre / sieges payes) x 100

Toute la difficulte est dans les trois entrees, pas dans le calcul.

Qu'est-ce qu'un utilisateur actif ?

C'est ici que deux equipes mesurant le meme outil obtiennent deux resultats. Choisissez une definition et ecrivez-la.

• Provisionne : le compte existe. Ce n'est pas de l'activite, et le compter donne 100 % a chaque fois.
• Connecte : la personne s'est authentifiee au moins une fois sur la fenetre. La definition de travail habituelle, et la plus facile a obtenir.
• A fait quelque chose : cree, modifie, envoye, commente. La definition honnete pour les outils qu'on ouvre puis qu'on abandonne.

La connexion est le choix par defaut parce que tous les editeurs la fournissent. Passez a la definition stricte pour les outils chers, la ou l'ecart entre ouvrir un outil et s'en servir coute vraiment de l'argent.

Quel taux d'utilisation est normal ?

Aucun referentiel publie ne resiste au contact d'un parc reel : voyez ces bandes comme des seuils de decision, pas comme des statistiques du marche. Ce qui compte, c'est l'action que chaque bande implique.

Un outil achete pour un projet termine restera loin sous 70 % et y restera. Ce n'est pas un probleme d'utilisation, c'est un contrat que personne n'a resilie.

Comment le mesurer sans un tableur par outil ?

Le travail n'est pas la division, c'est de tenir alignes trois nombres mouvants par outil, chaque mois. Un exemple mesure dans l'espace de demonstration : 24 licences chez 6 editeurs, 191 actifs, et deux outils dont le nombre de sieges avait derive par rapport au contrat parce que quelqu'un en avait ajoute en cours d'annee.

1. Notez le nombre de sieges payes depuis le contrat, avec la date de renouvellement et la date limite de preavis a cote.
2. Recuperez le nombre d'utilisateurs actifs chez chaque editeur sur la meme fenetre, le meme jour chaque mois.
3. Divisez, stockez le resultat, gardez l'historique. Un mois est un chiffre ; six mois sont une tendance qu'on peut amener en renegociation.
4. Signalez tout ce qui passe sous votre seuil assez tot avant la date limite de preavis pour pouvoir agir.

L'historique est la partie qu'on saute et celle qui gagne la negociation. Un editeur discutera un mauvais mois. Six mois a 58 %, ce n'est plus un argument, c'est un fait.

Taux d'utilisation ou taux d'adoption : que mesurez-vous ?

Les deux termes sont employes l'un pour l'autre et repondent a des questions differentes : c'est ainsi qu'une equipe finit par couper des sieges d'un outil qui marche.

L'utilisation est une question d'argent. L'adoption est une question de produit. Mesurez l'utilisation d'abord : elle se rembourse toute seule et ne demande la cooperation de personne.

Quelles erreurs faussent le chiffre ?

Cinq erreurs, et chacune pousse le taux dans une direction previsible.

• Compter les comptes provisionnes. Pousse le taux vers un 100 % inutile.
• Melanger les fenetres. 90 jours sur un outil et 30 sur un autre fait paraitre le premier plus sain qu'il n'est.
• Prendre les sieges dans la console. La console montre ce qui est configure, le contrat montre ce que vous payez. Prenez le contrat.
• Fondre tous les outils en un seul chiffre. Un parc a 88 % de moyenne peut contenir un outil a 40 %, celui qui merite votre apres-midi.
• Mesurer apres la date limite de preavis. Le chiffre est alors exact et inutile pour un an.

Que faire d'un taux d'utilisation faible ?

Dans cet ordre, parce que chaque etape change le chiffre suivant.

• Recuperer. Retirez les sieges des partants et de ceux qui ne se sont jamais connectes. Cela ne coute rien et fait souvent gagner plusieurs points.
• Reaffecter. Donnez les sieges recuperes aux personnes en attente plutot que d'en acheter.
• Retrograder. Certains utilisateurs ont besoin d'une offre moins chere, pas d'un siege complet.
• Renegocier. Amenez la tendance au renouvellement et reduisez le nombre de sieges engages. Cela ne marche qu'avant la date limite de preavis, raison pour laquelle cette date doit figurer a cote du chiffre.

Les etapes 1 et 2 sont disponibles aujourd'hui. L'etape 4 l'est une fois par an, et seulement si vous n'avez pas manque la fenetre. Voir quoi noter pour un rappel de renouvellement et ce que votre contrat autorise en true-down.

A quelle frequence mesurer ?

Mensuellement pour les outils au-dessus d'un seuil de cout que vous fixez, trimestriellement pour les autres, et toujours une fois de plus le mois precedant une date limite de preavis. Mesurer plus souvent qu'on ne peut agir est du travail pour rien ; mesurer une fois par an revient a l'apprendre apres que le contrat s'est reconduit.

Questions fréquentes

Quel taux d'utilisation des licences est correct ?

La plupart des equipes considerent 85 a 95 % comme sain. Au-dessus de 95 %, verifiez si des identifiants sont partages ou si des gens attendent un siege. Sous 70 % sur un contrat qui se renouvelle, recuperez des sieges et reduisez le nombre engage au renouvellement.

Faut-il compter les comptes provisionnes comme actifs ?

Non. Un compte provisionne prouve seulement que quelqu'un l'a cree. Les compter donne pres de 100 % pour chaque outil et masque exactement le gaspillage que vous cherchez. Prenez la connexion comme definition minimale.

Quelle fenetre choisir ?

Trente jours est le choix courant : la plupart des editeurs la publient et la plupart des cycles de travail y tiennent. La fenetre compte moins que le fait d'appliquer la meme a tous les outils, tous les mois.

Un taux faible veut-il toujours dire qu'il faut couper des sieges ?

Non. Verifiez s'il s'agit d'un deploiement en cours, d'une equipe saisonniere, ou d'un outil achete pour un projet termine. Les deux premiers ont besoin de temps, le troisieme d'une resiliation plutot que d'un redimensionnement.

Peut-on mesurer sans acces administrateur chez l'editeur ?

En partie. Sans donnees d'usage de l'editeur, vous pouvez deja comparer les sieges payes aux personnes affectees dans vos propres registres, ce qui attrape les partants et les sieges non attribues. Cela n'attrapera pas quelqu'un qui a un siege et n'ouvre jamais l'outil.