许可证使用率：如何正确衡量
许可证使用率，指的是您付费的席位中真正有人使用的比例：在一个固定时间窗口内，活跃用户除以已付费席位。一个工具有 100 个付费席位，过去 30 天有 62 人登录，使用率就是 62%，其余 38 个席位是每月白白流走的钱。只有先确定三件事，这个数字才有意义：时间窗口、什么算活跃，以及席位数从哪里来。
- 使用率 = 活跃用户 ÷ 已付费席位，按固定窗口、按单个工具计算。
- 确定窗口（通常是 30 天），并对所有工具使用同一个窗口。
- 活跃指登录或真实操作，绝不是已开通的账号。
- 对于会自动续约的合同，低于 70% 就要在通知期限前采取行动。
- 按工具衡量。一个总体数字会掩盖那个最该砍掉的工具。
许可证使用率的公式是什么？
公式刻意保持简单。
使用率 =（窗口内活跃用户 ÷ 已付费席位）× 100
全部难点都在三个输入项上，而不在算术上。
| 输入项 | 来源 | 陷阱 |
|---|---|---|
| 已付费席位 | 合同或订购单，而不是管理控制台 | 控制台显示的是已开通账号，可能高于也可能低于您实际付费的数量 |
| 活跃用户 | 厂商的使用或登录报告 | 各厂商对“活跃”的定义不同，信任数字前先读定义 |
| 时间窗口 | 您自己选定，并保持一致 | 不同工具用不同窗口，比较就失去意义 |
什么样的用户才算活跃？
正是在这里，两个团队衡量同一个工具会得出不同答案。选定一个定义并把它写下来。
- 已开通：账号存在。这不是活跃，计入它每次都会得到 100%。
- 已登录：此人在窗口内至少认证过一次。最常用的工作定义，也最容易获得。
- 做过事情：创建、编辑、发送或评论。对于那些打开后就搁置的工具，这才是诚实的定义。
登录是务实的默认选项，因为每家厂商都会提供。对昂贵的工具改用更严格的定义，因为在那里，“打开”和“使用”之间的差距是真金白银。
多少使用率算正常？
没有哪个公开基准能经得起具体环境的检验，所以请把这些区间当作决策阈值，而不是行业数据。真正重要的是每个区间对应的动作。
| 区间 | 含义 | 动作 |
|---|---|---|
| 95% 到 100% | 充分使用，可能席位不足 | 检查是否有人共用账号，或有人在排队等席位 |
| 85% 到 95% | 健康 | 无需动作，继续衡量 |
| 70% 到 85% | 存在余量 | 在续约前回收席位，暂不终止合同 |
| 低于 70% | 在为并不存在的人付费 | 回收席位，并在续约时重新谈判席位数量 |
为一个已结束项目采购的工具会长期远低于 70%。那不是使用率问题，而是一份没人取消的合同。
如何不为每个工具单独做表格？
难的不是做除法，而是每月让每个工具的三个变动数字保持一致。来自演示工作区的实测例子：6 家厂商的 24 个许可证、191 项资产，其中两个工具的席位数已与合同不符，因为有人在年中加了席位。
- 从合同中记录已付费席位数，并把续约日期和通知期限并排记下。
- 在相同窗口内、每月同一天，从各厂商拉取活跃用户数。
- 相除、保存结果、保留历史。一个月只是一个数字；六个月是可以带上谈判桌的趋势。
- 对低于阈值的项目提前标记，要早于通知期限，以便还来得及行动。
历史数据是最常被跳过、也最能赢下谈判的部分。厂商会为某一个糟糕的月份争辩。连续六个月 58% 就不再是论点，而是事实。
您衡量的是使用率还是采用率？
这两个词常被混用，回答的却是不同的问题，团队因此会砍掉一个本来运转良好的工具的席位。
| 使用率 | 采用率 | |
|---|---|---|
| 问题 | 我们是否在为无人使用的席位付费？ | 该用的人是否真的在用？ |
| 分母 | 已付费席位 | 目标用户 |
| 负责方 | IT 与财务 | 采购该工具的团队 |
| 偏低时的处理 | 回收席位，缩减合同规模 | 培训，或者这个工具本就不合适 |
使用率是钱的问题，采用率是产品的问题。先衡量使用率：它能自己把成本赚回来，而且不需要任何人配合。
哪些错误会让数字失真？
五个错误，每一个都会把数字推向可预测的方向。
- 把已开通账号计入。 会把数字推向毫无意义的 100%。
- 混用窗口。 一个工具用 90 天、另一个用 30 天，会让前者显得更健康。
- 从控制台取席位数。 控制台显示已配置的，合同显示您付费的。以合同为准。
- 把所有工具合成一个数字。 平均 88% 的整体里，可能藏着一个 40% 的工具，而那才值得您花一个下午。
- 在通知期限之后才衡量。 那时数字准确，却在未来一年内毫无用处。
使用率偏低该怎么办？
按这个顺序来，因为每一步都会改变下一个数字。
- 回收。 收回离职者和从未登录者的席位。这不花钱，通常能提升好几个百分点。
- 重新分配。 把回收的席位给正在申请的人，而不是另外采购。
- 降级。 有些用户需要的是更便宜的档位，而不是完整席位。
- 重新谈判。 把趋势带到续约谈判中，降低承诺席位数。这只有在通知期限之前才有效，所以该期限要写在数字旁边。
第一步和第二步今天就能做。第四步一年只有一次，而且前提是您没有错过窗口。参见续约提醒该记录什么以及您的协议在 true-down 上允许什么。
应该多久衡量一次？
对高于您设定成本阈值的工具按月衡量，其余按季度，并且在通知期限前一个月务必再测一次。衡量得比您能采取行动的频率还快，只是徒劳；一年只测一次，则意味着在合同自动续约之后才知道。
常见问题
多少许可证使用率算好？
多数团队把 85% 到 95% 视为健康。高于 95% 时，检查是否有人共用账号或在等席位。对于会续约的合同，低于 70% 就该回收席位，并在续约时降低承诺数量。
已开通的账号算活跃用户吗？
不算。已开通只证明有人创建过它。把它计入会让每个工具都接近 100%，恰好掩盖了您要找的浪费。请把登录作为最低定义。
应该用多长的时间窗口？
30 天是常见选择，因为几乎所有厂商都提供，而且多数工作周期都能装得下。窗口本身不如“对所有工具、每个月都用同一个窗口”重要。
使用率低就一定要砍席位吗？
不一定。先看是否有正在进行的推广、季节性团队，或是为已结束项目采购的工具。前两者需要时间，第三者需要的是取消而不是缩减。
没有厂商管理员权限能衡量吗？
可以做一部分。没有厂商使用数据时，您仍可把已付费席位与自己记录中已分配的人数对比，这能发现离职者和未分配席位，但发现不了那些有席位却从不打开工具的人。