Tasa de utilizacion de licencias: como medirla
La tasa de utilizacion de licencias es la parte de los puestos que paga y que alguien usa de verdad: usuarios activos divididos entre puestos pagados, en una ventana fija. Una herramienta con 100 puestos pagados y 62 personas que entraron en los ultimos 30 dias funciona al 62 %, y los otros 38 puestos son dinero que se va cada mes sin contrapartida. La medida solo significa algo cuando fija tres cosas: la ventana, que cuenta como activo y de donde sale el numero de puestos.
- Utilizacion = usuarios activos divididos entre puestos pagados, en una ventana fija, por herramienta.
- Fije la ventana (30 dias es lo habitual) y aplique la misma a todas las herramientas.
- Activo significa un inicio de sesion o una accion real, nunca una cuenta creada.
- Por debajo del 70 % en un contrato que se renueva, actue antes del plazo de preaviso.
- Mida por herramienta. Una cifra global esconde la herramienta que deberia cortar.
¿Cual es la formula de la tasa de utilizacion de licencias?
La formula es deliberadamente simple.
Tasa de utilizacion = (usuarios activos en la ventana / puestos pagados) x 100
Toda la dificultad esta en las tres entradas, no en la aritmetica.
| Entrada | De donde sale | La trampa |
|---|---|---|
| Puestos pagados | El contrato o la orden de compra, no la consola de administracion | La consola muestra cuentas aprovisionadas, que pueden ser mas o menos que lo que usted paga |
| Usuarios activos | El informe de uso o de inicio de sesion del proveedor | Cada proveedor define activo a su manera: lea la definicion antes de fiarse |
| Ventana | Su eleccion, aplicada de forma constante | Cambiar de ventana entre herramientas deja la comparacion sin sentido |
¿Que cuenta como usuario activo?
Aqui es donde dos equipos que miden la misma herramienta obtienen resultados distintos. Elija una definicion y escribala.
- Aprovisionado: la cuenta existe. Eso no es actividad, y contarlo da 100 % siempre.
- Inicio de sesion: la persona se autentico al menos una vez en la ventana. La definicion habitual y la mas facil de obtener.
- Hizo algo: creo, edito, envio o comento. La definicion honesta para herramientas que se abren y se abandonan.
El inicio de sesion es la opcion por defecto porque todos los proveedores lo publican. Pase a la definicion estricta en las herramientas caras, donde la diferencia entre abrir y usar cuesta dinero de verdad.
¿Que tasa de utilizacion es normal?
No hay referencia publicada que sobreviva al contacto con un parque concreto, asi que trate estas bandas como umbrales de decision, no como cifras del sector. Lo que importa es la accion que implica cada banda.
| Banda | Lectura | Accion |
|---|---|---|
| 95 a 100 % | Plenamente usada, quiza con falta de puestos | Compruebe si se comparten credenciales o si hay gente esperando un puesto |
| 85 a 95 % | Sana | Nada, siga midiendo |
| 70 a 85 % | Hay holgura | Recupere puestos antes de la renovacion, aun no corte el contrato |
| Menos del 70 % | Paga por gente que no esta | Recupere puestos y renegocie la cantidad en la renovacion |
Una herramienta comprada para un proyecto terminado se quedara muy por debajo del 70 % y ahi seguira. Eso no es un problema de utilizacion, es un contrato que nadie cancelo.
¿Como medirla sin una hoja por herramienta?
El trabajo no es la division, es mantener alineados tres numeros moviles por herramienta, cada mes. Un ejemplo medido en el espacio de demostracion: 24 licencias de 6 proveedores, 191 activos, y dos herramientas cuyo numero de puestos se habia desviado del contrato porque alguien anadio puestos a mitad de ano.
- Anote los puestos pagados segun el contrato, con la fecha de renovacion y el plazo de preaviso al lado.
- Extraiga los usuarios activos de cada proveedor en la misma ventana, el mismo dia cada mes.
- Divida, guarde el resultado y conserve el historico. Un mes es un numero; seis meses son una tendencia que se lleva a una renegociacion.
- Marque lo que baje de su umbral con tiempo suficiente antes del plazo de preaviso para poder actuar.
El historico es la parte que se salta y la que gana la negociacion. Un proveedor discutira un mes malo. Seis meses al 58 % no es un argumento, es un hecho.
¿Utilizacion o adopcion: cual esta midiendo?
Los dos terminos se usan indistintamente y responden a preguntas distintas, y asi es como un equipo acaba cortando puestos de una herramienta que funciona.
| Tasa de utilizacion | Tasa de adopcion | |
|---|---|---|
| Pregunta | ¿Pagamos puestos que nadie usa? | ¿Los que deberian usarla la usan? |
| Denominador | Puestos pagados | Usuarios previstos |
| Responsable | IT y finanzas | El equipo que compro la herramienta |
| Arreglo si es baja | Recuperar puestos, redimensionar el contrato | Formacion, o la herramienta no es la adecuada |
La utilizacion es una pregunta de dinero. La adopcion es una pregunta de producto. Mida primero la utilizacion: se paga sola y no necesita la cooperacion de nadie.
¿Que errores falsean el numero?
Cinco, y cada uno empuja la tasa en una direccion previsible.
- Contar cuentas aprovisionadas. Empuja la tasa hacia un 100 % inutil.
- Mezclar ventanas. 90 dias en una herramienta y 30 en otra hace que la primera parezca mas sana de lo que es.
- Sacar los puestos de la consola. La consola muestra lo configurado, el contrato lo que usted paga. Use el contrato.
- Fundir todas las herramientas en una cifra. Un parque con media del 88 % puede contener una herramienta al 40 %, que es la que merece su tarde.
- Medir despues del plazo de preaviso. Entonces el numero es exacto e inutil durante un ano.
¿Que hacer con una tasa baja?
En este orden, porque cada paso cambia el numero siguiente.
- Recuperar. Quite puestos a quienes se fueron y a quienes nunca entraron. No cuesta nada y suele subir varios puntos.
- Reasignar. De los puestos recuperados a quien los espera en lugar de comprar nuevos.
- Bajar de plan. Algunos usuarios necesitan un nivel mas barato, no un puesto completo.
- Renegociar. Lleve la tendencia a la renovacion y reduzca los puestos comprometidos. Solo funciona antes del plazo de preaviso, por eso esa fecha va al lado del numero.
Los pasos 1 y 2 estan disponibles hoy. El paso 4 esta disponible una vez al ano, y solo si no perdio la ventana. Vea que registrar para un recordatorio de renovacion y que permite su contrato en true-down.
¿Con que frecuencia hay que medir?
Mensual para las herramientas por encima de un umbral de coste que usted fije, trimestral para el resto, y siempre una vez mas el mes anterior a un plazo de preaviso. Medir mas a menudo de lo que puede actuar es trabajo perdido; medir una vez al ano es enterarse despues de que el contrato se renovo solo.
Preguntas frecuentes
¿Que tasa de utilizacion de licencias es buena?
La mayoria de los equipos considera sano un 85 a 95 %. Por encima del 95 %, compruebe si se comparten credenciales o si hay gente esperando puestos. Por debajo del 70 % en un contrato que se renueva, recupere puestos y reduzca la cantidad comprometida en la renovacion.
¿Debo contar las cuentas aprovisionadas como usuarios activos?
No. Una cuenta aprovisionada solo prueba que alguien la creo. Contarlas devuelve casi el 100 % en todas las herramientas y esconde justo el desperdicio que busca. Use el inicio de sesion como definicion minima.
¿Que ventana debo usar?
Treinta dias es lo habitual porque casi todos los proveedores la publican y la mayoria de los ciclos de trabajo caben dentro. La ventana importa menos que aplicar la misma a todas las herramientas, todos los meses.
¿Una tasa baja significa siempre recortar puestos?
No. Compruebe si hay un despliegue en curso, un equipo estacional, o una herramienta comprada para un proyecto que termino. Los dos primeros necesitan tiempo, el tercero cancelacion mas que redimensionamiento.
¿Puedo medir sin acceso de administrador del proveedor?
En parte. Sin datos de uso del proveedor todavia puede comparar los puestos pagados con las personas asignadas en sus propios registros, lo que detecta bajas y puestos sin asignar. No detectara a quien tiene un puesto y nunca abre la herramienta.
Lea la tasa en vez de reconstruirla.
El espacio de demostracion contiene 24 licencias con sus puestos pagados, las personas asignadas y la fecha de renovacion junto a cada una.
Probar la demo →