Taxa de utilizacao de licencas: como medir
A taxa de utilizacao de licencas e a parte dos lugares que paga e que alguem usa mesmo: utilizadores ativos a dividir pelos lugares pagos, numa janela fixa. Uma ferramenta com 100 lugares pagos e 62 pessoas que entraram nos ultimos 30 dias esta a 62 %, e os outros 38 lugares sao dinheiro que sai todos os meses sem contrapartida. A medida so significa alguma coisa depois de fixar tres pontos: a janela, o que conta como ativo e de onde vem o numero de lugares.
- Utilizacao = utilizadores ativos a dividir pelos lugares pagos, numa janela fixa, por ferramenta.
- Fixe a janela (30 dias e o habitual) e aplique a mesma a todas as ferramentas.
- Ativo significa um inicio de sessao ou uma acao real, nunca uma conta criada.
- Abaixo de 70 % num contrato que se renova, atue antes do prazo de pre-aviso.
- Meca por ferramenta. Um numero global esconde a ferramenta que devia cortar.
Qual e a formula da taxa de utilizacao de licencas?
A formula e propositadamente simples.
Taxa de utilizacao = (utilizadores ativos na janela / lugares pagos) x 100
Toda a dificuldade esta nas tres entradas, nao na aritmetica.
| Entrada | De onde vem | A armadilha |
|---|---|---|
| Lugares pagos | O contrato ou a nota de encomenda, nao a consola de administracao | A consola mostra contas aprovisionadas, que podem ser mais ou menos do que aquilo que paga |
| Utilizadores ativos | O relatorio de uso ou de inicio de sessao do fornecedor | Cada fornecedor define ativo a sua maneira: leia a definicao antes de confiar no numero |
| Janela | A sua escolha, aplicada de forma constante | Mudar de janela entre ferramentas torna a comparacao inutil |
O que conta como utilizador ativo?
E aqui que duas equipas a medir a mesma ferramenta chegam a resultados diferentes. Escolha uma definicao e escreva-a.
- Aprovisionado: a conta existe. Isso nao e atividade, e conta-la da 100 % todas as vezes.
- Iniciou sessao: a pessoa autenticou-se pelo menos uma vez na janela. A definicao de trabalho habitual e a mais facil de obter.
- Fez alguma coisa: criou, editou, enviou ou comentou. A definicao honesta para ferramentas que se abrem e se abandonam.
O inicio de sessao e a escolha por defeito porque todos os fornecedores o publicam. Passe a definicao mais estrita nas ferramentas caras, onde a diferenca entre abrir e usar custa dinheiro a serio.
Que taxa de utilizacao e normal?
Nenhuma referencia publicada sobrevive ao contacto com um parque concreto, por isso trate estas bandas como limiares de decisao e nao como numeros do setor. O que importa e a acao que cada banda implica.
| Banda | Leitura | Acao |
|---|---|---|
| 95 a 100 % | Totalmente usada, talvez com falta de lugares | Verifique se ha credenciais partilhadas ou pessoas a espera de um lugar |
| 85 a 95 % | Saudavel | Nada, continue a medir |
| 70 a 85 % | Alguma folga | Recupere lugares antes da renovacao, ainda nao corte o contrato |
| Abaixo de 70 % | Esta a pagar por pessoas que nao estao la | Recupere lugares e renegoceie a quantidade na renovacao |
Uma ferramenta comprada para um projeto que acabou fica muito abaixo de 70 % e assim permanece. Isso nao e um problema de utilizacao, e um contrato que ninguem cancelou.
Como medir sem uma folha por ferramenta?
O trabalho nao e a divisao, e manter alinhados tres numeros moveis por ferramenta, todos os meses. Um exemplo medido no espaco de demonstracao: 24 licencas de 6 fornecedores, 191 ativos, e duas ferramentas cujo numero de lugares se tinha afastado do contrato porque alguem acrescentou lugares a meio do ano.
- Registe os lugares pagos a partir do contrato, com a data de renovacao e o prazo de pre-aviso ao lado.
- Retire o numero de utilizadores ativos de cada fornecedor na mesma janela, no mesmo dia de cada mes.
- Divida, guarde o resultado e mantenha o historico. Um mes e um numero; seis meses sao uma tendencia que se leva a uma renegociacao.
- Assinale o que ficar abaixo do seu limiar com tempo suficiente antes do prazo de pre-aviso para poder agir.
O historico e a parte que se salta e a parte que ganha a negociacao. Um fornecedor discute um mes mau. Seis meses a 58 % nao sao um argumento, sao um facto.
Utilizacao ou adocao: o que esta a medir?
Os dois termos sao usados um pelo outro e respondem a perguntas diferentes, e e assim que uma equipa acaba a cortar lugares de uma ferramenta que funciona.
| Taxa de utilizacao | Taxa de adocao | |
|---|---|---|
| Pergunta | Estamos a pagar lugares que ninguem usa? | Quem devia usar esta a usar? |
| Denominador | Lugares pagos | Utilizadores previstos |
| Responsavel | TI e financas | A equipa que comprou a ferramenta |
| Correcao se baixa | Recuperar lugares, redimensionar o contrato | Formacao, ou a ferramenta nao e a certa |
A utilizacao e uma questao de dinheiro. A adocao e uma questao de produto. Meca primeiro a utilizacao: paga-se a si propria e nao precisa da cooperacao de ninguem.
Que erros distorcem o numero?
Cinco, e cada um empurra a taxa numa direcao previsivel.
- Contar contas aprovisionadas. Empurra a taxa para uns 100 % inuteis.
- Misturar janelas. 90 dias numa ferramenta e 30 noutra faz a primeira parecer mais saudavel do que e.
- Tirar os lugares da consola. A consola mostra o que esta configurado, o contrato mostra o que paga. Use o contrato.
- Fundir todas as ferramentas num so numero. Um parque com media de 88 % pode conter uma ferramenta a 40 %, e essa merece a sua tarde.
- Medir depois do prazo de pre-aviso. O numero fica exato e inutil durante um ano.
O que fazer com uma taxa baixa?
Por esta ordem, porque cada passo muda o numero seguinte.
- Recuperar. Retire lugares a quem saiu e a quem nunca iniciou sessao. Nao custa nada e costuma subir varios pontos.
- Reatribuir. De os lugares recuperados a quem esta a espera em vez de comprar novos.
- Baixar de nivel. Alguns utilizadores precisam de um plano mais barato, nao de um lugar completo.
- Renegociar. Leve a tendencia a renovacao e reduza os lugares contratados. So funciona antes do prazo de pre-aviso, e por isso essa data fica ao lado do numero.
Os passos 1 e 2 estao disponiveis hoje. O passo 4 esta disponivel uma vez por ano, e so se nao perdeu a janela. Veja o que registar para um lembrete de renovacao e o que o seu contrato permite em true-down.
Com que frequencia deve medir?
Mensalmente para as ferramentas acima de um limiar de custo que defina, trimestralmente para as restantes, e sempre mais uma vez no mes anterior a um prazo de pre-aviso. Medir mais vezes do que consegue agir e trabalho perdido; medir uma vez por ano e saber depois de o contrato se ter renovado sozinho.
Perguntas frequentes
Que taxa de utilizacao de licencas e boa?
A maioria das equipas considera 85 a 95 % saudavel. Acima de 95 %, verifique se ha credenciais partilhadas ou pessoas a espera de lugares. Abaixo de 70 % num contrato que se renova, recupere lugares e reduza a quantidade contratada na renovacao.
Devo contar contas aprovisionadas como utilizadores ativos?
Nao. Uma conta aprovisionada so prova que alguem a criou. Conta-las devolve perto de 100 % em todas as ferramentas e esconde exatamente o desperdicio que procura. Use o inicio de sessao como definicao minima.
Que janela devo usar?
Trinta dias e o habitual porque quase todos os fornecedores a publicam e a maioria dos ciclos de trabalho cabe la dentro. A janela importa menos do que aplicar a mesma a todas as ferramentas, todos os meses.
Uma taxa baixa significa sempre cortar lugares?
Nao. Verifique se ha uma implementacao a decorrer, uma equipa sazonal, ou uma ferramenta comprada para um projeto que acabou. As duas primeiras precisam de tempo, a terceira de cancelamento e nao de redimensionamento.
Posso medir sem acesso de administrador do fornecedor?
Em parte. Sem dados de uso do fornecedor ainda pode comparar os lugares pagos com as pessoas atribuidas nos seus registos, o que apanha saidas e lugares por atribuir. Nao apanha quem tem um lugar e nunca abre a ferramenta.
Leia a taxa em vez de a reconstruir.
O espaco de demonstracao tem 24 licencas com os lugares pagos, as pessoas atribuidas e a data de renovacao ao lado de cada uma.
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