SaaS Sprawl : le problème des 50 outils et sa solution

Le SaaS sprawl désigne le moment où une entreprise de taille moyenne finit par payer plus d'outils logiciels que quiconque en IT ou en finance ne peut en citer de mémoire, généralement au-delà de 40 à 50 outils, avec plusieurs outils qui font le même travail, des sièges dont personne ne se souvient de l'attribution, et aucun responsable unique de la liste complète. La solution n'est pas une purge. C'est un comptage à partir de trois sources recoupées, un propriétaire par outil, et une routine trimestrielle qui garde la liste à jour au lieu de la reconstruire une fois par an lors d'un audit.

Qu'est-ce que le SaaS sprawl, au juste ?

Le SaaS sprawl n'est pas qu'un nombre d'outils élevé. C'est le moment où plus personne dans l'entreprise, ni l'IT, ni la finance, ni un chef d'équipe, ne peut lister tous les abonnements payés sans lancer un audit. Deux entreprises peuvent toutes deux utiliser 40 outils SaaS ; celle où un tableau suit déjà les 40 avec un propriétaire pour chacun n'a pas de sprawl. Celle où la liste doit être reconstruite à partir des relevés de carte bancaire et de suppositions, si.

Le chiffre compte moins que l'absence de responsable. Le sprawl, c'est l'absence d'une réponse unique, à jour et fiable à la question « qu'est-ce qu'on paie et pourquoi », et cet écart apparaît généralement au-delà de 40 à 50 outils pour une entreprise de taille moyenne, car c'est à peu près le point où la mémoire d'une seule personne ne suffit plus.

Comment une équipe se retrouve-t-elle avec 50 outils ou plus ?

Le sprawl vient rarement d'une seule mauvaise décision. Il s'accumule à partir de plusieurs choix individuellement raisonnables.

• Inscription en libre-service avec une carte d'entreprise. N'importe quel employé avec une carte peut démarrer un abonnement payant en quelques minutes, sans étape d'achat qui l'enregistre où que ce soit.
• Essais gratuits qui se transforment en abonnement. Un essai lancé pour tester une fonctionnalité devient un abonnement payant que personne ne se souvient avoir approuvé, la carte s'étant renouvelée automatiquement avant toute vérification.
• Prestataires et équipes rachetées. Un prestataire apporte son propre outil de gestion de projet, ou un rachat apporte toute sa pile logicielle, et les deux restent utilisés bien après qu'on aurait dû vérifier s'ils devaient l'être.
• Solutions ponctuelles par département. Le marketing achète un outil que la finance ne voit jamais, les ventes en achètent un autre que l'IT ne provisionne jamais via le SSO, et chacun se justifie individuellement.
• Aucun propriétaire désigné à l'achat. Sans règle imposant un nom de responsable avant que la carte soit débitée, personne n'est comptable de sa revue future.

Que coûte vraiment le SaaS sprawl au-delà de la ligne d'abonnement ?

Le total des abonnements est le coût visible, et rarement le plus important.

La dépense en doublon est le premier coût caché : deux outils de design, trois outils de suivi de projet, ou une messagerie qui tourne à côté de celle que tout le monde utilise réellement, chacun facturé séparément parce que personne ne les a regroupés par fonction plutôt que par nom d'éditeur.

L'accès non suivi est le second, et le plus sérieux. Chaque outil est un identifiant de plus, et un identifiant que personne ne relit survit à la personne qui l'a demandé. Le risque de conformité d'un compte partagé ou oublié augmente avec le nombre d'outils, pas avec le prix de l'abonnement, et c'est le premier élément qu'un auditeur trouve.

Le troisième coût est le levier de négociation au renouvellement. Un éditeur qui négocie avec une entreprise incapable de dire combien de sièges sont réellement utilisés n'a aucune raison de proposer un meilleur prix, puisque l'entreprise elle-même ne peut pas justifier un nombre plus bas.

Comment retrouver tous les outils réellement payés par l'entreprise ?

Aucune source seule ne donne la liste complète. Trois sources, recoupées entre elles, s'en approchent.

Dans l'espace de démonstration d'InventorIA, le registre compte 24 licences réparties sur 6 fournisseurs, une taille encore assez petite pour qu'une seule personne garde toute la liste en tête. Le sprawl commence généralement dès que l'entreprise dépasse deux ou trois fois ce nombre, et à 50 outils, la mémoire d'une seule personne ne suffit plus, ce qui est justement pourquoi le recoupement à trois sources doit remplacer la mémoire plutôt que la compléter. Ouvrir la démo en direct pour voir à quoi ressemble un registre de cette taille une fois que chaque licence a un propriétaire et un nombre de sièges en face.

Comment réduire les outils en doublon sans provoquer une révolte ?

Supprimer un outil de la mauvaise façon crée plus de résistance que le sprawl lui-même. Un ordre en cinq étapes évite la plupart des frictions.

• Regrouper par fonction, pas par nom d'éditeur. Lister ce que chaque outil fait réellement, pas comment il s'appelle, et repérer toute fonction que trois outils ou plus revendiquent couvrir.
• Demander d'abord à l'utilisateur le plus assidu. Avant que l'IT décide quel doublon survit, demander à la personne qui l'utilise le plus lequel elle garderait et pourquoi ; sa raison révèle souvent une vraie dépendance de workflow, pas une simple préférence.
• Donner 90 jours et un guide de migration. Une coupure du jour au lendemain déclenche la révolte. Un préavis daté avec un mode d'emploi pour l'outil de remplacement, rarement.
• Garder l'outil perdant comme filet de secours pendant un cycle de facturation, pas une année entière, pour laisser le temps à quiconque découvre une dépendance oubliée de le signaler sans que la décision ne soit annulée par défaut.
• Résilier la licence, pas seulement les sièges, une fois l'usage à zéro pendant un cycle complet ; retirer seulement les sièges laisse l'abonnement et la date de renouvellement actifs.

Comment éviter que le nombre d'outils reparte à la hausse ?

Un nettoyage sans routine qui suit n'est que temporaire. Trois habitudes empêchent la reprise.

D'abord, aucune charge sur carte sans propriétaire désigné. Une règle d'achat exigeant un nom de personne pour toute nouvelle charge SaaS, revue le jour même, referme l'écart qui a laissé le sprawl démarrer ; voir le guide de détection du shadow IT pour la version de ce contrôle qui s'applique après coup plutôt qu'à l'achat.

Ensuite, un passage trimestriel, pas annuel. Le guide du taux d'utilisation des licences couvre le chiffre sièges achetés contre sièges utilisés à vérifier chaque trimestre ; un outil dont le taux d'utilisation frôle zéro sur deux trimestres consécutifs est un candidat sérieux à la résiliation.

Enfin, un seul registre que tout le monde consulte avant d'acheter, pour que la première question avant tout nouvel achat soit de savoir si un outil existant fait déjà le travail. Créer son propre registre avant les prochains renouvellements du trimestre, pour que le chiffre soit une donnée connue plutôt qu'une estimation au prochain audit.

Des études de tendance sectorielle comme le rapport annuel Businesses at Work d'Okta suivent le nombre d'applications cloud connectées via le SSO chaque année, l'un des signaux externes les plus clairs que le nombre d'applications continue de grimper quelle que soit la taille de l'entreprise. La Cloud Security Alliance publie des recommandations de gouvernance pour le versant sécurité de cette même croissance, à consulter une fois la liste elle-même sous contrôle.

Questions fréquentes

À partir de combien d'outils SaaS parle-t-on de sprawl ?

Il n'y a pas de seuil fixe, mais au-delà d'environ 40 à 50 abonnements actifs, la plupart des entreprises de taille moyenne perdent la capacité de nommer chaque outil de mémoire, ce qui est la définition pratique du sprawl plutôt qu'un chiffre précis.

Le SaaS sprawl est-il uniquement un problème IT ?

Non. La finance porte la dépense en doublon, la sécurité porte la surface de connexion que chaque outil ajoute, et la conformité porte la piste d'audit ; une correction qui n'implique que l'IT laisse les deux autres de côté.

Quel est le moyen le plus rapide de trouver les outils SaaS cachés ?

Recouper la liste de connexions SSO avec les relevés de carte et notes de frais. Un outil présent sur le relevé de carte mais absent du SSO est soit non géré, soit utilisé avec un identifiant personnel, les deux cas méritant un examen.

Faut-il un logiciel spécial pour corriger le SaaS sprawl ?

Non, un tableau croisant les trois sources ci-dessus suffit pour un premier passage. Un registre dédié devient utile une fois la liste assez longue pour que la tenir à jour à la main commence à dérailler, généralement le moment où le sprawl est devenu un vrai problème.