Glosario ITAM: 50 términos de gestión de activos de TI explicados

Una referencia en lenguaje claro de los 50 términos que encontrarás en la gestión de activos de TI, la gestión de activos de software y la gestión de SaaS. Guarda esta página — todos los demás artículos de nuestra biblioteca enlazan a ella.

A

Activo

Cualquier cosa de valor para una organización que necesita ser rastreada: hardware, software, derechos de licencia, contratos, información.

Registro de activos

El sistema de registro que lista cada activo con propietario, ubicación, estado y etapa del ciclo de vida. Fundamental para ITAM, ISO 27001, SOC 2 y la reconciliación financiera. Más sobre los registros de activos de ISO 27001.

Etiqueta de activo

Un identificador físico o digital (pegatina, código de barras, código QR, RFID) adherido a un activo de hardware para su seguimiento. Buenas prácticas de etiquetado de activos.

Auditoría (de proveedor / de licencias)

Un proceso formal en el que un proveedor de software verifica el consumo de licencias frente a los derechos. Microsoft, Oracle, IBM, Adobe, SAP y Autodesk son los más activos. Defensa ante auditorías de proveedores.

Renovación automática

Una cláusula contractual que renueva automáticamente una suscripción a menos que se notifique dentro de una ventana específica. El valor predeterminado más caro en el software.

B

BYOD (Bring Your Own Device)

Una política en la que los empleados usan dispositivos personales para el trabajo. Menor coste de adquisición; mayor coste de seguridad y soporte. Comparativa de TCO.

Tasa de consumo

En el contexto del SaaS, la tasa a la que se consumen puestos o licencias de un grupo prepagado. Alto consumo = presión de renovación inminente.

C

CapEx vs OpEx

Gasto de capital (compra, amortizada durante años) frente a gasto operativo (suscripción, contabilizada mensualmente). La nube y el SaaS desplazan el gasto en TI de CapEx a OpEx.

CMDB (Base de datos de gestión de la configuración)

Una base de datos que almacena elementos de configuración (CIs) y sus relaciones. Originada en ITIL; se solapa con el registro de activos pero es más amplia.

CI (Elemento de configuración)

Un elemento rastreable en un CMDB — un servidor, un servicio, una base de datos, un equipo de red.

Licencia de usuario concurrente

Una licencia que permite N usuarios simultáneos (frente a N usuarios nominales). Común en software empresarial antiguo; menos frecuente en el SaaS moderno.

Repositorio de contratos

Un almacén centralizado de contratos de proveedores con metadatos analizados (fecha de inicio, fecha de fin, renovación automática, período de preaviso, propietario).

Centro de coste

La unidad contable a la que se asigna un coste — utilizada para la presupuestación y la imputación. Cada contrato debe mapearse a uno.

D

DaaS (Device as a Service)

Un modelo de arrendamiento en el que el hardware se proporciona por suscripción, a menudo incluido el aprovisionamiento y la renovación. HP DaaS, Dell DaaS son ejemplos típicos.

Amortización

La práctica contable de distribuir el coste de un activo a lo largo de su vida útil. El hardware de TI se amortiza típicamente en 36–60 meses.

Descubrimiento (de red / de SaaS)

Detección automatizada de dispositivos en una red o SaaS en uso en una organización. Lansweeper, Microsoft Defender y las integraciones de APIs SaaS hacen esto.

E

EA (Enterprise Agreement)

Un acuerdo de licenciamiento maestro plurianual, típicamente de Microsoft. Agrupa múltiples productos con ajustes anuales y un plazo de 3 años.

EDR (Endpoint Detection and Response)

Software de seguridad en endpoints (CrowdStrike, SentinelOne) — una partida estándar en el TCO del hardware.

Derecho

Lo que has comprado contractualmente — por ejemplo, 50 puestos de Salesforce Enterprise. Se compara con el consumo (usuarios activos) para el cumplimiento y el ajuste.

H

Ciclo de vida del hardware

Las etapas por las que pasa un dispositivo: adquisición → despliegue → en uso → reasignación → baja → eliminación. Guía completa.

I

IdP (Proveedor de identidad)

Un servicio que autentica usuarios — Google Workspace, Microsoft Entra (Azure AD), Okta. La columna vertebral de los flujos de alta/baja.

ITAM (IT Asset Management)

La disciplina de rastrear, optimizar y eliminar los activos de TI de una organización a lo largo de su ciclo de vida.

ITIL

Un marco de mejores prácticas para la gestión de servicios de TI. ITAM es una de sus disciplinas componentes.

ITSM (IT Service Management)

La disciplina paraguas que cubre el service desk, la gestión de incidencias, la gestión de cambios y la gestión de activos. ServiceNow y Jira Service Management son plataformas típicas.

L

Cumplimiento de licencias

Usar el software dentro de los límites de lo que has comprado. El incumplimiento desencadena observaciones de auditoría de proveedores y ajustes.

Optimización de licencias

Reducir el coste de licencias mediante ajuste, reducción de nivel, consolidación de proveedores y renegociación. Manual detallado.

Ajuste de licencias

Ajustar los puestos de pago para que coincidan con el uso real. Típicamente recupera el 15–30% del gasto SaaS en el primer barrido.

Etapa del ciclo de vida

Dónde se encuentra un activo en su ciclo de vida: adquisición, en uso, reasignación, baja, eliminado.

M

MDM (Mobile Device Management)

Software para gestionar de forma centralizada parques de dispositivos móviles y portátiles. Jamf (Apple), Microsoft Intune, Kandji, Mosyle son los típicos.

MTTR (Mean Time to Reclaim)

El tiempo medio entre la desactivación de un empleado que se va y la recuperación de sus licencias. Objetivo: el mismo día para el SaaS conectado al IdP.

O

Onboarding (de empleado)

El proceso de aprovisionar las cuentas, el hardware y el acceso de un nuevo empleado. El espejo del offboarding.

OAuth

El estándar de autorización que usan las aplicaciones SaaS para conceder acceso de terceros a través de tu IdP. La lista de concesiones OAuth es una fuente clave de descubrimiento de shadow IT.

P

PVU (Processor Value Unit)

La métrica de licenciamiento de IBM para middleware, basada en núcleos de procesador. El licenciamiento de sub-capacidad requiere ILMT.

Compras

El proceso de adquirir nuevos activos — hardware, software, servicios — incluida la aprobación, la selección de proveedor y la contratación.

R

Ciclo de renovación

El calendario según el cual se reemplaza el hardware. Típicamente 36, 48 o 60 meses para portátiles, según el rol.

Pipeline de renovaciones

La lista de próximas renovaciones de contratos, normalmente vista en una ventana de 90 días.

Reasignación

Devolver un dispositivo o licencia al grupo disponible cuando un usuario se va y asignarlo a otro. Aplaza el coste de adquisición.

Etiqueta RFID

Una etiqueta de radiofrecuencia que permite el escaneo masivo de activos. Útil para grandes parques pero añade coste. Comparativa de tipos de etiqueta.

S

SAM (Software Asset Management)

El subconjunto de ITAM enfocado en el software. Rastrea derechos de licencias, consumo y cumplimiento.

SaaS (Software as a Service)

Software entregado en la nube y facturado por suscripción, típicamente por puesto o por uso.

Plataforma de gestión de SaaS (SMP)

Una categoría de herramientas enfocadas específicamente en la visibilidad y optimización de SaaS — Zylo, Productiv, Torii. Distinta del ITAM completo.

Shadow IT

Software en uso sin aprobación de TI o finanzas. Típicamente el 30–50% del gasto SaaS de las empresas medianas. Guía de detección.

SOC 2

Un marco de auditoría de seguridad basado en los Criterios de Servicios de Confianza de AICPA. El inventario de activos y la gestión de accesos son controles fundamentales.

SSO (Single Sign-On)

Autenticarse una vez, autenticado en todas partes. El mecanismo del que dependen los flujos de alta/baja impulsados por el IdP.

Suscripción

Un pago SaaS recurrente, mensual o anual.

T

TCO (Total Cost of Ownership)

El coste total de un activo a lo largo de su vida — adquisición, operación, soporte, eliminación. Marco de TCO del hardware.

Reducción de nivel

Pasar a un usuario de un nivel de mayor coste (por ejemplo, M365 E5) a uno de menor coste (E3) cuando no se usan las funcionalidades premium.

True-up

Un ajuste en la cantidad licenciada (y la factura) para reflejar el uso real. Impuesto a menudo tras una auditoría de proveedor.

U

ULA (Unlimited License Agreement)

Una estructura de licenciamiento de Oracle que concede uso ilimitado de productos específicos durante un plazo fijo. A menudo ofrecida para resolver disputas de auditoría.

Tasa de utilización

Usuarios activos ÷ puestos de pago. La métrica más importante de la gestión de licencias.

V

Consolidación de proveedores

Reducir el número de proveedores que ofrecen capacidades similares — eligiendo una herramienta de proyectos entre dos, una herramienta de vídeo entre dos.

Virtualización

Ejecutar múltiples instancias de SO en hardware compartido (VMware, KVM). Importantes implicaciones de licenciamiento, especialmente para Oracle y Microsoft.