Pro Nutzer oder nach Verbrauch: beide Modelle rechnen

Pro-Nutzer-Preise berechnen einen festen Betrag für jeden benannten Nutzer mit Zugriff, der Preis folgt also der Mitarbeiterzahl. Nutzungsbasierte Preise berechnen das, was tatsächlich verbraucht wird, einen API-Aufruf, einen verarbeiteten Datensatz, ein Gigabyte, der Preis folgt also der Aktivität. Beide vor der Unterschrift durchzurechnen bedeutet, zwei Prognosen nebeneinander für denselben 12-Monats-Plan zu erstellen, statt einfach das Modell zu wählen, das der Anbieter anbietet.

Was ist der eigentliche Unterschied zwischen Pro-Nutzer- und Nutzungspreisen?

Pro-Nutzer-Preise berechnen einen benannten, lizenzierten Nutzer, egal ob diese Person das Produkt in diesem Monat öffnet oder nicht. Ein Mitarbeiter dazu, ein Platz dazu, eine Zeile mehr auf der Rechnung; einer weniger sollte die nächste Rechnung senken, wenn die Lizenz tatsächlich deaktiviert und nicht nur ungenutzt gelassen wird.

Nutzungsbasierte Preise berechnen Verbrauch statt Identität: API-Aufrufe, Speichervolumen, verarbeitete Transaktionen, aktive Arbeitsbereiche, oder Plätze, die sich in einem bestimmten Zeitraum tatsächlich eingeloggt haben. Zwei Unternehmen mit gleicher Mitarbeiterzahl können unter einem Nutzungsmodell sehr unterschiedliche Beträge zahlen, weil die Rechnung dem folgt, was die Software tatsächlich getan hat, nicht wer einen Zugang besitzt.

Kein Modell ist an sich günstiger. Pro Nutzer ist eine Steuer auf die Mitarbeiterzahl, Nutzung ist eine Steuer auf die Aktivität. Die richtige Frage ist, welches Modell dem tatsächlichen Kostentreiber des Unternehmens folgt, nicht welches moderner klingt.

Wann ist Pro-Nutzer-Preisgestaltung sinnvoller?

Pro-Nutzer-Preise passen zu Tools, deren Wert mit der Personenzahl statt mit dem Volumen skaliert: ein Design-Tool, ein Projektmanagement-Tool, ein HR-System, alles, wo ein Login ungefähr die gleiche Arbeit leistet wie ein anderes. Sie sind auch leichter zu planen, denn die Kosten fürs nächste Jahr sind die erwartete Mitarbeiterzahl mal Platzpreis, eine einfache Multiplikation statt einer Nutzungsprognose.

Die Falle sind ungenutzte Plätze. Ein Pro-Nutzer-Vertrag berechnet einen täglichen Nutzer genauso wie einen Platz, den vier Monate lang niemand geöffnet hat, und ohne eine Prüfung der Lizenzauslastung bleibt diese Lücke unsichtbar, bis eine Verlängerung eine Neuzählung erzwingt.

Wann ist nutzungsbasierte Preisgestaltung sinnvoller?

Nutzungsbasierte Preise passen zu Tools, deren Wert mit dem Volumen statt mit der Personenzahl skaliert: Infrastruktur, Messaging, Datenverarbeitung, alles, was in Aufrufen oder Bytes statt in Logins gemessen wird. Sie passen auch gut zu einem kleinen oder saisonalen Team, da die Rechnung in einem ruhigen Monat sinkt, statt fix auf der Mitarbeiterzahl des Vorjahres zu bleiben.

Die Falle geht in die andere Richtung als bei Pro Nutzer: Ein Nutzungsspitzenwert, eine fehlerhafte Integrationsschleife, ein erfolgreicher Launch, eine Datenmigration kann die Rechnung innerhalb eines einzigen Abrechnungszyklus vervielfachen, ohne dass eine Nutzerzahl das begrenzt. Ein Vertrag ohne Nutzungsobergrenze, ohne Deckel in der Preistabelle oder zumindest ohne Abrechnungsalarm ist ein Vertrag mit unbegrenztem Worst Case.

Wie rechnet man beide vor der Unterschrift durch?

Erstellen Sie eine 12-Monats-Tabelle mit Ihren eigenen Zahlen, nicht den Beispielzahlen des Anbieters, und wenden Sie beide Preisstrukturen darauf an.

Rechnen Sie dieselbe 12-Monats-Nutzungskurve, einschließlich der erwarteten stärksten und ruhigsten Monate, durch beide Strukturen und vergleichen Sie die Gesamtsumme, nicht nur den Listenpreis. Ein Tool, das pro Nutzer günstiger wirkt, kann nach Anwendung der Saisonkurve teurer sein, und umgekehrt ist genauso häufig.

Was passiert, wenn ein Anbieter beide Modelle mischt?

Viele SaaS-Verträge kombinieren eine Grundgebühr pro Nutzer mit verbrauchsabhängigen Zusatzposten obendrauf, etwa eine Plattformgebühr pro Nutzer plus eine Gebühr pro Aufruf für eine API-Funktion. Prüfen Sie den Vertrag auf beide Zähler getrennt: die Nutzerzahl, die die Grundgebühr bestimmt, und die Verbrauchseinheit, die den Zusatzposten bestimmt, denn eine Verlängerungsverhandlung über den falschen Zähler ändert nichts an der Rechnung.

Behandeln Sie einen Hybridvertrag als zwei übereinandergestapelte Verträge, nicht als eine einzelne Verhandlungslinie.

Wie verhandelt man, welches Modell auch immer angeboten wird?

Bei einem Pro-Nutzer-Vertrag einen gestaffelten oder mit wachsender Nutzerzahl sinkenden Preis pro Platz verhandeln, und eine Absenkungsklausel verlangen, die die Platzzahl bei Verlängerung sinken lässt, wenn die Nutzungsdaten das belegen; auf ein Preiserhöhungsschreiben antworten mit den eigenen Nutzungszahlen, statt den Verlängerungstarif einfach zu akzeptieren.

Bei einem Nutzungsvertrag einen Tarif verhandeln, der bei höheren Volumenstufen sinkt, und eine monatliche Nutzungsobergrenze oder einen Überschreitungsalarm im Vertrag festschreiben lassen, nicht nur als Dashboard-Einstellung, die niemand überwachen muss. In InventorIA lässt sich jede Lizenz mit einem Vertragsdatensatz verknüpfen, der Anbieter, Kosten sowie Start- und Enddatum enthält, sodass Verlängerungsdatum und Kosten zusammen mit der Platzzahl erfasst sind, statt in einem PDF zu liegen, das zwischen zwei Verlängerungen niemand wieder öffnet.

Häufige Fragen

Ist nutzungsbasierte Preisgestaltung immer günstiger als pro Nutzer?

Nein. Sie ist meist bei geringem oder gleichbleibendem Volumen günstiger und kann teurer werden als pro Nutzer, sobald der Verbrauch über den vom Anbieter kalkulierten Punkt hinauswächst, weshalb beide gegen dieselbe 12-Monats-Kurve durchgerechnet werden sollten statt nur die Tarife zu vergleichen.

Kann ein Unternehmen mitten im Vertrag von Pro-Nutzer auf Nutzung wechseln?

Nur wenn der Vertrag das erlaubt oder der Anbieter einer Änderung zustimmt; die meisten SaaS-Verträge legen die Preisstruktur für die Laufzeit fest, der Wechsel ist also eine Verhandlung zum Verlängerungszeitpunkt, keine Anfrage mitten im Vertrag.

Was sind die größten versteckten Kosten bei Pro-Nutzer-Preisen?

Ungenutzte Plätze. Ein vergebener, aber selten genutzter Platz wird zum vollen Tarif abgerechnet, bis ihn jemand deaktiviert, weshalb eine regelmäßige Prüfung der Lizenzauslastung bei Pro-Nutzer-Preisen wichtiger ist als bei nutzungsbasierten.

Was sind die größten versteckten Kosten bei nutzungsbasierten Preisen?

Eine unbegrenzte Spitze. Ohne vertragliche Obergrenze oder Abrechnungsalarm kann eine fehlerhafte Integrationsschleife oder ein ungewöhnlich aktiver Monat die Rechnung vervielfachen, ohne dass eine Nutzerzahl als Deckel wirkt.

Wie erkennt man, welches Modell ein neuer Anbieter nutzen sollte?

Fragen Sie, ob der Wert des Tools mit Personen oder mit Volumen skaliert. Ein Tool, bei dem ein Login ungefähr die gleiche Arbeit leistet wie ein anderes, passt zu Pro Nutzer; ein Tool, das in Aufrufen, Datensätzen oder Bytes gemessen wird, passt meist besser zu Nutzung.