Por assento ou por uso: como modelar os dois preços

O preço por assento cobra um valor fixo por cada usuário nomeado com acesso, então o custo acompanha o quadro de funcionários. O preço por uso cobra pelo que é realmente consumido, uma chamada de API, um registro processado, um gigabyte, então o custo acompanha a atividade. Modelar os dois antes de assinar significa montar duas projeções lado a lado sobre o mesmo plano de 12 meses, não escolher o modelo que o fornecedor oferece por padrão.

Qual é a diferença real entre preço por assento e por uso?

O preço por assento cobra um usuário nomeado e licenciado, abra ou não o produto naquele mês. Adicionar um funcionário adiciona um assento e uma linha na fatura; remover um deveria reduzir a próxima fatura, se a licença for de fato desativada e não apenas deixada ociosa.

O preço por uso cobra o consumo em vez da identidade: chamadas de API, volume de armazenamento, transações processadas, espaços de trabalho ativos, ou assentos que realmente fizeram login em um período. Duas empresas com o mesmo quadro de funcionários podem pagar valores muito diferentes num modelo de uso, porque a fatura acompanha o que o software realmente fez, não quem tem um login.

Nenhum modelo é inerentemente mais barato. Por assento é um imposto sobre o quadro de funcionários; uso é um imposto sobre a atividade. A pergunta certa é qual acompanha o real fator de custo da empresa, não qual soa mais moderno.

Quando o preço por assento faz mais sentido?

O preço por assento combina com ferramentas cujo valor escala com pessoas em vez de volume: uma ferramenta de design, um gestor de projetos, um sistema de RH, qualquer coisa em que um login faça mais ou menos o mesmo trabalho que outro. Também é mais fácil de prever, já que o custo do próximo ano é o quadro de funcionários esperado multiplicado pelo preço do assento, uma multiplicação simples em vez de uma projeção de uso.

A armadilha são os assentos ociosos. Um contrato por assento cobra igual de um usuário diário e de um assento que ninguém abre há quatro meses, e sem uma verificação da taxa de utilização de licenças, essa lacuna fica invisível até uma renovação forçar uma recontagem.

Quando o preço por uso faz mais sentido?

O preço por uso combina com ferramentas cujo valor escala com volume em vez de pessoas: infraestrutura, mensagens, processamento de dados, tudo medido em chamadas ou bytes em vez de logins. Também combina bem com uma equipe pequena ou sazonal, já que a fatura encolhe num mês tranquilo em vez de ficar fixa no quadro de funcionários do ano passado.

A armadilha vai na direção oposta à do assento: um pico de uso, um loop de integração com defeito, um lançamento bem-sucedido, uma migração de dados, pode multiplicar a fatura dentro de um único ciclo de faturamento sem nenhum número de assentos para limitar isso. Um contrato sem teto de uso, sem limite na tabela de tarifas, ou pelo menos sem um alerta de faturamento, é um contrato com um pior cenário sem limite.

Como modelar os dois antes de assinar?

Monte uma tabela de 12 meses com seus próprios números, não os exemplos do fornecedor, e rode as duas estruturas de preço sobre ela.

Rode a mesma curva de uso de 12 meses, incluindo os meses mais e menos movimentados esperados, nas duas estruturas e compare o total, não só a tarifa de capa. Uma ferramenta que parece mais barata por assento pode custar mais depois de aplicada a curva sazonal, e o contrário é igualmente comum.

O que acontece quando um fornecedor mistura os dois modelos?

Muitos contratos SaaS combinam uma taxa base por assento com complementos medidos em cima, uma taxa de plataforma por usuário mais uma cobrança por chamada para um recurso de API, por exemplo. Leia o contrato procurando os dois medidores separadamente: o número de assentos que determina a taxa base, e a unidade de consumo que determina o complemento, porque negociar uma renovação no medidor errado não muda nada na fatura.

Trate um contrato híbrido como dois contratos empilhados, não como uma única linha a negociar.

Como negociar seja qual for o modelo oferecido?

Para um contrato por assento, negocie uma tarifa escalonada ou decrescente por assento conforme o quadro cresce, e peça uma cláusula de redução que permita ao número de assentos cair na renovação se os dados de uso justificarem; responda a uma carta de aumento de preço com seus próprios números de uso em vez de aceitar a tarifa de renovação como está.

Para um contrato por uso, negocie uma tarifa que caia em níveis de volume mais altos, e peça um teto mensal de uso ou um alerta de excedente escrito no contrato, não só disponível como configuração de painel que ninguém é obrigado a vigiar. Na InventorIA, cada licença pode ser vinculada a um registro de contrato com fornecedor, custo, data de início e data de término, de modo que a data de renovação e o custo ficam registrados junto ao número de assentos, em vez de ficarem num PDF que ninguém reabre entre renovações.

Perguntas frequentes

O preço por uso é sempre mais barato que por assento?

Não. Costuma ser mais barato em volume baixo ou estável e pode ficar mais caro que por assento quando o consumo cresce além do ponto que o fornecedor calculou, por isso os dois precisam ser modelados contra a mesma curva de 12 meses em vez de comparados só pela tarifa.

É possível mudar de por assento para por uso no meio do contrato?

Só se o contrato permitir ou o fornecedor concordar em alterá-lo; a maioria dos acordos SaaS trava a estrutura de preço durante o prazo, então a mudança é uma negociação de renovação, não um pedido no meio do contrato.

Qual é o maior custo oculto do preço por assento?

Assentos ociosos. Um assento concedido mas pouco usado é cobrado na tarifa cheia até alguém desativá-lo, por isso uma verificação periódica de utilização de licenças importa mais no modelo por assento do que no de uso.

Qual é o maior custo oculto do preço por uso?

Um pico sem limite. Sem um teto contratual ou alerta de faturamento, um loop de integração com defeito ou um mês incomumente movimentado pode multiplicar a fatura sem nenhum número de assentos agindo como teto.

Como saber qual modelo um novo fornecedor deveria usar?

Pergunte se o valor da ferramenta escala com pessoas ou com volume. Uma ferramenta em que um login faz mais ou menos o mesmo trabalho que outro combina com por assento; uma ferramenta medida em chamadas, registros ou bytes geralmente combina melhor com por uso.