Seguimiento de periféricos: qué registrar y qué no

Registre un periférico de forma individual cuando merezca la pena recuperarlo, contenga datos o credenciales, o siga asignado a una misma persona durante años, lo que en la práctica significa monitores, bases de conexión, llaves de seguridad y discos externos. Cuente todo lo demás, teclados, ratones, cables y adaptadores, como stock común por cantidad. Elija un umbral de valor, escriba la regla y aplíquela siempre igual, y así el registro se mantiene exacto sin convertirse en un segundo trabajo.

¿Hay que registrar monitores, bases de conexión y teclados?

Hay dos formas de equivocarse. Si no registra nada, vuelve a comprar monitores que ya tiene, pierde bases sin darse cuenta y no puede decir cuánto cuesta un puesto de trabajo. Si lo registra todo, alguien tiene que etiquetar y actualizar cientos de objetos baratos, y a los pocos meses nadie lo hace, así que el registro entero pierde credibilidad.

La solución es una línea trazada a propósito. Decida qué es individual, qué es stock común y qué se ignora, y guarde esa decisión en un solo lugar.

¿Qué periféricos reciben una ficha individual?

Úselo como punto de partida y ajuste el tratamiento a su propia política.

Es una decisión de política, no una regla de una norma. La ISO/IEC 27001, descrita en la página de ISO sobre la norma, espera un inventario de los activos vinculados al tratamiento de la información y deja a la organización decidir qué cuenta, así que su umbral por escrito es lo que querrá ver un auditor. Nuestra guía del registro de activos ISO 27001 muestra cómo se ve en la práctica.

¿Cómo se fija el umbral?

Haga tres preguntas sobre cualquier periférico. Un sí a cualquiera le da una ficha individual.

• ¿Lo volvería a comprar si desapareciera? Si la respuesta es sí y el precio es lo bastante alto como para importar, regístrelo. Fije el límite de valor en el precio del objeto más barato por el que realmente iría a reclamar a alguien.
• ¿Contiene datos o credenciales? Los discos, las llaves de seguridad y algunos teléfonos y tabletas los contienen. Necesitan ficha sin importar lo que cuesten, porque perder uno es un incidente de seguridad, no una compra.
• ¿Está asignado a una persona concreta durante mucho tiempo? Un monitor en el escritorio de alguien durante tres años pertenece al registro a su nombre, para que vuelva cuando la persona se vaya.

Revise la línea una vez al año. Si el precio de los monitores o las bases ha cambiado, o empieza a comprar auriculares premium, puede que el umbral deba moverse.

¿Cómo controlar el stock común sin números de serie?

Los elementos de stock común no necesitan un número de serie cada uno. Necesitan cuatro datos por tipo de objeto:

• Cantidad disponible en cada lugar de almacenamiento.
• Nivel de reposición: la cantidad a la que compra más.
• Pertenencia a kits estándar: qué kits incluyen el objeto, por ejemplo el kit estándar de nueva incorporación.
• Último recuento: la fecha en que alguien revisó físicamente la estantería.

Basta un recuento mensual breve de la estantería. Registre las salidas en bloque, por ejemplo tres teclados entregados a las nuevas incorporaciones de la semana, para que la cantidad sea correcta sin una ficha por teclado. El kit estándar se describe en nuestra checklist de equipo informático para nuevas altas.

¿Se etiqueta el monitor o el escritorio?

Ambas opciones funcionan, y la elección depende de si el objeto pertenece a una persona o a un lugar.

• Asignado a una persona: un monitor que se lleva a casa o una base que viaja con un portátil. Etiquete el objeto y asígnelo a la persona.
• Fijo en un escritorio o sala: una pantalla de sala de reuniones o un monitor de puesto compartido. Etiquete el objeto y fije su ubicación, no una persona.
• Se mueve entre ambos: mantenga siempre una persona o ubicación en la ficha y cámbiela cuando el objeto se mueva.

Elija lo que elija, mantenga la etiqueta en el propio objeto y aplíquela de forma coherente. La elección del tipo de etiqueta y de la numeración se trata en buenas prácticas de etiquetado de activos. InventorIA registra la asignación, el estado y la ubicación de cada activo de hardware, y puede probarlo en la demo en vivo.

¿Qué pasa con los periféricos en la salida y en la baja?

Los periféricos son lo más fácil de olvidar cuando alguien se va, porque son pequeños y viven en casa o en un cajón. Ponga los que tienen ficha individual en la lista de devolución de quien se va, y deje que los de stock común se vuelvan a contar en el almacén.

La baja exige más cuidado con todo lo que almacena datos. Los discos externos deben borrarse y anotarse el borrado, y las llaves de seguridad revocarse antes de reutilizarse o desecharse. La rutina completa está en baja de activos TI y certificados de borrado, y el final de la vida de un objeto forma parte del ciclo de vida del hardware. Para montarlo en un registro, cree un espacio de trabajo e importe lo que registra hoy.

Preguntas frecuentes

¿Hay que registrar los monitores en un inventario de TI?

Normalmente sí. Un monitor tiene valor suficiente para volver a comprarlo, dura años y suele estar asignado a una persona o a un puesto, así que una ficha individual se amortiza cuando alguien se va o un objeto desaparece.

¿Hay que controlar teclados y ratones?

Normalmente no de forma individual. Trátelos como stock común: cuente la cantidad, anote la ubicación y fije un nivel de reposición, salvo que su política o una auditoría exijan más.

¿Cómo decidir qué periféricos registrar?

Pregúntese si lo volvería a comprar si desapareciera, si contiene datos o credenciales y si está asignado a una persona concreta. Un sí significa ficha individual; si no, cuéntelo como stock.

¿Las bases de conexión necesitan etiqueta de activo?

En la mayoría de los casos sí. Son caras, suelen moverse con el portátil y tienen firmware que mantener, así que una etiqueta y una persona asignada facilitan encontrarlas y recuperarlas.