Checklist de equipo informático para nuevas altas
Una checklist de equipo informático para una nueva incorporación tiene cuatro partes: qué pedir antes de la fecha de inicio, qué configurar y registrar antes de la entrega, qué entregar el primer día y qué comprobar durante la primera semana. En ese orden, la persona entra a las 9 con un portátil que funciona y usted tiene desde el primer minuto una ficha asignada y con número de serie, en lugar de reconstruirla meses después a partir de correos antiguos.
- Pida el kit al menos una semana antes de la fecha de inicio, para que una entrega tardía no se convierta en un problema del primer día.
- Configure y registre antes de la entrega: número de serie, etiqueta de activo, modelo y nombre de la persona a la que se asigna.
- Entregue en persona o por envío con seguimiento, con un acuse de recibo breve que firme la persona.
- Compruebe durante la primera semana que todo funciona y que no falta nada en la ficha.
- Redacte la ficha del primer día para que sirva también como lista de devolución cuando la persona se vaya.
¿Qué debe incluir un kit informático del primer día?
Mantenga el kit corto e igual para cada puesto, y añada elementos solo por excepción. Un kit estándar es más fácil de pedir, almacenar y auditar que uno a medida para cada persona.
| Elemento | Por qué está en el kit | Qué registrar |
|---|---|---|
| Portátil | La herramienta de trabajo principal | Número de serie, etiqueta de activo, modelo, fin de garantía |
| Cargador y cable | El portátil no sirve sin él | Cuéntelo con el portátil, sin ficha aparte |
| Monitor y base de conexión | Puestos de oficina y muchas configuraciones híbridas | Número de serie y etiqueta de cada uno, porque merece la pena seguirlos |
| Teclado y ratón | Comodidad diaria | Solo la cantidad, salvo que su política indique otra cosa |
| Auriculares o webcam | Reuniones desde la primera mañana | Cantidad, o una ficha si controla por encima de un umbral de valor |
| Llave de seguridad o token MFA | Credencial de identidad: si se pierde, hay que revocarla | Número de serie y persona a la que se entrega |
| Teléfono o SIM, si el puesto lo requiere | Localización y códigos de doble factor | Número, serie del dispositivo, contrato con el operador |
Las cuentas no son hardware, pero van en la misma checklist: correo, inicio de sesión único, herramienta de chat y las licencias del puesto. Nuestra guía sobre la gestión del equipo de empleados remotos cubre el envío.
¿Qué se hace antes de la fecha de inicio?
La mayoría de los fallos del primer día se deciden la semana anterior. Trabaje hacia atrás desde la fecha de inicio.
- Confirme por escrito con RR. HH. la fecha de inicio, el puesto y el lugar de trabajo.
- Pida desde la lista del kit estándar, o saque de stock, y anote la fecha de entrega prevista.
- Reserve la etiqueta de activo y las licencias del puesto antes de que llegue el hardware.
- Al recibirlo, capture el número de serie por escaneo o importación, nunca a mano. El método está en seguimiento de números de serie sin teclearlos.
- Inscriba el dispositivo en su herramienta de gestión, instale el software estándar y actualice el sistema operativo.
- Pruebe la configuración iniciando sesión como lo haría la nueva persona, con una cuenta de prueba si la tiene.
- Empaquete el kit, o déjelo preparado en un escritorio, con una guía de una página para el primer inicio de sesión.
¿Cómo se entrega el kit el primer día?
La entrega es una rutina corta y fija. Una checklist la mantiene igual para la décima incorporación que para la primera.
- Reciba a la persona y entregue el kit, o confirme que llegó el envío con seguimiento.
- Haga juntos el primer inicio de sesión, el gestor de contraseñas y la autenticación multifactor.
- Compruebe cada elemento con la ficha: el número de serie de la etiqueta coincide con el del registro.
- Pida que firme o confirme un acuse de recibo con cada elemento y su etiqueta.
- Explique cómo comunicar un problema y a quién avisar si algo se pierde o se roba. Los pasos están en nuestro procedimiento para un portátil perdido.
- Registre la fecha de entrega y marque el estado como asignado.
¿Qué se registra de cada elemento?
Una ficha por elemento, rellenada en el momento y no después. Los marcos de control consideran una lista exacta de activos como punto de partida, por ejemplo el control CIS 1, inventario y control de activos empresariales. Una ficha del primer día solo necesita unos campos:
- Número de serie y su propia etiqueta de activo, vinculados.
- Modelo, fecha de compra y fin de garantía.
- Persona asignada, departamento y ubicación.
- Fecha de entrega y quién la realizó.
- Estado: en stock, asignado, en reparación, devuelto, retirado.
InventorIA guarda estos datos en el registro de hardware, con asignación, estado, garantía y ubicación en cada activo, e importa un CSV para cargar una entrega de una vez. Puede ver el diseño en la demo en vivo.
¿Qué se comprueba durante la primera semana?
La entrega no cierra la incorporación. Una breve revisión unos días después detecta los problemas que nadie menciona el primer día.
- Pregunte si falta algo, si algo molesta o no funciona, y corríjalo mientras está reciente.
- Compruebe que el dispositivo reporta a su herramienta de gestión y tiene las actualizaciones al día.
- Confirme que cada licencia que necesita el puesto está asignada y en uso.
- Compare el registro con lo que la persona tiene realmente y corrija cualquier diferencia.
- Cierre la tarea de incorporación solo cuando la ficha y el hardware coincidan.
¿Cómo hacer coincidir la incorporación con la salida?
La salida más sencilla es aquella en la que la lista de devolución ya existe. Si la ficha del primer día enumera cada elemento, etiqueta y número de serie entregado, su checklist de salida de TI solo tiene que leer esa lista y marcar cada línea. Sin ella, se adivina qué debe devolver quien se va.
Trate ambas como un solo ciclo. Todo lo entregado al incorporarse se recupera, se borra y se repone en stock o se retira al salir, como se describe en baja de activos TI y certificados de borrado. Para empezar con un registro que ya lo permite, cree un espacio de trabajo e importe su lista actual.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una checklist de equipo informático para nuevas altas?
El hardware del kit estándar, las cuentas y licencias del puesto, un paso de configuración y registro antes de la entrega, un acuse de recibo firmado el primer día y una comprobación en la primera semana de que todo funciona y coincide con el registro.
¿Con cuánta antelación se pide el equipo de una nueva persona?
En cuanto se acepta la oferta, y al menos una semana antes de la fecha de inicio, para detectar una entrega retrasada o un dispositivo defectuoso antes de que la persona esté esperando.
¿Hace falta un acuse de recibo firmado para el equipo?
No es un requisito legal en todos los sitios, pero es una buena práctica: muestra quién recibió qué y cuándo, y da una base clara para la conversación de devolución. Si tiene dudas, consulte la normativa laboral local.
¿Quién debe encargarse de la ficha del kit de incorporación?
Una persona designada de TI u operaciones es responsable, y el registro es la fuente única. RR. HH. aporta la fecha de inicio y el puesto, TI aporta el hardware y la ficha.
Empiece cada alta con una ficha
Asigne cada elemento a la nueva persona en la entrega y la salida tendrá una lista de devolución ya preparada.
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