Checklist de equipamento de TI para novos colaboradores

Uma checklist de equipamento de TI para um novo colaborador tem quatro partes: o que encomendar antes da data de início, o que configurar e registar antes da entrega, o que entregar no primeiro dia e o que confirmar durante a primeira semana. Por esta ordem, a pessoa entra às 9h com um portátil que funciona, e você tem desde o primeiro minuto um registo atribuído e com número de série, em vez de o reconstruir meses depois a partir de e-mails antigos.

O que deve incluir um kit de TI do primeiro dia?

Mantenha o kit curto e igual para cada função, e acrescente itens apenas por exceção. Um kit padrão é mais fácil de encomendar, armazenar e auditar do que um à medida para cada contratação.

As contas não são hardware, mas fazem parte da mesma checklist: e-mail, início de sessão único, ferramenta de chat e as licenças da função. O nosso guia sobre a gestão de equipamento de colaboradores remotos trata do envio.

O que fazer antes da data de início?

A maioria das falhas do primeiro dia decide-se na semana anterior. Trabalhe para trás a partir da data de início.

1. Confirme por escrito com os RH a data de início, a função e o local de trabalho.
2. Encomende a partir da lista do kit padrão, ou retire do stock, e anote a data de entrega prevista.
3. Reserve a etiqueta de ativo e as licenças da função antes de o hardware chegar.
4. Quando chegar, capture o número de série por leitura ou importação, nunca à mão. O método está em acompanhar números de série sem os digitar.
5. Inscreva o dispositivo na sua ferramenta de gestão, instale o software padrão e atualize o sistema operativo.
6. Teste a configuração iniciando sessão como o novo colaborador o faria, com uma conta de teste se possível.
7. Embale o kit, ou prepare-o numa secretária, com um guia de uma página para o primeiro início de sessão.

Como entregar o kit no primeiro dia?

A entrega é uma rotina curta e fixa. Uma checklist mantém-na igual na décima contratação e na primeira.

• Receba a pessoa e entregue o kit, ou confirme que o envio com rastreio chegou.
• Faça em conjunto o primeiro início de sessão, o gestor de palavras-passe e a autenticação multifator.
• Verifique cada item com o registo: o número de série da etiqueta coincide com o do registo.
• Peça que assine ou confirme uma declaração de receção com cada item e a sua etiqueta.
• Explique como comunicar um problema e a quem avisar se algo se perder ou for roubado. Os passos estão no nosso procedimento para portátil perdido.
• Registe a data de entrega e marque o estado como atribuído.

O que registar em cada item?

Um registo por item, preenchido na hora e não depois. Os referenciais de controlo tratam uma lista exata dos ativos como ponto de partida, por exemplo o controlo CIS 1, inventário e controlo de ativos empresariais. Um registo do primeiro dia precisa apenas de alguns campos:

• Número de série e a sua própria etiqueta de ativo, ligados entre si.
• Modelo, data de compra e fim da garantia.
• Pessoa atribuída, departamento e localização.
• Data de entrega e quem a fez.
• Estado: em stock, atribuído, em reparação, devolvido, retirado.

O InventorIA guarda estes dados no registo de hardware, com atribuição, estado, garantia e localização em cada ativo, e importa um CSV para carregar uma entrega de uma só vez. Pode ver o aspeto na demonstração ao vivo.

O que confirmar na primeira semana?

A entrega não termina a integração. Uma verificação breve alguns dias depois apanha os problemas que ninguém menciona no primeiro dia.

• Pergunte se falta alguma coisa, se algo incomoda ou não funciona, e corrija enquanto está fresco.
• Confirme que o dispositivo reporta à sua ferramenta de gestão e tem as atualizações em dia.
• Confirme que cada licença de que a função precisa está atribuída e a ser usada.
• Compare o registo com o que a pessoa realmente tem e corrija qualquer diferença.
• Só feche a tarefa de integração quando o registo e o hardware concordarem.

Como fazer a entrada coincidir com a saída?

A saída mais simples é aquela em que a lista de devolução já existe. Se o registo do primeiro dia lista cada item, etiqueta e número de série entregue, a sua checklist de saída de TI só tem de reler essa lista e assinalar cada linha. Sem ela, adivinha-se o que quem sai deve devolver.

Trate ambos como um só ciclo. Tudo o que é entregue na entrada é recuperado, apagado e reposto em stock ou retirado na saída, como descrito em abate de ativos de TI e certificados de eliminação de dados. Para começar com um registo que já o permite, crie um espaço de trabalho e importe a sua lista atual.

Perguntas frequentes

O que deve incluir uma checklist de equipamento de TI para novos colaboradores?

O hardware do kit padrão, as contas e licenças da função, um passo de configuração e registo antes da entrega, uma declaração de receção assinada no primeiro dia e uma verificação na primeira semana de que tudo funciona e coincide com o registo.

Com que antecedência se encomenda o equipamento de um novo colaborador?

Assim que a proposta é aceite, e pelo menos uma semana antes da data de início, para detetar uma entrega atrasada ou um dispositivo com defeito antes de a pessoa estar à espera.

É preciso uma declaração de receção assinada para o equipamento?

Não é um requisito legal em todo o lado, mas é uma boa prática: mostra quem recebeu o quê e quando, e dá uma base clara para a conversa de devolução na saída. Em caso de dúvida, consulte as regras laborais locais.

Quem deve ser responsável pelo registo do kit de integração?

Uma pessoa designada de TI ou operações é a responsável, e o registo é a fonte única. Os RH fornecem a data de início e a função, a TI fornece o hardware e o registo.