Empréstimo e devolução de equipamentos compartilhados

O processo mais simples de empréstimo e devolução é um registro por dispositivo compartilhado com quatro informações: quem o tem agora, a data de saída, a data prevista de devolução e a condição. O responsável é anotado antes de o dispositivo sair da prateleira, e na devolução ele é apagado e o status volta para Disponível. O processo falha no dia em que se torna opcional: o registro precisa ser a única forma de levar um dispositivo.

Quais dispositivos precisam de controle de saída?

O controle de saída é para dispositivos que várias pessoas podem pegar emprestados: notebooks de empréstimo para visitantes e estagiários, celulares e tablets de teste, equipamento de demonstração para eventos, equipamentos de salas de reunião, carregadores e adaptadores de viagem. Um notebook atribuído a um funcionário não precisa de saída, precisa de atribuição, tratada na lista de equipamentos para novos contratados.

O teste é simples: se o dispositivo não pertence de forma permanente a ninguém e qualquer pessoa de um grupo definido pode levá-lo, ele recebe um registro de saída. Itens pequenos, como mouses e cabos, normalmente não, como explica o controle de periféricos.

O que contém um registro de saída?

Seis campos cobrem quase todos os casos, e nenhum deve levar mais que alguns segundos.

Anote uma pessoa, não um departamento. Não dá para pedir ao "marketing" que traga o dispositivo de volta; a um responsável com nome, dá.

Qual é o processo de saída e devolução em cinco passos?

1. Localize o dispositivo no registro pela etiqueta ou número de série e confirme que o status é Disponível.
2. Anote o responsável e a data de devolução antes de o dispositivo sair da prateleira.
3. Entregue com o carregador e anote a condição na saída.
4. Na devolução, registre a data, apague o responsável e volte o status para Disponível.
5. Verifique a condição na volta. Se algo estiver errado, mude o status para Reparo para que a próxima pessoa não o leve.

A ordem importa. Registrar depois da entrega é como dispositivos ficam sem registro algum, porque quem entrega já está atendendo o pedido seguinte. Colocar uma etiqueta em cada dispositivo compartilhado, como descrito nas boas práticas de etiquetagem de ativos, transforma o primeiro passo em consulta em vez de busca.

Como associar os estados de empréstimo ao seu registro?

Você não precisa de um módulo de empréstimo especial para começar. A maioria dos registros já tem os estados que importam. A InventorIA guarda para cada ativo um status (Implantado, Disponível ou Reparo), um proprietário e um local, e a tabela de hardware de exemplo da página inicial mostra os três em ação. Dos seis dispositivos de exemplo, quatro estão implantados com uma pessoa com nome, um iPad está disponível em Paris HQ sem proprietário e um ThinkPad está em reparo no mesmo local.

A saída são então duas alterações em um registro: definir o proprietário e mudar de Disponível para Implantado; na devolução, desfazer as duas. A demonstração ao vivo mostra a tabela de hardware com esses status. Se o seu registro não tem campo para a data de devolução, guarde-a em uma nota do registro ou em uma coluna da exportação CSV.

O que dá errado e como detectar?

Três falhas explicam a maioria dos dispositivos de empréstimo perdidos.

• O empréstimo que nunca acaba. Alguém leva um notebook para uma viagem e fica com ele um ano. Uma revisão semanal filtrando por Implantado com data de devolução vencida o encontra em cinco minutos.
• A entrega informal. Quem pegou passa o dispositivo a um colega. Peça que sempre devolvam à prateleira, nunca repassem, e o registro continua verdadeiro.
• O dispositivo no lugar errado. Um tablet devolvido em outro escritório nunca chega à sua prateleira. Registre o local na devolução, além do status.

Quando um dispositivo não volta após um lembrete, trate-o como perdido e siga o procedimento de notebook perdido. Para quem trabalha fora do escritório, os equipamentos de funcionários remotos cobrem envio e devolução.

Por que um registro de saída limpo importa além da organização?

Um registro de empréstimo é a prova de que você sabe onde um dispositivo está e quem responde por ele. O National Institute of Standards and Technology observa em seu guia de práticas de gestão de ativos de TI (em inglês) que um sistema de ativos físicos pode dizer onde um computador está, enquanto uma gestão de ativos completa também cobre como eles estão sendo usados. Nos dispositivos compartilhados, o responsável e as datas respondem a essa segunda pergunta. Também resolvem uma disputa por dano em um minuto em vez de uma tarde.

Comece com uma prateleira de dispositivos compartilhados e os seis campos acima, importe sua lista e faça a revisão semanal por um mês antes de ampliar.

Perguntas frequentes

O que é um processo de empréstimo e devolução de equipamentos?

Um registro de quem pegou um dispositivo compartilhado, quando saiu, quando deve voltar e em que condição estava nas duas pontas. A saída anota o responsável; a devolução o apaga.

Notebooks atribuídos a uma pessoa precisam de saída?

Não. Um dispositivo que pertence a uma pessoa precisa de atribuição, não de saída. A saída é para dispositivos que várias pessoas podem pegar emprestados.

O que fazer com um dispositivo atrasado?

Contate o responsável com nome, indicando o dispositivo e a data de devolução na mensagem. Sem resposta após um segundo lembrete, trate-o como perdido e siga seu procedimento de dispositivo perdido.

Uma planilha consegue gerenciar as saídas?

Para poucos dispositivos, sim. Com mais de dez ou vinte dispositivos compartilhados, a planilha se afasta da prateleira, porque nada obriga o registro a mudar quando o dispositivo muda.

Que status um dispositivo deve ter enquanto está emprestado?

O mesmo de qualquer dispositivo que está nas mãos de alguém, Implantado na InventorIA, com o nome de quem pegou como proprietário. Volte para Disponível na devolução.