Geräteausleihe und Rückgabe: Ablauf für geteilte Geräte

Der einfachste Ablauf für Ausgabe und Rücknahme ist ein Datensatz pro geteiltem Gerät mit vier Angaben: wer es gerade hat, das Ausgabedatum, das Rückgabedatum und der Zustand. Die Person wird eingetragen, bevor das Gerät das Regal verlässt, und bei der Rückgabe wird sie gelöscht und der Status wieder auf Verfügbar gesetzt. Er scheitert an dem Tag, an dem er freiwillig wird: Der Datensatz muss der einzige Weg sein, ein Gerät mitzunehmen.

Welche Geräte brauchen überhaupt eine Ausgabe?

Eine Ausgabe ist für Geräte gedacht, die mehrere Personen ausleihen können: Leihlaptops für Besucher und Praktikanten, Test-Smartphones und -Tablets, Vorführgeräte für Veranstaltungen, Ausstattung der Besprechungsräume, Reiseladegeräte und Adapter. Ein Laptop, der einer Mitarbeiterin zugeordnet ist, braucht keine Ausgabe, sondern eine Zuweisung, wie sie die Geräte-Checkliste für neue Mitarbeitende behandelt.

Der Test ist einfach: Gehört das Gerät niemandem dauerhaft und kann jeder aus einer definierten Gruppe es mitnehmen, bekommt es einen Ausgabedatensatz. Kleinteile wie Mäuse und Kabel meist nicht, wie bei der Erfassung von Peripheriegeräten erklärt.

Was enthält ein Ausgabedatensatz?

Sechs Felder decken fast jeden Fall ab, und keines sollte mehr als ein paar Sekunden dauern.

Tragen Sie eine Person ein, keine Abteilung. Das "Marketing" kann man nicht bitten, das Gerät zurückzubringen, eine benannte Person schon.

Wie läuft der Ablauf in fünf Schritten?

1. Suchen Sie das Gerät im Register über Etikett oder Seriennummer und prüfen Sie, dass der Status Verfügbar ist.
2. Tragen Sie Besitzer und Rückgabedatum ein, bevor das Gerät das Regal verlässt.
3. Übergeben Sie es mit Ladegerät und notieren Sie den Zustand bei Ausgabe.
4. Erfassen Sie bei der Rückgabe das Datum, löschen Sie den Besitzer und setzen Sie den Status zurück auf Verfügbar.
5. Prüfen Sie den Zustand bei Rückgabe. Stimmt etwas nicht, setzen Sie den Status auf Reparatur, damit die nächste Person es nicht mitnimmt.

Die Reihenfolge zählt. Wer erst nach der Übergabe einträgt, hat bald Geräte ohne jeden Datensatz, weil die übergebende Person schon die nächste Anfrage bearbeitet. Ein Etikett an jedem geteilten Gerät, wie in den Best Practices zur Asset-Kennzeichnung beschrieben, macht den ersten Schritt zu einem Nachschlagen statt einer Suche.

Wie ordnen Sie Ausleihzustände Ihrem Register zu?

Für den Anfang brauchen Sie kein eigenes Ausleihmodul. Die meisten Register haben die wichtigen Zustände bereits. InventorIA speichert für jedes Asset einen Status (Ausgegeben, Verfügbar oder Reparatur), einen Besitzer und einen Standort, und die Beispieltabelle für Hardware auf der Startseite zeigt alle drei im Einsatz. Von den sechs Beispielgeräten sind vier einer benannten Person zugewiesen, ein iPad ist ohne Besitzer in Paris HQ verfügbar, und ein ThinkPad ist am selben Standort in Reparatur.

Die Ausgabe sind dann zwei Änderungen an einem Datensatz: Besitzer setzen und von Verfügbar auf Ausgegeben wechseln; bei der Rückgabe beides umkehren. Die Live-Demo zeigt die Hardware-Tabelle mit diesen Status. Hat Ihr Register kein Feld für das Rückgabedatum, halten Sie es in einer Notiz am Datensatz oder in einer Spalte des CSV-Exports fest.

Was geht schief, und wie fällt es auf?

Drei Fehler erklären die meisten verlorenen Leihgeräte.

• Die Ausleihe ohne Ende. Jemand nimmt einen Laptop für eine Reise mit und behält ihn ein Jahr. Eine wöchentliche Prüfung mit Filter auf Ausgegeben und überschrittenes Rückgabedatum findet ihn in fünf Minuten.
• Die stille Weitergabe. Die ausleihende Person gibt das Gerät an einen Kollegen weiter. Bitten Sie darum, Geräte immer ins Regal zurückzubringen und nie weiterzureichen, dann bleibt der Datensatz wahr.
• Das Gerät am falschen Ort. Ein Tablet, das in einem anderen Büro abgegeben wird, erreicht sein Regal nie. Erfassen Sie bei der Rückgabe auch den Standort, nicht nur den Status.

Kommt ein Gerät nach einer Erinnerung nicht zurück, behandeln Sie es als verloren und folgen Sie dem Ablauf für verlorene Laptops. Für Menschen, die außerhalb des Büros arbeiten, behandeln Geräte für Remote-Mitarbeitende Versand und Rückgabe.

Warum zählt ein sauberer Ausgabedatensatz über die Ordnung hinaus?

Ein Ausleihdatensatz ist der Nachweis, dass Sie wissen, wo ein Gerät ist und wer dafür verantwortlich ist. Das National Institute of Standards and Technology hält in seinem Praxisleitfaden zur IT-Asset-Verwaltung (englisch) fest, dass ein System für physische Assets zeigen kann, wo ein Computer steht, während eine umfassende Asset-Verwaltung auch erfasst, wie Assets genutzt werden. Bei geteilten Geräten beantworten Besitzer und Datum diese zweite Frage. Sie klären außerdem einen Schadensstreit in einer Minute statt an einem Nachmittag.

Beginnen Sie mit einem Regal geteilter Geräte und den sechs Feldern oben, importieren Sie Ihre Liste und führen Sie einen Monat lang die wöchentliche Prüfung durch, bevor Sie erweitern.

Häufige Fragen

Was ist ein Ablauf für Geräteausgabe und Rückgabe?

Ein Datensatz darüber, wer ein geteiltes Gerät ausgeliehen hat, wann es ausgegeben wurde, wann es zurück sein soll und in welchem Zustand es an beiden Enden war. Die Ausgabe trägt die Person ein, die Rückgabe löscht sie.

Brauchen Laptops, die einer Person zugeordnet sind, eine Ausgabe?

Nein. Ein Gerät, das einer Person gehört, braucht eine Zuweisung, keine Ausgabe. Die Ausgabe ist für Geräte, die mehrere Personen ausleihen können.

Was tun mit einem überfälligen Gerät?

Kontaktieren Sie die benannte Person und nennen Sie Gerät und Rückgabedatum in der Nachricht. Gibt es nach einer zweiten Erinnerung keine Antwort, behandeln Sie es als verloren und folgen Ihrem Ablauf für verlorene Geräte.

Kann eine Tabelle die Ausgabe verwalten?

Bei wenigen Geräten ja. Ab zehn oder zwanzig geteilten Geräten driftet die Tabelle vom Regal ab, weil nichts den Datensatz zwingt, sich zu ändern, wenn sich das Gerät ändert.

Welchen Status hat ein Gerät, solange es verliehen ist?

Denselben wie jedes Gerät in den Händen einer Person, in InventorIA also Ausgegeben, mit dem Namen der ausleihenden Person als Besitzer. Bei der Rückgabe wieder auf Verfügbar setzen.