共享设备的借出与归还流程
最简单的设备借出与归还流程,是每台共享设备一条记录,上面写四件事:现在谁在用、借出日期、应还日期和设备状况。设备离开架子之前就要记下借用人,归还时清除借用人并把状态改回“可用”。这个流程在变成可选项的那天就会失效,所以要让这条记录成为借出设备的唯一途径。
- 借出流程针对多人可借的设备,而不是分配给某一个人的笔记本。
- 每台设备一条记录:借用人、借出日期、应还日期、借出时状况、归还时状况。
- 五步:查找、记下借用人、交付、登记归还、检查状况。
- 把借用状态对应到你已有的状态:在外为“已部署”,在架上为“可用”,损坏为“维修”。
- 每周排查一次已过应还日期的设备。
哪些设备需要借出登记?
借出登记针对多人可借的设备:给访客和实习生用的备用笔记本、测试手机和平板、活动用的演示设备、会议室设备、出差用的充电器和转接头。分配给某位员工的笔记本不需要借出,它需要的是分配,这在新员工设备清单中有介绍。
判断很简单:如果设备不永久属于某个人,且指定范围内的任何人都可以拿走,它就需要一条借出记录。鼠标、线缆之类的小件通常不需要,详见外设资产追踪。
一条借出记录包含什么?
六个字段几乎覆盖所有情况,而且每个都只需几秒钟填写。
| 字段 | 示例 | 防止什么 |
|---|---|---|
| 设备 | 标签或序列号 | 混淆两台同型号设备 |
| 借用人 | 具体的人,而不是团队 | “销售部有人拿着” |
| 借出日期 | 日期 | 不知道设备外借了多久 |
| 应还日期 | 日期 | 没有期限的借用变成永久占用 |
| 借出时状况 | 完好、屏幕划痕、缺充电器 | 关于谁弄坏的争议 |
| 归还时状况 | 用与上面相同的措辞 | 下一位借用人才发现的损坏 |
写具体的人,不要写部门。你没法要求“市场部”把设备送回来,但可以要求一位有名有姓的借用人。
借出与归还的五步流程是什么?
- 用标签或序列号在登记册中找到设备,确认其状态为“可用”。
- 在设备离开架子之前,记下借用人和应还日期。
- 连同充电器一起交付,并记下借出时状况。
- 归还时,登记日期、清除借用人,并把状态改回“可用”。
- 检查归还时状况。如有问题,把状态改为“维修”,避免下一个人把它拿走。
顺序很重要。交付之后再登记,设备就会落到完全没有记录的境地,因为交付的人已经在忙下一个请求。像资产标签最佳实践中描述的那样,在每台共享设备上贴标签,能把第一步从“找”变成“查”。
如何把借用状态对应到你的登记册?
起步时并不需要专门的借用模块。大多数登记册已经有关键的状态。InventorIA为每项资产记录状态(已部署、可用或维修)、所有人和地点,首页的硬件示例表就展示了这三者。在六台示例设备中,四台已部署给具体的人,一台iPad在Paris HQ可用且没有所有人,一台ThinkPad在同一地点维修中。
| 设备在哪里 | 状态 | 所有人字段 |
|---|---|---|
| 在架上,可借出 | 可用 | 空 |
| 外借中 | 已部署 | 借用人姓名 |
| 已归还但损坏 | 维修 | 空 |
借出就变成对同一条记录的两次修改:设置所有人并把“可用”改为“已部署”;归还时两者都改回去。在线演示展示了带有这些状态的硬件表。如果你的登记册没有应还日期字段,就把日期写在记录的备注里,或放在CSV导出的一列中。
哪里容易出问题,如何发现?
三种失误解释了大多数丢失的借用设备。
- 永远不结束的借用。有人为出差借走笔记本,结果留了一年。每周按“已部署”且应还日期已过进行筛选,五分钟就能找到它。
- 私下转手。借用人把设备转给同事。要求借用人只能把设备还回架子,不能转交,记录才会保持真实。
- 设备放错地方。平板在另一间办公室归还,就永远回不到它的架子。归还时除了状态,也要登记地点。
如果提醒之后设备仍未归还,就按丢失处理,并遵循笔记本丢失处理流程。对于在办公室之外工作的人,远程员工设备一文涵盖了寄送和归还。
干净的借出记录除了整洁还有什么意义?
借用记录是你知道设备在哪里、由谁负责的证据。美国国家标准与技术研究院(NIST)在其IT资产管理实践指南(英文)中指出,实物资产系统可以告诉你一台电脑在哪里,而完整的资产管理还涵盖资产是如何被使用的。对共享设备而言,借用人和日期回答的正是第二个问题。它们还能让一场损坏纠纷在一分钟而不是一个下午内解决。
先从一个架子的共享设备和上面的六个字段开始,导入你的清单,每周排查坚持一个月,再扩大范围。
常见问题
什么是设备借出与归还流程?
记录谁借了共享设备、何时借出、何时应还,以及两端的设备状况。借出时写入借用人,归还时清除。
分配给个人的笔记本需要借出登记吗?
不需要。属于某个人的设备需要的是分配,而不是借出。借出针对多人可借的设备。
设备逾期未还怎么办?
联系记录中的借用人,并在消息里写明设备和应还日期。第二次提醒后仍无回应,就按丢失处理,并遵循你的设备丢失流程。
电子表格能管理借出吗?
设备很少时可以。共享设备超过十台或二十台后,表格会逐渐偏离货架的实际情况,因为没有任何机制强制设备变动时记录也跟着变。
设备在外借期间应是什么状态?
与任何在他人手中的设备相同,在InventorIA中是“已部署”,并以借用人姓名作为所有人。归还时改回“可用”。