Prêt et retour de matériel partagé : le processus

Le processus de prêt et de retour le plus simple est une fiche par appareil partagé avec quatre informations : qui le détient, la date de sortie, la date de retour prévue et son état. Le détenteur est inscrit avant que l'appareil ne quitte l'étagère, et au retour le détenteur est effacé et le statut repasse à Disponible. Le processus échoue le jour où il devient facultatif : la fiche doit être le seul moyen d'emprunter un appareil.

Quels appareils ont besoin d'un suivi de sortie ?

Un suivi de sortie concerne les appareils que plusieurs personnes peuvent emprunter : ordinateurs de prêt pour les visiteurs et les stagiaires, téléphones et tablettes de test, matériel de démonstration pour les événements, équipement des salles de réunion, chargeurs et adaptateurs de voyage. Un ordinateur attribué à un salarié n'a pas besoin de sortie, il a besoin d'une attribution, traitée dans la liste du matériel d'un nouvel arrivant.

Le test est simple : si l'appareil n'appartient durablement à personne et que n'importe qui dans un groupe défini peut le prendre, il reçoit une fiche de sortie. Les petits accessoires comme les souris et les câbles n'en ont généralement pas, comme l'explique le suivi des périphériques.

Que contient une fiche de sortie ?

Six champs couvrent presque tous les cas, et aucun ne doit prendre plus de quelques secondes à remplir.

Nommez une personne, pas un service. On ne peut pas demander à « marketing » de rapporter l'appareil ; on peut le demander à un détenteur nommé.

Quel est le processus de sortie et de retour en cinq étapes ?

1. Trouvez l'appareil dans le registre par son étiquette ou son numéro de série et vérifiez que son statut est Disponible.
2. Inscrivez le détenteur et la date de retour avant que l'appareil ne quitte l'étagère.
3. Remettez-le avec son chargeur et notez l'état à la sortie.
4. Au retour, enregistrez la date, effacez le détenteur et remettez le statut à Disponible.
5. Vérifiez l'état au retour. Si quelque chose ne va pas, passez le statut à Réparation pour que la personne suivante ne le prenne pas.

L'ordre compte. Enregistrer après la remise, c'est ainsi que des appareils se retrouvent sans aucune fiche, parce que la personne qui remet est déjà occupée par la demande suivante. Mettre une étiquette sur chaque appareil partagé, comme décrit dans les bonnes pratiques d'étiquetage des actifs, transforme la première étape en simple recherche.

Comment associer les états de prêt à votre registre ?

Inutile d'avoir un module de prêt dédié pour commencer. La plupart des registres ont déjà les états qui comptent. InventorIA enregistre pour chaque actif un statut (Déployé, Disponible ou Réparation), un propriétaire et un site, et le tableau de matériel d'exemple de sa page d'accueil montre les trois en action. Sur ses six appareils d'exemple, quatre sont déployés chez une personne nommée, un iPad est disponible à Paris HQ sans propriétaire, et un ThinkPad est en réparation sur le même site.

La sortie se résume alors à deux modifications d'une même fiche : renseigner le propriétaire et passer de Disponible à Déployé ; faire l'inverse au retour. La démo en direct montre le tableau de matériel avec ces statuts. Si votre registre n'a pas de champ pour la date de retour, gardez-la dans une note de la fiche ou dans une colonne de l'export CSV.

Qu'est-ce qui tourne mal, et comment le repérer ?

Trois défaillances expliquent la plupart des appareils de prêt perdus.

• Le prêt qui ne finit jamais. Quelqu'un emprunte un ordinateur pour un voyage et le garde un an. Un contrôle hebdomadaire filtrant sur Déployé avec une date de retour passée le trouve en cinq minutes.
• La remise officieuse. L'emprunteur passe l'appareil à un collègue. Demandez aux détenteurs de le rapporter à l'étagère, jamais de le passer, et la fiche reste juste.
• L'appareil au mauvais endroit. Une tablette rendue dans un autre bureau n'arrive jamais sur son étagère. Enregistrez le site au retour en plus du statut.

Quand un appareil ne revient pas après un rappel, considérez-le comme perdu et suivez la procédure d'ordinateur perdu. Pour les personnes qui travaillent hors du bureau, le matériel des salariés à distance traite l'envoi et les retours.

Pourquoi une fiche de sortie propre compte-t-elle au-delà de l'ordre ?

Une fiche de prêt prouve que vous savez où se trouve un appareil et qui en répond. Dans son guide de pratique sur la gestion des actifs informatiques (en anglais), le National Institute of Standards and Technology note qu'un système d'actifs physiques peut dire où se trouve un ordinateur, alors qu'une gestion complète des actifs couvre aussi la façon dont ils sont utilisés. Pour les appareils partagés, le détenteur et les dates répondent à cette seconde question. Ils règlent aussi un litige sur un dégât en une minute plutôt qu'en un après-midi.

Commencez par une étagère d'appareils partagés et les six champs ci-dessus, importez votre liste et faites le contrôle hebdomadaire pendant un mois avant d'élargir.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un processus de prêt et de retour de matériel ?

Une fiche indiquant qui a emprunté un appareil partagé, quand il est sorti, quand il doit revenir et dans quel état il était aux deux bouts. La sortie inscrit le détenteur, le retour l'efface.

Les ordinateurs attribués à une personne ont-ils besoin d'une sortie ?

Non. Un appareil qui appartient à une personne a besoin d'une attribution, pas d'une sortie. La sortie concerne les appareils que plusieurs personnes peuvent emprunter.

Que faire d'un appareil en retard ?

Contactez le détenteur nommé en indiquant l'appareil et la date de retour dans le message. Sans réponse après une seconde relance, considérez-le comme perdu et suivez votre procédure d'appareil perdu.

Un tableur peut-il gérer les sorties ?

Pour quelques appareils, oui. Au-delà de dix ou vingt appareils partagés, le tableur s'éloigne de l'étagère, car rien n'oblige la fiche à changer quand l'appareil change.

Quel statut donner à un appareil en prêt ?

Le même que pour tout appareil entre les mains de quelqu'un, Déployé dans InventorIA, avec le nom de l'emprunteur comme propriétaire. Repassez à Disponible au retour.