Checklist équipement IT d'un nouvel arrivant
Une checklist d'équipement IT pour un nouvel arrivant comporte quatre étapes : ce qu'on commande avant la date d'arrivée, ce qu'on configure et enregistre avant la remise, ce qu'on remet le premier jour, et ce qu'on vérifie pendant la première semaine. Dans cet ordre, la personne se connecte à 9h avec un portable qui fonctionne, et vous détenez dès la première minute une fiche attribuée et référencée par numéro de série, au lieu de la reconstituer des mois plus tard à partir de vieux e-mails.
- Commandez le kit au moins une semaine avant la date d'arrivée, pour qu'une livraison en retard ne devienne jamais un problème du premier jour.
- Configurez et enregistrez avant la remise : numéro de série, étiquette d'actif, modèle et nom de la personne à qui le matériel est attribué.
- Remettez le matériel en main propre ou par envoi suivi, avec un accusé de réception court que la personne signe.
- Vérifiez dans la première semaine que tout fonctionne et que rien ne manque dans la fiche.
- Rédigez la fiche du premier jour pour qu'elle serve aussi de liste de retour au départ de la personne.
Que doit contenir un kit IT du premier jour ?
Gardez le kit court et identique pour chaque poste, puis ajoutez des éléments par exception. Un kit standard est plus simple à commander, à stocker et à auditer qu'un kit sur mesure pour chaque recrue.
| Élément | Pourquoi il est dans le kit | Ce qu'il faut enregistrer |
|---|---|---|
| Ordinateur portable | L'outil de travail principal | Numéro de série, étiquette d'actif, modèle, fin de garantie |
| Chargeur et câble | Le portable ne sert à rien sans lui | Comptez-le avec le portable, pas de fiche séparée |
| Écran et station d'accueil | Bureaux sur site et nombreuses configurations hybrides | Numéro de série et étiquette pour chacun, car ils valent la peine d'être suivis |
| Clavier et souris | Confort quotidien | Quantité seulement, sauf si votre politique dit le contraire |
| Casque ou webcam | Réunions dès le premier matin | Quantité, ou une fiche si vous suivez au-dessus d'un seuil de valeur |
| Clé de sécurité ou jeton MFA | Identifiant d'identité : s'il est perdu, il faut le révoquer | Numéro de série et personne à qui il est remis |
| Téléphone ou SIM, si le poste l'exige | Joignabilité et codes à deux facteurs | Numéro, série de l'appareil, contrat opérateur |
Les comptes ne sont pas du matériel, mais ils figurent sur la même checklist : messagerie, authentification unique, outil de discussion et licences du poste. Notre guide sur la gestion du matériel des salariés à distance traite l'expédition.
Que faire avant la date d'arrivée ?
La plupart des échecs du premier jour se jouent la semaine d'avant. Remontez depuis la date d'arrivée.
- Confirmez par écrit avec les RH la date d'arrivée, le poste et le lieu de travail.
- Commandez à partir de la liste du kit standard, ou prélevez en stock, et notez la date de livraison prévue.
- Réservez l'étiquette d'actif et les licences du poste avant l'arrivée du matériel.
- À la réception, relevez le numéro de série par scan ou import, jamais à la main. La méthode est décrite dans le suivi des numéros de série sans les saisir.
- Enrôlez l'appareil dans votre outil de gestion, installez les logiciels standard et mettez le système à jour.
- Testez la configuration en vous connectant comme le ferait la recrue, avec un compte de test si possible.
- Emballez le kit, ou préparez-le sur un bureau, avec un guide d'une page pour la première connexion.
Comment remettre le kit le premier jour ?
La remise suit une routine courte et fixe. Une checklist la garde identique pour la dixième recrue comme pour la première.
- Accueillez la personne et remettez le kit, ou confirmez la réception de l'envoi suivi.
- Faites ensemble la première connexion, le gestionnaire de mots de passe et la double authentification.
- Vérifiez chaque élément avec la fiche : le numéro de série sur l'étiquette correspond à celui du registre.
- Faites signer ou confirmer un accusé de réception listant chaque élément et son étiquette.
- Expliquez comment signaler un problème et qui prévenir en cas de perte ou de vol. Les étapes figurent dans notre procédure en cas de portable perdu.
- Enregistrez la date de remise et passez le statut à attribué.
Que faut-il enregistrer pour chaque élément ?
Une fiche par élément, remplie sur le moment et non plus tard. Les référentiels de sécurité font d'une liste exacte des actifs le point de départ, par exemple le contrôle CIS 1, inventaire et contrôle des actifs de l'entreprise. Une fiche du premier jour ne demande que quelques champs :
- Numéro de série et étiquette d'actif, liés entre eux.
- Modèle, date d'achat et fin de garantie.
- Personne attribuée, service et lieu.
- Date de remise et personne qui l'a remis.
- Statut : en stock, attribué, en réparation, rendu, retiré.
InventorIA conserve ces informations dans le registre matériel, avec attribution, statut, garantie et emplacement pour chaque actif, et importe un CSV pour charger une livraison d'un coup. Vous pouvez voir la présentation dans la démo en direct.
Que vérifier pendant la première semaine ?
La remise ne clôt pas l'accueil. Un court point quelques jours plus tard révèle les problèmes que personne ne signale le premier jour.
- Demandez s'il manque quelque chose, si quelque chose gêne ou ne fonctionne pas, et corrigez tant que c'est frais.
- Vérifiez que l'appareil remonte dans votre outil de gestion et que les mises à jour sont à jour.
- Confirmez que chaque licence nécessaire au poste est attribuée et utilisée.
- Comparez le registre à ce que la personne détient réellement, et corrigez l'écart.
- Ne clôturez le ticket d'accueil que lorsque la fiche et le matériel concordent.
Comment faire correspondre l'arrivée et le départ ?
Le départ le plus simple est celui où la liste de retour existe déjà. Si la fiche du premier jour liste chaque élément, étiquette et numéro de série remis, votre checklist de départ IT n'a plus qu'à relire cette liste et à cocher chaque ligne. Sans elle, vous devinez ce qu'un partant doit rendre.
Traitez les deux comme un seul cycle. Tout ce qui est remis à l'arrivée est récupéré, effacé, puis remis en stock ou retiré au départ, comme décrit dans la mise au rebut IT et les certificats d'effacement. Pour partir d'un registre qui le permet déjà, créez un espace de travail et importez votre liste actuelle.
Questions fréquentes
Que doit contenir une checklist d'équipement IT pour un nouvel arrivant ?
Le matériel du kit standard, les comptes et licences du poste, une étape de configuration et d'enregistrement avant la remise, un accusé de réception signé le premier jour, et un contrôle en première semaine pour vérifier que tout fonctionne et correspond au registre.
Combien de temps à l'avance commander le matériel d'une recrue ?
Dès que l'offre est acceptée, et au moins une semaine avant la date d'arrivée, afin de repérer une livraison en retard ou un appareil défectueux avant que la personne n'attende.
Faut-il un accusé de réception signé pour le matériel ?
Ce n'est pas une obligation légale partout, mais c'est une bonne pratique : il montre qui a reçu quoi et quand, et fournit une base claire pour la discussion de restitution au départ. En cas de doute, vérifiez les règles locales du droit du travail.
Qui doit tenir la fiche du kit d'accueil ?
Une personne désignée en IT ou en opérations en est responsable, et le registre est la source unique. Les RH fournissent la date d'arrivée et le poste, l'IT fournit le matériel et la fiche.
Commencez chaque embauche par une fiche
Attribuez chaque élément à la recrue lors de la remise, et le départ disposera d'une liste de retour toute prête.
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