IT-Ausstattung für neue Mitarbeitende: Checkliste
Eine Checkliste für die IT-Ausstattung neuer Mitarbeitender hat vier Teile: was vor dem Starttermin bestellt wird, was vor der Übergabe eingerichtet und erfasst wird, was am ersten Tag übergeben wird und was in der ersten Woche geprüft wird. In dieser Reihenfolge meldet sich die neue Person um 9 Uhr mit einem funktionierenden Laptop an, und Sie haben von der ersten Minute an einen zugewiesenen Datensatz mit Seriennummer, statt ihn Monate später aus alten E-Mails zu rekonstruieren.
- Bestellen Sie das Kit mindestens eine Woche vor dem Starttermin, damit eine verspätete Lieferung nie zum Problem am ersten Tag wird.
- Richten Sie vor der Übergabe ein und erfassen Sie: Seriennummer, Asset-Etikett, Modell und den Namen der Person, der das Gerät zugewiesen ist.
- Übergeben Sie persönlich oder per nachverfolgbarem Versand, mit einer kurzen Empfangsbestätigung, die die Person unterschreibt.
- Prüfen Sie in der ersten Woche, dass alles funktioniert und nichts im Datensatz fehlt.
- Schreiben Sie den Datensatz vom ersten Tag so, dass er beim Austritt zugleich als Rückgabeliste dient.
Was gehört in ein IT-Kit für den ersten Tag?
Halten Sie das Kit kurz und für jede Rolle gleich, und ergänzen Sie nur Ausnahmen. Ein Standardkit ist leichter zu bestellen, zu lagern und zu prüfen als ein individuelles Kit für jede Einstellung.
| Teil | Warum es im Kit ist | Was erfasst wird |
|---|---|---|
| Laptop | Das wichtigste Arbeitsgerät | Seriennummer, Asset-Etikett, Modell, Garantieende |
| Netzteil und Kabel | Ohne sie ist der Laptop nutzlos | Mit dem Laptop zählen, kein eigener Datensatz |
| Monitor und Dockingstation | Büroarbeitsplätze und viele Hybrid-Setups | Seriennummer und Etikett für jedes Teil, da sie die Nachverfolgung lohnen |
| Tastatur und Maus | Täglicher Komfort | Nur die Stückzahl, sofern Ihre Richtlinie nichts anderes vorsieht |
| Headset oder Webcam | Gespräche ab dem ersten Morgen | Stückzahl, oder ein Datensatz, wenn Sie ab einer Wertgrenze erfassen |
| Sicherheitsschlüssel oder MFA-Token | Identitätsnachweis, bei Verlust muss er gesperrt werden | Seriennummer und die Person, der er ausgegeben wurde |
| Telefon oder SIM, wenn die Rolle eines braucht | Erreichbarkeit und Zwei-Faktor-Codes | Nummer, Geräteseriennummer, Mobilfunkvertrag |
Konten sind keine Hardware, gehören aber auf dieselbe Checkliste: E-Mail, Single Sign-on, Chat-Tool und die Lizenzen, die die Rolle braucht. Unser Leitfaden zur Ausstattung von Remote-Mitarbeitenden behandelt den Versand.
Was passiert vor dem Starttermin?
Die meisten Probleme am ersten Tag entscheiden sich in der Woche davor. Arbeiten Sie vom Starttermin rückwärts.
- Bestätigen Sie Starttermin, Rolle und Arbeitsort schriftlich mit der Personalabteilung.
- Bestellen Sie aus der Standardkit-Liste oder entnehmen Sie dem Lager, und notieren Sie den erwarteten Liefertermin.
- Reservieren Sie das Asset-Etikett und die Lizenzen der Rolle, bevor die Hardware eintrifft.
- Erfassen Sie die Seriennummer beim Eintreffen per Scan oder Import, nie von Hand. Die Methode steht in Seriennummern erfassen ohne Tippen.
- Nehmen Sie das Gerät in Ihr Verwaltungswerkzeug auf, installieren Sie die Standardsoftware und aktualisieren Sie das Betriebssystem.
- Testen Sie die Einrichtung, indem Sie sich wie die neue Person anmelden, wenn möglich mit einem Testkonto.
- Verpacken Sie das Kit oder stellen Sie es auf einem Schreibtisch bereit, mit einer einseitigen Anleitung für die erste Anmeldung.
Wie übergibt man das Kit am ersten Tag?
Die Übergabe ist eine kurze, feste Routine. Eine Checkliste hält sie bei der zehnten Einstellung so wie bei der ersten.
- Begrüßen Sie die neue Person und übergeben Sie das Kit, oder bestätigen Sie, dass die nachverfolgte Sendung angekommen ist.
- Gehen Sie die erste Anmeldung, den Passwortmanager und die Mehrfaktor-Einrichtung gemeinsam durch.
- Prüfen Sie jedes Teil gegen den Datensatz: Die Seriennummer auf dem Etikett stimmt mit dem Register überein.
- Lassen Sie eine Empfangsbestätigung mit jedem Teil und seinem Etikett unterschreiben oder bestätigen.
- Erklären Sie, wie Probleme gemeldet werden und wen man bei Verlust oder Diebstahl informiert. Die Schritte stehen in unserem Vorgehen bei verlorenem Laptop.
- Erfassen Sie das Übergabedatum und setzen Sie den Status auf zugewiesen.
Was wird für jedes Teil erfasst?
Ein Datensatz pro Teil, im Moment ausgefüllt und nicht später. Kontrollrahmen sehen eine genaue Liste der Unternehmens-Assets als Ausgangspunkt, zum Beispiel CIS Control 1, Inventar und Kontrolle von Unternehmens-Assets. Ein Datensatz vom ersten Tag braucht nur wenige Felder:
- Seriennummer und Ihr eigenes Asset-Etikett, miteinander verknüpft.
- Modell, Kaufdatum und Garantieende.
- Zugewiesene Person, Abteilung und Standort.
- Übergabedatum und wer übergeben hat.
- Status: auf Lager, zugewiesen, in Reparatur, zurückgegeben, ausgemustert.
InventorIA führt diese Angaben im Hardware-Register, mit Zuweisung, Status, Garantie und Standort für jedes Asset, und importiert eine CSV-Datei, damit sich eine Lieferung in einem Zug laden lässt. Das Layout sehen Sie in der Live-Demo.
Was prüft man in der ersten Woche?
Mit der Übergabe endet das Onboarding nicht. Eine kurze Prüfung einige Tage später deckt die Probleme auf, die am ersten Tag niemand erwähnt.
- Fragen Sie, ob etwas fehlt, stört oder nicht funktioniert, und beheben Sie es, solange es frisch ist.
- Prüfen Sie, dass sich das Gerät im Verwaltungswerkzeug meldet und aktuelle Updates hat.
- Bestätigen Sie, dass jede für die Rolle nötige Lizenz zugewiesen ist und genutzt wird.
- Vergleichen Sie das Register mit dem, was die Person tatsächlich besitzt, und korrigieren Sie Abweichungen.
- Schließen Sie das Onboarding-Ticket erst, wenn Datensatz und Hardware übereinstimmen.
Wie passen Onboarding und Offboarding zusammen?
Der einfachste Austritt ist der, bei dem die Rückgabeliste schon existiert. Wenn der Datensatz vom ersten Tag jedes Teil, Etikett und jede Seriennummer auflistet, muss Ihre IT-Offboarding-Checkliste diese Liste nur zurücklesen und jede Zeile abhaken. Ohne sie raten Sie, was ein ausscheidender Mitarbeiter zurückgeben muss.
Behandeln Sie beides als einen Kreislauf. Alles, was beim Onboarding ausgegeben wurde, wird beim Offboarding zurückgeholt, gelöscht und entweder wieder eingelagert oder ausgemustert, wie in IT-Entsorgung und Löschzertifikate beschrieben. Um mit einem Register zu starten, das das schon unterstützt, legen Sie einen Arbeitsbereich an und importieren Sie Ihre aktuelle Liste.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Checkliste für die IT-Ausstattung neuer Mitarbeitender?
Die Hardware des Standardkits, die Konten und Lizenzen der Rolle, ein Einrichtungs- und Erfassungsschritt vor der Übergabe, eine unterschriebene Empfangsbestätigung am ersten Tag und eine Prüfung in der ersten Woche, ob alles funktioniert und zum Register passt.
Wie früh sollte man Geräte für neue Mitarbeitende bestellen?
Sobald das Angebot angenommen ist, und mindestens eine Woche vor dem Starttermin, damit eine verspätete Lieferung oder ein defektes Gerät auffällt, bevor die neue Person wartet.
Braucht man eine unterschriebene Empfangsbestätigung für Geräte?
Sie ist nicht überall gesetzlich vorgeschrieben, aber gute Praxis: Sie zeigt, wer was wann erhalten hat, und bietet eine klare Grundlage für das Rückgabegespräch beim Austritt. Prüfen Sie im Zweifel die örtlichen arbeitsrechtlichen Vorgaben.
Wer sollte den Datensatz des Onboarding-Kits führen?
Eine benannte Person in IT oder Betrieb ist verantwortlich, und das Register ist die einzige Quelle. Die Personalabteilung liefert Starttermin und Rolle, die IT liefert Hardware und Datensatz.
Beginnen Sie jede Einstellung mit einem Datensatz
Weisen Sie bei der Übergabe jedes Teil der neuen Person zu, und das Offboarding erhält eine fertige Rückgabeliste.
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