外设资产追踪:哪些要记录,哪些可略过
当外设值得追回、存有数据或凭证,或者会长期分配给同一个人时,就为它单独建档,实际上就是显示器、扩展坞、安全密钥和外置硬盘。其余的,键盘、鼠标、线缆和转接头,按公共库存按数量统计。选定一个价值阈值,把规则写下来,每次都用同样方式执行,这样登记册既准确,又不会变成第二份工作。
- 并非每件外设都需要自己的记录。什么都登记,正是登记册因无人维护而荒废的原因。
- 用三个问题判断:丢了会重新购买吗,是否存有数据或凭证,是否分配给了具体的人?任何一个回答是,就建立单独记录。
- 显示器、扩展坞、安全密钥和外置硬盘通常建立单独记录。
- 键盘、鼠标、线缆和充电器属于公共库存,按数量、存放位置和补货线管理。
- 把阈值写下来,让两个人对同一件物品得出相同的结论。
显示器、扩展坞和键盘到底要不要登记?
有两种出错方式。什么都不登记,你会重复购买已有的显示器,不知不觉丢掉扩展坞,也说不清一个工位的成本。什么都登记,就得有人给几百件便宜物品贴标签并更新,几个月后没人再做,整个登记册也就失去了可信度。
解决办法是有意识地划一条线。决定哪些单独记录,哪些作为公共库存,哪些忽略,并把这个决定放在一个地方。
哪些外设需要单独记录?
以此为起点,并根据你自己的政策调整处理方式。
| 外设 | 处理方式 | 原因 |
|---|---|---|
| 显示器 | 单独记录 | 价值高、寿命长,分配给某人或某个工位 |
| 扩展坞 | 单独记录 | 价格不低,常随笔记本移动,且有需要保持更新的固件 |
| 安全密钥或 MFA 令牌 | 单独记录 | 它是身份凭证,丢失就必须吊销 |
| 外置硬盘或 U 盘 | 单独记录 | 可能存有公司数据,丢失和处置时都很重要 |
| 打印机或扫描仪 | 单独记录 | 网络设备,有自己的合同、耗材和安全设置 |
| 摄像头和耳麦 | 公共库存,超过阈值则单独记录 | 便宜且可互换,除非购买高端型号 |
| 键盘和鼠标 | 公共库存 | 价值低,坏了就换而不修 |
| 线缆、转接头和充电器 | 公共库存 | 只数数量,不贴标签 |
这是一项政策选择,不是某个标准的硬性规定。ISO 网站上的 ISO/IEC 27001 介绍页说明,该标准要求对与信息处理相关的资产建立清单,但把哪些资产计入留给组织自行决定,所以你写下来的阈值正是审计员想看到的。我们关于 ISO 27001 资产登记册的指南展示了实际做法。
如何设定阈值?
对任何外设问三个问题。任何一个回答是,就建立单独记录。
- 丢了你会重新购买吗?如果会,且价格高到值得在意,就登记。把价值线定在你真会去追讨的最便宜物品的价格上。
- 它是否存有数据或凭证?硬盘、安全密钥以及部分手机和平板都会。无论价格多少都需要记录,因为丢失一件是安全事件,而不只是一次采购。
- 它是否长期分配给某个具体的人?放在某人桌上三年的显示器,应以此人的名字登记在册,这样他离职时才能收回。
每年复查一次这条线。如果显示器或扩展坞的价格变了,或者你开始购买高端耳麦,阈值可能也要随之调整。
没有序列号的公共库存如何管理?
公共库存的物品不需要每件一个序列号。每一类物品只需要四项信息:
- 现有数量,按每个存放地点统计。
- 补货线:降到多少就补货。
- 所属标准设备包:哪些设备包包含该物品,例如新员工标准设备包。
- 最近一次盘点:有人实地检查货架的日期。
每月对货架做一次简短盘点就够了。发放时成批记录,例如本周发给新员工三个键盘,这样不必为每个键盘建档,数量也能保持准确。标准设备包见我们的新员工 IT 设备清单。
是给显示器贴标签,还是给工位贴标签?
两种做法都可行,取决于物品属于某个人还是某个地点。
- 分配给个人:带回家的显示器,或随笔记本移动的扩展坞。给物品贴标签并分配给此人。
- 固定在工位或房间:会议室屏幕或共享工位的显示器。给物品贴标签并设置位置,而不是人员。
- 在两者之间移动:记录上始终保留一个人员或位置,物品移动时同步更改。
无论选哪种,标签都要贴在物品本身上,并保持一致。标签类型和编号方案的选择见资产标签最佳实践。InventorIA 为每项硬件资产记录分配、状态和位置,你可以在实时演示中试用。
离职和处置时外设怎么办?
有人离职时,外设最容易被遗忘,因为它们体积小,放在家里或抽屉里。把单独记录的外设列入离职者的归还清单,公共库存的则重新计入库存。
对存储数据的物品,处置需要格外小心。外置硬盘应当清除数据并记录清除过程,安全密钥在重新使用或丢弃前要先吊销。完整流程见IT 资产处置与数据清除证明,而物品的报废阶段属于更完整的硬件生命周期。想在登记册中落实这些,创建一个工作区并导入你目前登记的内容。
常见问题
IT 资产清单里要登记显示器吗?
通常要。显示器价值足以重新购买,能用多年,且通常分配给某人或某个工位,所以在有人离职或物品丢失时,单独记录会物有所值。
需要登记键盘和鼠标吗?
通常不需要单独登记。把它们当作公共库存:统计数量、记录存放位置并设置补货线,除非你的政策或审计要求更多。
如何决定哪些外设要登记?
问三个问题:丢了会不会重新购买,是否存有数据或凭证,是否分配给了具体的人。任何一个回答是,就建立单独记录;否则按库存统计。
扩展坞需要资产标签吗?
大多数情况下需要。它们价格不低,常随笔记本移动,且有需要维护的固件,有了标签和分配对象,就容易找到和收回。