Controlo de periféricos: o que registar e o que não

Registe um periférico individualmente quando vale a pena recuperá-lo, contém dados ou credenciais, ou fica atribuído à mesma pessoa durante anos, o que na prática significa monitores, estações de acoplamento, chaves de segurança e discos externos. Conte tudo o resto, teclados, ratos, cabos e adaptadores, como stock comum por quantidade. Escolha um limite de valor, escreva a regra e aplique-a sempre da mesma forma, para que o registo se mantenha exato sem se tornar um segundo trabalho.

Deve registar monitores, bases de acoplamento e teclados?

Há duas maneiras de errar. Se não registar nada, volta a comprar monitores que já tem, perde bases sem reparar e não consegue dizer quanto custa um posto de trabalho. Se registar tudo, alguém tem de etiquetar e atualizar centenas de objetos baratos, e passados uns meses ninguém o faz, pelo que o registo inteiro perde credibilidade.

A solução é uma linha traçada de propósito. Decida o que é individual, o que é stock comum e o que se ignora, e guarde essa decisão num só lugar.

Que periféricos recebem registo individual?

Use isto como ponto de partida e ajuste o tratamento à sua própria política.

É uma escolha de política, não uma regra de uma norma. A ISO/IEC 27001, descrita na página da ISO sobre a norma, espera um inventário dos ativos ligados ao tratamento da informação e deixa à organização decidir o que conta, pelo que o seu limite escrito é o que um auditor vai querer ver. O nosso guia do registo de ativos ISO 27001 mostra como isso se vê na prática.

Como se define o limite?

Faça três perguntas sobre qualquer periférico. Um sim a qualquer uma dá-lhe registo individual.

• Voltaria a comprá-lo se desaparecesse? Se sim e o preço for suficientemente alto para contar, registe-o. Fixe o limite de valor no preço do objeto mais barato por que iria realmente pedir contas a alguém.
• Contém dados ou credenciais? Os discos, as chaves de segurança e alguns telemóveis e tablets contêm. Precisam de registo qualquer que seja o custo, porque perder um é um incidente de segurança, não uma compra.
• Está atribuído a uma pessoa concreta por muito tempo? Um monitor na secretária de alguém durante três anos pertence ao registo em seu nome, para voltar quando a pessoa sair.

Reveja o limite uma vez por ano. Se o preço dos monitores ou das bases mudou, ou se começar a comprar auscultadores topo de gama, o limite pode ter de acompanhar.

Como controlar stock comum sem números de série?

Os itens de stock comum não precisam de um número de série cada. Precisam de quatro dados por tipo de objeto:

• Quantidade disponível em cada local de armazenamento.
• Nível de reposição: a quantidade a que volta a comprar.
• Pertença a kits padrão: que kits incluem o objeto, por exemplo o kit padrão de novo colaborador.
• Última contagem: a data em que alguém verificou fisicamente a prateleira.

Basta uma contagem mensal breve da prateleira. Registe as saídas em bloco, por exemplo três teclados entregues aos novos colaboradores da semana, para a quantidade ficar certa sem um registo por teclado. O kit padrão está descrito na nossa checklist de equipamento de TI para novos colaboradores.

Etiqueta-se o monitor ou a secretária?

Ambas as opções funcionam, e a escolha depende de o objeto pertencer a uma pessoa ou a um lugar.

• Atribuído a uma pessoa: um monitor levado para casa ou uma base que viaja com um portátil. Etiquete o objeto e atribua-o à pessoa.
• Fixo numa secretária ou sala: um ecrã de sala de reuniões ou um monitor de posto partilhado. Etiquete o objeto e defina a sua localização, não uma pessoa.
• Move-se entre os dois: mantenha sempre uma pessoa ou localização no registo e altere-a quando o objeto mudar.

Qualquer que seja a escolha, mantenha a etiqueta no próprio objeto e aplique-a de forma coerente. A escolha do tipo de etiqueta e da numeração está tratada em boas práticas de etiquetagem de ativos. O InventorIA regista a atribuição, o estado e a localização de cada ativo de hardware, e pode experimentá-lo na demonstração ao vivo.

O que acontece aos periféricos na saída e no abate?

Os periféricos são o que mais facilmente se esquece quando alguém sai, porque são pequenos e vivem em casa ou numa gaveta. Ponha os que têm registo individual na lista de devolução de quem sai, e deixe os de stock comum serem recontados para o armazém.

O abate exige mais cuidado com tudo o que guarda dados. Os discos externos devem ser apagados e o apagamento registado, e as chaves de segurança revogadas antes de serem reutilizadas ou deitadas fora. A rotina completa está em abate de ativos de TI e certificados de eliminação de dados, e o fim de vida de um objeto faz parte do ciclo de vida do hardware. Para montar isto num registo, crie um espaço de trabalho e importe o que regista hoje.

Perguntas frequentes

Devem registar-se os monitores num inventário de TI?

Normalmente sim. Um monitor tem valor suficiente para voltar a ser comprado, dura anos e costuma estar atribuído a uma pessoa ou a um posto, pelo que um registo individual compensa quando alguém sai ou um objeto desaparece.

É preciso registar teclados e ratos?

Normalmente não individualmente. Trate-os como stock comum: conte a quantidade, anote a localização e defina um nível de reposição, salvo se a sua política ou uma auditoria exigirem mais.

Como decidir que periféricos registar?

Pergunte se voltaria a comprá-lo se desaparecesse, se contém dados ou credenciais e se está atribuído a uma pessoa concreta. Um sim significa registo individual; caso contrário, conte-o como stock.

As estações de acoplamento precisam de etiqueta de ativo?

Na maioria dos casos sim. São caras, costumam acompanhar o portátil e têm firmware a manter, por isso uma etiqueta e uma pessoa atribuída facilitam encontrá-las e recuperá-las.