Peripherie erfassen: was tracken, was weglassen

Erfassen Sie ein Peripheriegerät einzeln, wenn es sich lohnt, ihm hinterherzugehen, wenn es Daten oder Zugangsdaten enthält oder über Jahre einer Person zugewiesen bleibt, in der Praxis also Monitore, Docking-Stationen, Sicherheitsschlüssel und externe Laufwerke. Zählen Sie alles andere, Tastaturen, Mäuse, Kabel und Adapter, als gemeinsamen Bestand nach Stückzahl. Legen Sie eine Wertgrenze fest, schreiben Sie die Regel auf und wenden Sie sie immer gleich an, dann bleibt das Register genau, ohne zur zweiten Aufgabe zu werden.

Sollte man Monitore, Docks und Tastaturen überhaupt erfassen?

Man kann es auf zwei Arten falsch machen. Wer nichts erfasst, kauft Monitore nach, die er schon besitzt, verliert Docks unbemerkt und kann nicht sagen, was ein Arbeitsplatz kostet. Wer alles erfasst, muss Hunderte billiger Teile etikettieren und pflegen, und nach wenigen Monaten tut es niemand mehr, sodass das ganze Register seine Glaubwürdigkeit verliert.

Die Lösung ist eine bewusst gezogene Linie. Entscheiden Sie, was einzeln geführt wird, was gemeinsamer Bestand ist und was ignoriert wird, und halten Sie diese Entscheidung an einem Ort fest.

Welche Peripheriegeräte bekommen einen Einzeldatensatz?

Nutzen Sie dies als Ausgangspunkt und passen Sie die Behandlung an Ihre eigene Richtlinie an.

Das ist eine Richtlinienentscheidung, keine Vorgabe einer Norm. ISO/IEC 27001, beschrieben auf der ISO-Seite zur Norm, erwartet ein Inventar der Werte, die mit der Informationsverarbeitung zusammenhängen, und überlässt der Organisation die Entscheidung, was zählt; Ihre schriftliche Grenze ist also das, was ein Prüfer sehen will. Unser Leitfaden zum ISO-27001-Asset-Register zeigt, wie das in der Praxis aussieht.

Wie legt man die Grenze fest?

Stellen Sie bei jedem Peripheriegerät drei Fragen. Ein Ja auf eine einzige genügt für einen Einzeldatensatz.

• Würden Sie es nachkaufen, wenn es verschwände? Lautet die Antwort ja und ist der Preis hoch genug, erfassen Sie es. Legen Sie die Wertgrenze auf den Preis des günstigsten Teils, für das Sie tatsächlich jemandem hinterhergehen würden.
• Enthält es Daten oder Zugangsdaten? Laufwerke, Sicherheitsschlüssel und manche Telefone und Tablets tun das. Sie brauchen unabhängig vom Preis einen Datensatz, denn ein Verlust ist ein Sicherheitsvorfall, kein Einkauf.
• Ist es über lange Zeit einer benannten Person zugewiesen? Ein Monitor, der drei Jahre auf dem Schreibtisch steht, gehört unter dem Namen der Person ins Register, damit er beim Austritt zurückkommt.

Überprüfen Sie die Grenze einmal im Jahr. Haben sich die Preise für Monitore oder Docks verschoben oder kaufen Sie hochwertige Headsets, muss die Grenze eventuell mitwandern.

Wie führt man gemeinsamen Bestand ohne Seriennummern?

Teile im gemeinsamen Bestand brauchen keine eigene Seriennummer. Sie brauchen vier Angaben pro Art:

• Bestand an jedem Lagerort.
• Nachbestellgrenze: die Menge, bei der Sie nachkaufen.
• Zugehörigkeit zu Standardkits: welche Kits das Teil enthalten, zum Beispiel das Standardkit für neue Mitarbeitende.
• Zuletzt gezählt: das Datum, an dem jemand das Regal körperlich geprüft hat.

Eine kurze monatliche Zählung des Regals genügt. Erfassen Sie Ausgaben gesammelt, etwa drei Tastaturen an die neuen Mitarbeitenden dieser Woche, damit die Menge stimmt, ohne einen Datensatz pro Tastatur. Das Standardkit beschreibt unsere Checkliste für die IT-Ausstattung neuer Mitarbeitender.

Etikettiert man den Monitor oder den Schreibtisch?

Beides kann funktionieren, die Wahl hängt davon ab, ob der Gegenstand zu einer Person oder zu einem Ort gehört.

• Einer Person zugewiesen: ein Monitor, der mit nach Hause genommen wird, oder ein Dock, das mit dem Laptop reist. Etikettieren Sie das Teil und weisen Sie es der Person zu.
• An einen Platz oder Raum gebunden: ein Bildschirm im Besprechungsraum oder ein Monitor am geteilten Arbeitsplatz. Etikettieren Sie das Teil und tragen Sie den Standort ein, nicht eine Person.
• Wechselt zwischen beidem: halten Sie immer eine Person oder einen Standort im Datensatz fest und ändern Sie ihn, wenn sich das Teil bewegt.

Wie auch immer Sie entscheiden: Das Etikett gehört auf das Teil selbst und wird einheitlich angebracht. Die Wahl des Etikettentyps und des Nummernschemas behandelt Best Practices für Asset-Etiketten. InventorIA erfasst Zuweisung, Status und Standort jedes Hardware-Assets, und Sie können es in der Live-Demo ausprobieren.

Was passiert mit Peripherie bei Austritt und Entsorgung?

Peripherie vergisst man beim Austritt am leichtesten, weil sie klein ist und zu Hause oder in einer Schublade liegt. Setzen Sie die einzeln erfassten Teile auf die Rückgabeliste und lassen Sie die gemeinsamen Teile wieder in den Bestand zählen.

Die Entsorgung braucht mehr Sorgfalt bei allem, was Daten speichert. Externe Laufwerke sollten gelöscht und die Löschung dokumentiert werden, Sicherheitsschlüssel müssen vor Wiederverwendung oder Entsorgung gesperrt werden. Den vollständigen Ablauf finden Sie in IT-Entsorgung und Löschzertifikate, und das Lebensende eines Teils gehört zum größeren Hardware-Lebenszyklus. Um das in einem Register einzurichten, legen Sie einen Arbeitsbereich an und importieren Sie, was Sie heute erfassen.

Häufige Fragen

Sollte man Monitore im IT-Inventar erfassen?

In der Regel ja. Ein Monitor ist wertvoll genug zum Nachkaufen, hält Jahre und ist normalerweise einer Person oder einem Platz zugewiesen; ein Einzeldatensatz zahlt sich aus, wenn jemand geht oder ein Teil fehlt.

Muss man Tastaturen und Mäuse erfassen?

Normalerweise nicht einzeln. Behandeln Sie sie als gemeinsamen Bestand: Menge zählen, Lagerort notieren und eine Nachbestellgrenze setzen, sofern Ihre Richtlinie oder ein Audit nicht mehr verlangt.

Wie entscheidet man, welche Peripherie erfasst wird?

Fragen Sie, ob Sie das Teil nachkaufen würden, wenn es verschwände, ob es Daten oder Zugangsdaten enthält und ob es einer benannten Person zugewiesen ist. Ein Ja bedeutet einen Einzeldatensatz, sonst zählen Sie es als Bestand.

Brauchen Docking-Stationen Asset-Etiketten?

In den meisten Fällen ja. Sie sind teuer, wandern oft mit dem Laptop und haben Firmware, die gepflegt werden muss; ein Etikett und eine zugewiesene Person machen sie leicht auffindbar und rückholbar.