Comment une DAF a repris le contrôle de 2 M$ d'actifs IT en 90 jours
Le récit anonymisé des 90 premiers jours d'une directrice financière qui a conduit un audit des dépenses IT dans une société de services de 280 personnes. Le plan exact à 30/60/90 jours, les réunions qui ont compté, les économies réalisées.
Noms modifiés. Chiffres réels. La DAF de cette histoire — appelons-la Marta — a rejoint une société de services professionnels de 280 personnes avec environ 2,1 M$ de dépenses IT annuelles réparties sur 142 fournisseurs et zéro visibilité unifiée. Le conseil avait demandé une réduction de 15 %. Elle a livré 28 % en 90 jours et construit le tableau de bord qui a pérennisé les résultats. Voici comment.
Jour 0 — l'état des lieux
- 142 fournisseurs payés par la finance, plus un nombre inconnu d'abonnements SaaS remboursés sur notes de frais.
- Le registre des actifs était un Google Sheet n'ayant pas été mis à jour sérieusement depuis 9 mois.
- Trois personnes pensaient « posséder » les renouvellements logiciels. Aucune ne gérait le même portefeuille.
- Un renouvellement automatique avait déclenché le vendredi précédent pour un contrat de 48 000 $ que personne n'avait utilisé depuis 4 mois.
- Le conseil voulait un tableau de bord trimestriel des dépenses IT. Il n'en existait pas.
Ça vous semble familier ? C'est l'état modal de toute entreprise en forte croissance depuis quelques années.
Visibilité — clarifier les données avant de couper quoi que ce soit
Les 30 premiers jours ont été consacrés uniquement à la construction de la source de vérité. Marta a été explicite avec le conseil : pas de coupes, pas d'annonces, pas de politiques au cours du premier mois. Juste des données.
Semaine 1 — choisir la plateforme, extraire les données
- Sélection d'une plateforme ITAM après évaluation de trois solutions en quatre jours. Critères de décision issus du guide d'achat : synchronisation d'identité, utilisation réelle des licences, analyse de contrats, alertes de renouvellement.
- Connexion de Google Workspace (l'IdP) → effectif immédiat de 280 employés actifs, 41 comptes inactifs consommant encore des licences.
- Extraction des données de facturation SaaS depuis les relevés AmEx et prélèvements ACH — première vue de « ce que nous payons ».
Semaine 2 — utilisation des licences
- Connexion de Slack, Zoom, Microsoft 365, GitHub, Adobe, Notion, Asana, HubSpot, Salesforce. Extraction des données de dernière connexion.
- Premier choc : 23 % des postes SaaS payants n'avaient pas été utilisés depuis plus de 60 jours.
- Deuxième choc : deux outils de gestion de projets (Asana + une instance ClickUp oubliée) et trois outils vidéo (Zoom, Google Meet, un essai Teams qui était devenu un abonnement payant).
Semaine 3 — les contrats
- Téléchargement de tous les PDF de contrats trouvés dans la boîte de réception des achats : 87 contrats.
- La plateforme a analysé les dates de renouvellement et les délais de préavis. 14 contrats étaient déjà dans leur fenêtre de préavis — ce qui signifiait que le renouvellement automatique ne pouvait pas être arrêté sans payer une année supplémentaire. Cela a forcé un triage immédiat.
- Construction du mapping des propriétaires de contrats : chaque contrat rattaché à une personne et à un centre de coûts.
Semaine 4 — première présentation au conseil
- Un seul tableau de bord. Quatre KPI (dépenses, utilisation, pipeline de renouvellements, couverture des actifs).
- Identification de 148 000 $ d'économies immédiates : essais dormants, outils inutilisés, abonnements en doublon.
- Aucune coupe encore réalisée. Le chiffre était le titre ; la discipline viendrait ensuite.
Coupes et politiques — transformer les données en économies
La source de vérité étant stable, le deuxième mois était consacré à faire ce que les données lui disaient de faire, par ordre de priorité, et à écrire les politiques pour que les coupes restent actées.
Les coupes (par ordre de priorité)
- Essais morts et outils dormants — 11 abonnements SaaS résiliés. Économie : 84 000 $/an.
- Postes inactifs — 64 postes récupérés sur Adobe, Slack, Notion, Zoom, GitHub. Économie : 112 000 $/an.
- Déclassements de niveaux — Microsoft 365 E5 → E3 pour 80 % des utilisateurs (ceux qui avaient besoin de Defender ont conservé E5). Économie : 96 000 $/an.
- Consolidation fournisseurs — ClickUp supprimé (tout le monde était sur Asana). Essai Teams annulé (Slack + Zoom conservés). Économie : 52 000 $/an.
- Renégociation — les trois plus grands fournisseurs (Salesforce, Adobe, AWS) poussés à renégocier avec les données d'utilisation. Économie : 241 000 $/an sur base annualisée.
Total des économies annualisées réalisées au deuxième mois : 585 000 $, soit 28 % de la base.
Les politiques (pour que les coupes durent)
- Alerte de pré-renouvellement à 90 jours sur chaque contrat, acheminée vers le propriétaire et la finance.
- Revue trimestrielle d'utilisation — tout outil sous 60 % d'utilisation fait l'objet d'une décision « utilisez-le ou perdez-le » par son propriétaire.
- Tout nouveau logiciel nécessite l'accord de la DAF au-dessus de 1 000 $/mois. En dessous, le responsable de budget peut décider seul, mais le coût apparaît sur le tableau de bord.
- Le départ d'un employé déclenche automatiquement la récupération des licences et le suivi du retour du matériel.
- Fini la gestion des renouvellements via une seule boîte mail IT. Chaque contrat a un propriétaire.
Institutionnaliser — faire tourner la machine sans intervention constante
Le troisième mois visait à diffuser le manuel de jeu au-delà de l'attention personnelle de Marta. L'objectif : que la discipline survive à ses congés — et à son successeur.
- Tableau de bord automatisé — la finance, l'IT et l'équipe dirigeante voient tous les mêmes quatre KPI en temps réel.
- Cadence mensuelle — premier mardi de chaque mois, une réunion de stand-up de 30 minutes « pipeline de renouvellements » avec les propriétaires de contrats. Tout ce qui renouvelle dans les 90 prochains jours est examiné. Sans exception.
- Rapport trimestriel pour le conseil — tendance des dépenses IT, économies réalisées, économies prévues, couverture des actifs. Deux diapositives.
- Recrutement — ajout d'un poste à temps partiel en opérations IT pour gérer l'attribution des actifs, les départs et le registre au quotidien. Les économies ont payé ce poste quatre fois.
La présentation au conseil au jour 90
| Indicateur | Jour 0 | Jour 90 |
|---|---|---|
| Dépenses IT annuelles | 2,1 M$ | 1,51 M$ |
| Taux d'utilisation SaaS | ~58 % | 91 % |
| Fournisseurs suivis | ~142 (estimation) | 87 (réel) |
| Couverture des actifs | ~64 % | 98 % |
| Renouvellements automatiques surprises (90 j) | 4 | 0 |
La surprise
L'équipe de Marta n'a perdu aucun outil réellement utilisé. Chaque coupe concernait quelque chose de dormant, en doublon ou déclassé. Le score de productivité de l'équipe dans l'enquête d'engagement trimestrielle suivante a augmenté — moins d'outils entre lesquels alterner est, apparemment, une fonctionnalité.
Ce que vous pouvez reproduire
La structure à 30/60/90 jours se transpose facilement dans toute entreprise de 50 à 1 000 employés :
- Mois 1 — visibilité uniquement. Pas de coupes. Construire la source de vérité.
- Mois 2 — coupes dans l'ordre indiqué ci-dessus. Toujours : essais → postes inactifs → déclassements → consolidation fournisseurs → renégociation.
- Mois 3 — politiques et automatisation. La discipline doit survivre à votre attention.
L'ordre importe. Couper avant d'avoir la visibilité est la raison la plus fréquente pour laquelle ces initiatives s'enlisent — la finance choisit le mauvais outil, la productivité s'effondre, et le projet devient politiquement toxique.
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