Como um CFO recuperou o controle de $2M em ativos de TI em 90 dias

Um relato anonimizado dos primeiros 90 dias de um líder financeiro conduzindo uma limpeza de gastos de TI em uma empresa de serviços com 280 funcionários. O plano exato de 30/60/90 dias, as reuniões que importaram, as economias que se materializaram.

Nomes alterados. Números reais. A CFO desta história — vamos chamá-la de Marta — ingressou em uma empresa de serviços profissionais com 280 funcionários e cerca de $2,1M de gastos anuais de TI distribuídos por 142 fornecedores e zero visibilidade unificada. O conselho pediu uma redução de 15%. Ela entregou 28% em 90 dias e construiu o dashboard que consolidou o resultado. Veja como.

Dia 0 — o estado inicial

• 142 fornecedores pagos pelo financeiro, mais um número desconhecido de assinaturas SaaS reembolsadas via despesas.
• O registro de ativos era uma planilha Google atualizada de forma significativa pela última vez há 9 meses.
• Três pessoas achavam que "gerenciavam" as renovações de software. Nenhuma gerenciava o mesmo conjunto.
• Uma renovação automática havia disparado na sexta-feira anterior para um contrato de $48k que ninguém tinha usado em 4 meses.
• O conselho queria um dashboard trimestral de gastos de TI. Não existia.

Soa familiar? É o estado habitual de qualquer empresa em crescimento que esteve se movendo rapidamente por alguns anos.

Semana 1 — escolha a plataforma, colete os dados

• Selecionou uma plataforma de gestão de ativos de TI após avaliar três ao longo de quatro dias. Critérios de decisão do guia do comprador: sincronização de identidades, utilização real de licenças, análise de contratos, alertas de renovação.
• Conectou o Google Workspace (o IdP) → contagem imediata de 280 funcionários ativos, 41 contas inativas ainda consumindo licenças.
• Extraiu dados de faturamento de SaaS do cartão corporativo e registros ACH — primeira visão de "pelo que pagamos".

Semana 2 — utilização de licenças

• Conectou Slack, Zoom, Microsoft 365, GitHub, Adobe, Notion, Asana, HubSpot, Salesforce. Extraiu dados de último acesso.
• Primeira surpresa: 23% dos assentos SaaS pagos não foram usados por 60+ dias.
• Segunda surpresa: havia duas ferramentas de gestão de projetos (Asana + uma instância esquecida do ClickUp) e três ferramentas de vídeo (Zoom, Google Meet, um teste do Teams que "graduou" para um plano pago).

Semana 3 — contratos

• Fez upload de cada PDF de contrato que a caixa de entrada de compras conseguiu encontrar: 87 contratos.
• A plataforma analisou datas de renovação e prazos de aviso. 14 contratos já estavam dentro do prazo de aviso — o que significava que a renovação automática não poderia ser interrompida sem pagar mais um ano. Isso forçou uma triagem.
• Construiu o mapeamento de responsáveis por contrato: cada contrato vinculado a uma pessoa e a um centro de custo.

Semana 4 — primeira atualização para o conselho

• Um dashboard. Quatro KPIs (gastos, utilização, pipeline de renovações, cobertura de ativos).
• Identificou $148k de economias de cancelamento imediato: testes inativos, ferramentas sem uso, assinaturas duplicadas.
• Sem cortes implementados ainda. O número era o destaque; a disciplina viria em seguida.

Os cortes (em ordem)

1. Testes inativos e ferramentas abandonadas — 11 assinaturas SaaS canceladas diretamente. Economia: $84k/ano.
2. Assentos inativos — 64 assentos recuperados no Adobe, Slack, Notion, Zoom, GitHub. Economia: $112k/ano.
3. Rebaixamento de nível — Microsoft 365 E5 → E3 para 80% dos usuários (quem precisava do Defender manteve E5). Economia: $96k/ano.
4. Consolidação de fornecedores — ClickUp descontinuado (todos estavam no Asana). Teste do Teams cancelado (Slack + Zoom permaneceram). Economia: $52k/ano.
5. Renegociação — três maiores fornecedores (Salesforce, Adobe, AWS) pressionados para renegociação usando dados de utilização. Economia: $241k/ano anualizado.

Total de economias anualizadas no segundo mês: $585k, ou 28% da linha de base.

As políticas (para manter os cortes)

• Alerta de pré-renovação de 90 dias em cada contrato, roteado para o responsável e o financeiro.
• Revisão trimestral de utilização — qualquer ferramenta abaixo de 60% de utilização recebe uma decisão "use ou perca" do seu responsável.
• Novo software exige aprovação do CFO acima de $1k/mês. Abaixo disso, o responsável pelo orçamento pode fazer autoatendimento, mas o custo aparece no dashboard.
• O Offboarding aciona a recuperação automática de licenças e o rastreamento de devolução de hardware.
• Sem mais gerenciamento de renovações por uma única caixa de entrada de TI. Cada contrato tem um responsável.

• Dashboard automatizado — financeiro, TI e diretoria veem os mesmos quatro KPIs em tempo real.
• Cadência mensal — primeira terça-feira de cada mês, uma reunião de 30 minutos de "pipeline de renovações" com os responsáveis pelos contratos. Qualquer renovação nos próximos 90 dias é revisada. Sem exceções.
• Pacote trimestral para o conselho — tendência de gastos de TI, economias alcançadas, previsão de economias, cobertura de ativos. Dois slides.
• Contratação — adicionou uma função de operações de TI em tempo parcial para gerenciar atribuição de ativos, offboarding e o registro diário. As economias pagaram pelo cargo quatro vezes.

A atualização para o conselho no dia 90

O que você pode copiar

A estrutura de 30/60/90 se transfere para qualquer empresa entre 50 e 1.000 funcionários:

• Mês 1 — apenas visibilidade. Sem cortes. Construa a fonte da verdade.
• Mês 2 — cortes na ordem listada acima. Sempre testes → assentos inativos → rebaixamentos de nível → consolidação de fornecedores → renegociação.
• Mês 3 — políticas e automação. A disciplina deve sobreviver à sua atenção.

A ordem importa. Cortar antes de ter visibilidade é a razão mais comum pela qual essas iniciativas travam — o financeiro corta a ferramenta errada, a produtividade despenca e o projeto fica politicamente tóxico.